探究档案管理工作的首要性

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一、企业档案管理现状和问题

（一）发展现状

1.外部环境变化大

经济体制改革以来，企业发展的外部环境发生了重大变化,企业发展也更加强调自主性和独立性。企业档案工作出现了监督松动、指导不足等问题。而另一方面,在新的经济体制转型的过程中，档案行政管理部门在企业作用也进一步减弱,加剧了档案管理的混乱。加上政府干预、越位、和错位的现象出现使企业档案工作问题更为严峻。可以说现行的档案管理体制在经济发展中已经受到冲击。

2.内部因素影响明显

随着企业制度改革、结构重组和规模的不断扩大，企业档案部门绝大多数都不再独立存在，企业档案工作也面临重重困难。比如个子公司或成员企业情况不同,管理办法不同,造成各成员企业的档案管理联系不够紧密和管理边界不明等问题，档案管理陷入无所适从的混乱局面。因此,要加强对其监督指导,统一协调。

3.依法治档的呼声强烈

依法治档是档案管理法律化的需求。尽管我国也出台了相关的法律法规,但存在条款多,可操作性差,监督乏力、执法不严等的问题。因而,在当前的市场经济体制条件下,加强档案管理相关法律法规的完善迫在眉睫。

（二）面临的问题

1.企业重视程度不够

企业未认识到档案的重要性，档案管理和利用的意识不强，没认识到档案与企业发展的重要联系，使档案管理不善，信息利用率不高。甚至于企业信息档案未能及时保存，为企业的发展埋下了隐患。

2.制度不完善，执行力不足

企业档案资料的收集、保管、归档、保密等方面存在制度不健全的问题。建立的制度形同虚设，落实不到位，不能发挥其应有的作用。除此之外部档案管理人员执行力不足，造成文件缺乏整理，以至于长时间堆积，甚至破损、丢失，因此，企业档案管理的规范化有待加强。

3.设备落后及管理人员素质不高

企业在档案管理方面资金投入少，管理设施设备落后，很大程度上降低了工作效率。大部分档案管理人员缺乏专业的知识技能培训和学习，工作能力不强，责任意识淡薄，对档案管理的的重要性、要求，以及档案管理业务不太了解，直接影响了档案管理工作的顺利进行。

二、加强企业档案管理工作对策

（一）完善制度和法规，使工作有章可循

“不以规矩，不成方圆”，健全档案管理的规章制度，明确使档案管理职能，是做好档案管理工作的第一步。只有具备了完善的管理体制，才能从政策上提高档案管理人员的提管理水平，提高其工作的积极性和主动性，通过采取有效的约束和奖惩机制，增强档案管理工作人员的责任心并激发其创造力，才能进一步为企业的发展周贡献。除了企业内部制度的完善，企业档案工作也应该实现法律化。只有贯彻和落实国家档案工作的法律、法规,使内部规章制度与法律相互补充，相互促进，才能从根本上维护企业利益和合法权益，促进企业长久发展。

（二）加大经济投入，更新设备和技术

档案管理硬件设施直接影响工作效率。随着经济的迅速发展，企业档案的种类和数量都会大幅度增加，单一的人工作业不能适应企业发展的需要，所以要及时引进新设备，提高工作效率和质量。除了引进新设备，新技术的引进也是关键。实现档案的有序化和高效的管理，需要新技术的支撑，因此要广泛引计算机和网络技术，实现档案资料的一体化管理，能降低人工成本，提高工作实效。这不仅能有利于企业信息的整合，更有利于企业管理、技术、经济等方面的能力的提升，为企业的快速发展提供支持。

（三）加强教育和培训，提升管理和工作人员素质

管理层必须深刻认识到档案管理的重要性。所以要首先加强对领导的培训和学习，使其能以开明的思想领导人。然后针对企业档案管理的特点和管理人员素质差的情况，加强对档案管理人员思想引导和教育，使其多档案管理工作有足够的认识。另一方面，企业要加强档案管理人员专业知识和技能培训，提高档案人员业务素质和实际工作能力。同时要积极引进人才丰富和充实管理队伍。通过这种方式建立一支的思想觉悟高、业务技术精湛，开拓进取意识强的工作队伍，以适应新时期的企业档案管理的需要。

作者：郑美霞单位：山东省济南市