信息化与民政档案管理探析
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民政档案资料数量大、种类多民政工作是面向社会广大阶层的具体工作，担负维护社会稳定、提升民生水平的艰巨任务。由于工作内容涉及婚姻管理、拥军、部队转业安置等具体内容，因此对应的民政档案数量很大。在过去使用纸质材料的年代，由于各种登记表格都由当地政府机关或者民政管理部门单独设计并印制，因此，普遍存在原始资料数量众多、格式不统一的问题。上述情况都增加了民政档案管理的难度，提高了不同部门、地区档案调取、查阅的困难性。
二、民政档案管理工作推进信息化的必要性
1、档案信息化建设是大势所趋
民政档案的信息化建设与档案工作规范化管理是一种相辅相成的关系，档案信息化是档案工作规范化管理的必要条件。信息化的浪潮始于上个世纪的80年代，随着cd唱片、音乐、影视作品等资料的数字化，人与人之间的文件传输和数据交换已经离不开电脑和网络。在这种大背景下，只有大力加强国内的民政档案信息化进程，才能跟上时代的步伐。在很多地区，民政档案管理方式落后，是阻碍档案工作效率提升的重要原因。如果缺乏信息化手段的支撑，档案在不同部门、不同地区之间的交换和转移都必须付出极大的物质代价和时间成本。同样，现代年轻人都习惯网络化生存，让民众通过网络的手段对相关档案进行查询可以极大的提高民政部门政务公开的水平，提升民众的满意度。因此，为了跟上时代前进的步伐，我们必须在档案信息化工作方面投入更多的资金和精力。
2、工作方式的改变促使档案管理信息化
马克思主义经济学告诉我们，生产关系要适应生产力的需要，要随着生产要素和生产工具的变化而变化。随着个人计算机、移动设备、智能手机的普及，民政档案的载体与工作方式已经发生了翻天覆地的变化，电子文件、电子签名等最新技术也开始大量应用在档案管理工作的方方面面。文件的起草、签发、办理、归档等运作过程都可在计算机和网络中进行，这样使得档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。因此，民众生活形态和政府部门工作方式的转变对新时代的档案工作提出了更高的要求。要顺应这种改变，最直接的方式就是要借助信息化的手段对民政档案进行有效管理，通过加强计算机硬件建设、完善档案文件数据库、普及互联网的应用等手段，更新档案管理的手段。
三、推动民政档案信息化工作的主要措施
1、推进民政领域原始资料电子化
民政领域的原始资料电子化是一项艰巨的任务，因为民政部门的工作是面向社会广大阶层展开的，同时还担负维护社会稳定、提升民生水平的重大责任。由于工作内容涉及婚姻管理、拥军、部队转业安置等具体内容，在过去普遍存在原始资料数量众多、格式不统一的问题。数字化技术的发展对解决这一情况带来了希望和契机，大力推行民政采集资料的无纸化工作，可以显著降低基层工作人员的强度。同时，在电子资料收集的过程中，要特别注意相关存储介质的保存，避免因为硬件丢失和损坏而造成资料的破坏和泄密。同时，应制定紧急情况应对预案，定期对资料进行备份和更新，防止各种不可抗力而造成数据工作推倒重来。加大投入力度，尽快建立民生档案全文数据库，完成所有婚姻(含离婚、领寄养)档案的电子录入工作，从而实现查询档案不进库房，不翻阅纸质材料，及时为群众提供查阅服务。
2、加快民政档案管理工作的意识转变
民政档案工作者一般年龄较大，对新兴事物的看法较为落后，对新技术的应用有一种与生俱来的恐惧感，害怕自己的工作能力被计算机等技术手段所取代。同时，档案工作者的环境较为封闭，相比较其他行政工作人员，与社会接触较少。因此，在实际工作中，一方面我们要努力开拓自己的视野，坚持在工作中学习，活到老学到老，努力让自己跟上时代的发展和社会的进步。另一方面，各民政部门要加强组织，加大对档案工作者的培训力度，将最新的技术知识和行业趋势及时传达到基层，努力学习中国特色的社会主义理论，践行科学发展观，关注改革开放的新形势、新问题，把人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。
3、加大培训力度，提高民政工作者信息化能力
俗话说的好，科学知识才是第一生产力，只有熟练掌握档案信息化的最新知识与核心技能，才能切实推进档案信息化建设。随着时代的进步，民政工作的服务对象不断扩大，大部分居民的衣食住行、生活保障都与民政工作息息相关。同时，民政档案的信息化进程也加大了档案管理工作的专业性和难度，民政档案工作人员的能力和水谁也必须随之提升。要为档案管理工作配置专业专职的工作人员，必须从单位员工当中选取责任心强，熟悉业务的干部担任。同时，积极组织相关工作人员参加各种档案管理工作的培训，加强职业道德的相关教育，增强他们的保密意识和观念，同时提升专业技术水平。通过密切与当地档案局的联系，让档案局为民政部门组织专场工作培训。注重对民政档案管理过程中碰到的档案入档、档案保管、档案转移等具体内容进行理论培训、现场指导和经验传授。培训内容要贴近当地民政工作的实际与民生环境的具体情况，强调专业性与针对性，避免泛泛而谈，空洞无物。在培训后，要组织开展相应的考试和测试，及时巩固所学的知识，对于不合格的学员，单位要单独组织辅导。
4、提升硬件配备，充实档案馆藏资源
各级政府和民政部门必须加大资金投入，推进档案基础设施全面改善。在硬件设施方面，可以为工作人员配置数码相机，用于改善档案的装备;购置打印机，用于档案扫描工作;配置专用电脑和智能手机终端，用于加快档案目录文件级录入与“国八条”专项任务存档工作。通过财政核算下拨足够的资金，用于购买档案柜、档案箱、除湿机、打码机等档案管理方面的专业设备。有条件的单位还要为设立专门的档案室，为档案配置特别的空调。同时，通过将历史资料扫描入库，整理归档的方式，加快丰富档案馆藏资源，充实库房存量。新时期对民政档案管理工作提出了全新的要求，具体而言，一方面我们要认真做好馆藏档案资源建设工作，全面推进档案资源的立体化、具体化、层次化。通过加大财政投入，重建、改建档案基础设备，并调派人员、增加人手，全面充实档案工作管理队伍。成立相关工作领导小组，以责任制形式加快档案整理力度。加快民政单位历史资料清理工作进程，推进“历史欠账”档案的整理进度。集中资源，Nlanagement}企业管，里有的放矢，针对性的加大对民政领域重大活动、重要事件照片档案的收集力度。
四、结语
信息化技术的发展和应用，让民政档案管理工作的方式发生了翻天覆地的转变，给民政档案管理工作提出了前所未有的挑战。作为一名合格的民政档案管理工作人员，在困难面前我们必须坚持不害怕、不逃避的优良作风，努力增强为民服务的观念，努力提升档案管理的技术水平。同时，要时刻牢记民政档案管理工作的要点，并结合自己的工作经验，在管理过程中发挥主观能动性，积极开创、实践新型的档案管理方法，为我国的民政工作和民生事业做出自己应有的一点贡献。
作者：雷立梅单位：福建福安市民政局
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