网络时代档案管理和策略管窥
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1档案管理存在的问题
档案管理虽然起着至关重要的作用，但就我院而言，档案管理工作中仍存在着许多突出的问题：
1.1档案源问题档案源问题主要指档案的收集环节存在的问题。按照规定，归档文件要符合几个要求：一是收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。同时，归档材料的纸张、载体字迹等方面都有严格要求；二是归档材料门类必须齐全。我院档案室共有九大类档案，包括文书、教学、科研等，每年能收缴到的档案材料往往存在纸张、字迹不合要求，复印件大量存在，重要档案如大型设备档案、科研档案无法收集归档等问题，这些问题的存在已经成为我院今后档案利用的一个瓶颈。
1.2电子文件归档标准尚不完备随着计算机、通信、数字技术的广泛使用，越来越多种类的电子文档出现，这些电子文件的、积累、保存基本还处于无序状态。针对近年来大量出现的电子文档，国家却缺乏一个统一完善的管理标准，即使是为数不多的几个标准也只是一些原则性的常态问题，对于具体到每个单位电子文书的管理只能起到指导的作用，缺乏可操作性。因此，要怎样科学管理这些电子文件成为记录管理发展面临的一大挑战。为了解决这个问题，关键是制定具体单位的电子文件归档和电子档案管理的标准，这个标准要符合国家的相关标准，也应该适合本单位的具体情况，并且具备可行性。
1.3档案资源的深度开发和提供主动服务的意识不够档案真实记录了社会实践活动，同时为一个新的社会实践提供了最真实可靠的证据和依据，这不是可以用金钱来衡量的。古人云：“迷往事，思来者”、“往知来”，档案一方面完整保存了历史的原貌，另一方面为我们今天的工作提供了借鉴。鉴于档案的作用和意义，抓好我院的档案网络建设，进行档案深度开发研究和利用已迫在眉睫。
国家档案局中央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》（档发[2002]8号），提出以信息化带动档案事业的发展，以档案资源建设为核心，扩大档案信息资源的开发利用，加快档案资源的数字化、信息服务的网络化，争取早日实现档案工作的现代化。针对我院档案管理的现状，我认为网络时代档案管理应该采取以下对策。
2.1从源头抓起，重视档案资源的建设网络时代的档案管理是为了更好地满足利用者的需求，因此，档案的全面性和完整性非常重要。要使馆藏档案更加完备，必须从源头抓起，即重视档案材料和档案资源的收集。从档案管理的现状来看，我们在档案资料收集上尚存在许多问题，如档案纸质材料缺失、实物档案散布在很多部门或者个人手中、科技档案不完整、设备档案几乎空白等等。如何解决这一问题，我认为必须做好以下工作。
2.1.1做好沟通和宣传工作档案收集整理不但是档案管理者的工作，更是每一个部门、每一个人的工作，各职能部门的业务活动行成的材料，以及领导的基层调研等都是档案的一部分。作为档案工作者，要及时地到各部门进行实地了解，同时开展一系列的宣讲班，使每一个人意识到档案工作的意义和重要性，从我做起、从自己的工作范围做起，养成良好的及时整理材料并保管的好习惯，这样，散存于部门和个人手中的重要档案才能完整地归档。否则，没有每一个人对档案工作的支持，档案资源的收集就成了无源之水、无本之木。我们也就不可能在网络时代最大程度地满足利用者的需求。
2.1.2建设完善的档案网络以促进档案材料的收集就我院而言，系部科室共有30多个，每个部门都会形成新的档案资料，档案人员除了平时的调研，还需要进行集中的收集整理。而专职档案人员很少，因此，建立完善的档案网络以协助收集非常重要。我院正在逐步建立档案资料收集的网络体系，每个部门都指定有专门的兼职档案员，对部门形成的档案进行收集，并通过档案网络定期交流收集资料的经验。这一体系的建立，使档案管理部门能及时得到档案资料收集的信息，便于统一管理，同时克服了档案工作人员缺乏不能面面俱到的矛盾。
2.2加快制定档案信息化标准和规范1996年4月，国家档案局将电子档案研究项目列入科技计划。此后，我国档案管理的国标和地标及规范陆续出台。这些规范性文件的出台，逐渐将信息化时代档案管理引入到规范化和制度化的范畴。这对于档案管理自身建设和社会发展都具有重要意义。但相对国际上的电子档案管理工作来说,我国目前档案信息化建设仍处于起步阶段。国家档案局出台的《电子文件归档与管理规范》规定的内容相对简单，许多条款还仅停留在一些大的条条框框上,实际操作性较差。鉴于此，我们只有以国标和地标为依据，积极制定符合本单位实际的档案收集和整理标准，尤其是电子档案归档管理规范，才能在信息网络时代更好地发挥档案工作服务大众、服务社会的价值。
2.3档案管理和利用系统建设网络技术的发展，为档案的管理和利用提供了更为便捷的平台。在网络环境下，我们对档案资源的收集、整理、归档以及开发利用都可以通过网络得以实现，从而使档案的价值实现最大化。但我们不得不意识到网络技术是一把双刃剑，在帮助改变传统档案管理模式的同时，也带来了许多问题，如档案信息资源的安全性、合法性、兼容性等，这些问题的解决将有利于推动网络环境下档案的管理和利用进程。
2.3.1利用网络进行档案收集、整理、著录、索引等工作现代信息技术的发展，使档案管理人员可以通过档案管理软件实现档案的编目、著录、索引等工作。利用计算机将馆藏档案数字化是网络时代档案管理的首要目标。即通过扫描、压缩、转化等手段将传统的纸张、录音、录像带等转换成图片文件、声音、录像文件，再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并到局域网、广域网等网络媒体。这样，利用者就可以根据自己的权限对所需档案进行查找、利用。传统的著录是在卡片上进行的，查找非常耗费时间，网络技术的进步大大节约了档案索引工作量，查阅者只需输入需要的档案材料的关键词就可以找到想要的文件资料，使得查找档案十分便捷。
2.3.2利用网络技术对电子文件进行收集、整理电子文件是随着计算机技术的产生而产生的。它是一种特殊形式的文件，与传统的档案材料阅读相区别，想要检索和阅读电子文档时，人们必须依赖于特定的硬件设备，操作系统和应用软件的解码，才能得到一个完整，可靠和准确地更好相关文件信息，这是借助计算机对传统档案工作带来的最大改革。如何收集、整理电子文件是现在档案部门亟需研究的问题。因此，我们要根据国标和省标的要求，加快制定本单位电子文件归档的标准和方法体系。
2.3.3利用网络技术加强档案信息的开发利用
（1）完善目录体系建设，提高检索效率网络技术的发展，在档案的开发利用方面，一个重要的作用就是可以建立文件档案的目录中心。通过网络技术的应用，我们可以开发多渠道的检索方法，这样，在查找档案时就可以非常地方便、快捷，即使无法知道该档案属于哪一类，也可以通过跨库检索的方式查询到，这比传统的先查找档案类别，然后再查找档案文件要便捷的多。
（2）利用网络优势，加强编研工作力度与传统编研工作不同，网络环境下的档案编研工作是通过计算机对档案资源进行处理，以电子文献的形式提供给利用者的工作。在信息化的时代，网络编研势必成为21世纪档案编研的主力军。网络环境下，加强编研工作要从以下几方面做起：首先，建立专门的档案编研网站，设立编研工作专栏。这项工作有不少单位已经开展，而且效果很好，比如，江苏档案馆的“中国档案文化遗产”、“馆藏珍品”；南京市档案馆的“编研成果”、“南京大事记”等。其次，网络编研更要注重取材的广泛性和实用性。网络编研便于和利用者进行直接沟通，通过网上征集需求信息，进而丰富选题范围，可以涉及政治、经济、文化、科研、人物等方面。这样的编研成果可以满足利用者进行专门研究的需求，也可以满足一般利用者借助编研成果休闲娱乐、陶冶情操的需要。再次，要丰富编研成果的形式。网络编研可以实现图文并茂的要求，传统编研下形成的只有生硬的文字材料，而网络编研可以配以各种图片、视频等，从而使编研成果更易于为利用者所接受，进而实现档案价值的最大化。档案是历史发展的记录，档案管理对高校的教学、科研等起着重要的作用。在信息全球化的大背景下，我们应该根据自身发展的实际情况，发现、分析档案管理中存在的问题，制定科学有效的档案管理策略。我相信，随着网络信息技术的发展，我们的档案管理事业将步入一个新的台阶。
作者：李丽单位：江苏农林职业技术学院
