新时期人事档案管理标准化探析

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一、目前人事档案管理存在的问题

（一）人事档案完整度、真实度不高

在档案的收集过程中，人事档案管理部门并没有制定出具体的要求和规范，因而档案形成部门所递交的材料时常出现资料缺失、档案上缴不及时和材料不全等现象，这非常不利于档案对员工个人信息的反应。还有，档案收集过程中时常出现内容重叠和填报虚假信息的现象。一些应有的资料缺失，还有一些档案涉及的材料内容失真，前后不符，或者给人一种“千篇一律”的感觉，无法准确反映每个人的真实信息。最后，人事档案载体多样性，如用纸规格、书写方式不一。由于档案纸张的大小不同，档案的存放整理十分不便，同时影响案卷的美观性。在立卷归档时一定要进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊，同时，书写的方式改变，有手写、激光打印等，出现字体在一段时间后出现模糊甚至消失，也使档案的鉴别、抢救、整理加大了工作量。而且随着人事制度的改革，人员的结构也由过去单一的固定工、长期合同工或公务员变成由公务员、长期合同工、聘用制人员、临时工等组成，人员结构形式多样性且流动性较大，造成人事档案收集的不及时、完整和真实；就个人而言，个人就业经历也变得多样性和复杂性，许多个人人事档案单纯托管到户籍所在地劳动报务中心，造成人事档案保管与归档的脱节，从而在今后就业历程中产生的有价值的个人人事档案无法完整、准确、有效地归档。

（二）人事档案管理的科学化、信息化水平和异地备份工作有待提升

当今社会已经进入信息化新时期，人事档案管理要运用科技新成果，以电子档案取代纸质档案，通过网络实现了资源共享和信息化管理，这极大提升了人事档案管理工作的效率。但是，在实际的工作当中，电子信息化在人事档案管理工作中的应用仍然非常有限，能够充分利用电脑辅助完成的档案工作并不多，甚至于一些工作人员仅是利用电脑制作简单的档案目录或花名册而已，并没有实现人事档案案件级数字化，信息化水平不高，电脑利用效率严重不足。许多单位的档案馆也没有脱离传统的管理模式，现代化的档案管理手段在实际应用中并没有受到应有的重视，能够将信息化管理手段融入到档案内部管理当中的单位少之又少。除此之外，人事档案管理部门的防灾灭灾意识也十分薄弱，档案建立完成后的备份工作十分不及时，人事档案的异地备份工作基本尚未开展。最后，人事档案只有运用到单位的实际工作当中去才能体现出其价值，也是突显其重要性的重要渠道之一。但是，由于人事档案的缺失和错漏现象，导致了档案无法真实的反映出员工的实际情况，造成了档案与实际情况的脱节，直接降低了人事档案的可利用程度。

（三）人事档案管理人员的配备不合理

一直以来社会对档案机构缺乏重视，造成在档案机构的人员配置认识上不够严谨。一方面，不少档案馆对档案工作人员缺编或少编的现象。当有工作时需要人做，却没有人，导致工作难以顺利展开。所以，只有配备了足额的档案工作人员，才可以真正规范人事档案管理，做好人事档案工作。如今，出于历史的原因，档案机构的发展缓慢，缺少编制或没有编制的客观因素限制了档案工作人员的招聘、录用、培养和引进专职档案工作人才与复合型人才。此外，普遍档案工作人员出现了严重的两极分化现象，表现在档案工作人员的年龄与档案工作人员的受教育层次这两方面。从事人事档案管理工作人员中，多数是中老年工作人员，很少青年档案工作人员，出现了年龄的两极分化，还有，没有重视人事档案管理人员的岗前培训和持证上岗问题，档案工作人员中很多并非档案专业出身，没有接受过档案专业系统的教育。由于这些原因，造成很多档案机构一直以来变成家属的机构，难以实现规范化的人事档案管理。

二、在新时期下规范企业人事档案管理工作

（一）提高管理层认识，规范档案管理制度

档案管理是人事工作得以顺利进行的重要保障，人事管理部门能够通过档案信息对各个员工的表现、经历以及客观工作优势等做到全面的了解，可以帮助单位对员工做出较为客观和全面的评价。而提高单位管理层对人事档案管理工作的重视度是档案管理工作得以顺利推进的前提和保障，是完善档案部门基础设施、设立档案房等工作能够得到落实的最关键环节。作为领导应该要充分意识到人事档案管理的规范化重要性，并创新其管理模式。因此，应该充分认识到规范人事档案管理是做出正确使用人才的前提。所以，领导应该把人事档案管理工作纳入到议事日程，定期对档案管理工作进行检查、督促，一旦发现问题要及时解决。还有，根据目前人事档案意识普遍不强的现状，通过各种形式去宣传人事档案的重要性，尤其是运用具体的实际例子宣传，促使全体员工真正了解到人事档案的重要地位，帮助人事档案资源的开发利用。此外，为了确保档案在保存期间不会发生篡改、丢失等问题，人事档案部门必须建立起一套行之有效的问责制度，对档案的转入、转出、外借、查询等够做严格把关，彻底杜绝人事档案的泄露和涂改等行为。

（二）端正各单位人事档案管理工作的态度，充实人事档案内容

人事档案管理人员在出现人事档案进出时，应该要及时、全面地补充收集整理，补充新增档案；在鉴别表上一定要以事实为根据进行汇报，及时记载迁出档案和迁入档案的真实性；在整理档案过程中应以严谨、科学的态度，运用现代信息化来管理；同时，借阅人事档案的一定要依照人事管理的原则与规定，充分做到档案的安全保密工作；在建立档案人才库中对各项专业技能具有资格证书的职工，要分类录入到人才库中，才可以帮助其做出正确使用人才的决定，才可以充分发挥人事档案管理的作用。此外，还应该扩大人事档案收集范围，对有关职工职业能力，职业道德和专业水平等各方面表现的档案应重点收集，对员工的个人成绩、优点与缺点、违纪等材料要收集，也要收集专家的评价和群众的反映，真正做到为用人单位提供参考，才能够规范人事档案管理，使档案管理适应新时期的发展要求。实行人事档案档案托管的员工，单位要主动及时补充完善其个人档案资料，并将此内容纳入到用工合同条款，确保人事档案材料归档。

（三）以现代化管理手段为依托

以现代化管理手段为依托，规范人事档案管理工作在实际工作当中推行现代化管理是确保人事档案管理工作能够与时俱进顺利发展的重要保障，同时也是单位在不断发展和壮大中，人事档案不断增加所提出的客观需求。因此，现代的人事档案管理部门应积极借助计算机数据库的辅助功能完善人事档案的管理工作，并且利用电脑技术对人事档案的内容进行整理并输入计算机，运用现代化扫描技术把现有的人事档案资料存入电脑数据库，实现纸质数据与数字资料的双重保存，这不但有利于档案信息的备份更方便了档案的查阅与分析。同时，利用网络信息化技术，人事档案管理部门还可以实现档案资料的对外共享，将不在保存范围内的档案资料于互联网，这在丰富了档案资料内容的基础上也实现了档案工作的透明化管理。这样，一方面可以优化人事档案信息资源，也可以有助于人力物力的节约。通过档案的信息化管理，可以使管理部门及时获取相关的人力资源信息，合理配置资源，有助于达到人尽其才、才尽其用的目的。加快人事档案数字化的同时，有组织开展人事档案的异地备份工作，组人事部门牵组织各省、市异地备份工作，确保人事档案的安全性，提高防灾减灾预防性。

（四）强化人事档案管理员的服务意识，全面发展管理人员素质

人事档案管理工作是一项以服务为主的工作，作为一名优秀的档案管理人员要具备相当强的责任心和使命感，以服务为宗旨，从思想上深刻认识到自己所从事工作的意义和责任。因此，人事档案管理人员要熟练掌握档案业务知识理论，具备较为宽泛的科学文化知识面，要精通现代办公设备的使用方法，不断创新，转变观念，加强服务意识，改变工作思路，主动提供良好的服务。而管理人员要深入人事档案材料形成部门，以实事求是的态度，积极落实人事档案材料的收集、鉴别和整理归档工作，确保人事档案的质量。其次，在新时代的社会中，人事档案管理人员应把理论与技能有机结合起来，注重提高计算机应用能力和信息化服务水平，全面提高其综合素质和工作水平。最后，管理干部应该注重实现人事档案管理人员的岗前培训和持证上岗，并培养人事档案管理人员的职业道德和人格修养，加强其职业道德意识，遵守档案职业道德规范，树立良好的作风，保证档案管理的保密性，建设现代化档案管理技能和信息化建设的复合型人才的阵地。

三、结语

规范人事档案管理工作对档案馆的发展具有十分重要的意义。在新时期下，人事档案管理工作中还存在很多问题，作为一名领导者，应重视档案管理工作，健全档案管理制度，全面提高档案管理人员综合素质，大力推进档案管理信息化，才能在源头上规范人事档案管理工作。而作为档案工作者一定要解放思想，提高自身专业知识与业务能力，树立正确的职业道德，充分利用人事档案管理反馈系统收集、整理各方面的信息，提升服务水平，为档案馆的发展与员工的进步做出新的贡献。

作者：王博珍单位：广西南宁市城市建设档案馆