确切落实档案管理数字化的问题

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1、档案管理数字化所具有的特殊意义

档案管理数字化具有很多的有点和意义，主要表现在以下几个方面：第一，档案管理数字化可以使得档案的储存空间变得更加简略，它可以节省很多文字信息的存放空间。我们可以利用现代的网络存储技术，将那些纷繁复杂的纸质的档案资料以数字化的形式放在计算机里面，这样可以避免纸质档案的残缺和破损；第二，档案管理数字化可以提高我们的档案信息管理的时效性，缩了我们在整理档案信息资料时的加工时间；第三，档案管理数字化把档案信息的利用率迅速提升。现在的网络技术如此发达，档案管理数字化可以将档案信息和最新的科学技术连接在一起，同时在以先进的网络技术和计算机技术为基础，可以充分得将档案管理数字化的功能发挥出来。我们可以利用现代网络系统将整理的档案信息的成果快速的发到各个部门，延展了我们的信息的可利用范围；第四，档案管理数字化可以缩短查找档案信息的查找时间。传统的手工档案信息在检索时，是需要大量的查找时间的，我们得先检索档案目录，在进一步查找，这个过程中需要很多的时间和浪费人力。而在档案管理数字化中，我们进入页面，只需要搜索相关信息的关键词就能快捷地找到相应的档案资料。

2、关于落实档案管理数字化的方法问题

2.1既然档案管理数字化能够给我们的生活带来这么多的方便和快捷，那么如何真正落实档案管理数字化的方法就是我们面临的重要问题。我们要保证档案的原件处于安全状态，同时要把档案信息的利用率提高。这样我们就得注重档案管理数字化，这是比较基础的工作。那么在进行档案数字化的管理时我们需要从以下几个原则上进行把握：第一，遵循方便利用的原则，这是数字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原则。在管理档案数字化中，我们要提前建立好每个文件的相关的目录数据库，这是数字化工作得以开展的基础，在目录数据库建立中，我们要注重质量，准确无误地对档案信息资料进行整理、著录、分类以及编页，这样就能可以建立一个质量很高的文件目录和案卷目录。同时我们也为档案数字化打下了牢固的基础，杜绝了数字化管理在源头上的错误。这一定程度也决定了管理档案数字化的胜负；第三，掌握复制克隆的基本原则。我们要在管理档案数字化中注意信息的完整性，在进行缩微、鉴定整理、数字化以及仿真复制这些工作中，要进行合理安排和布局，不要出现扫描错误，不能多次重复扫描。当然我们不能因为信息的敏感程度和重要程度不同而对有的信息进行删除，这样会造成档案的不完整性，从而给档案的利用带来不必要的麻烦。要尽可能地保持档案的原来面貌，减少损害档案原件的可能性。

2.2因为档案管理数字化是一个非常细致的工作，我们需要进行长期的筹划。可以从以下方面进行努力：第一，要保证一些重要数据的安全性，对于这些数据我们要建立完整的档案数据库。建立企业的档案的数据库系统是管理档案数字化的核心。刚开始的时候，我们要成立收藏档案信息的目录数据库，它主要是依据不同企业的实际情况，通过标引著录，从而建立一个最基本的数据库，然后，我们需要建立一个基本报表数据库，再将企业中的各部门所反馈的信息和一些需要即时报送的数据，利用计算机网络，将它们都输入进刚刚建立的数据库中；最后再根据这些企业的不同要求来对报表进行调整，同时也要根据上级的要求，做到迅速、及时、准确的完成这个基层报表；第二，要对现存的一些档案资料进行不断地开发，特别是一些珍品、文物大型物品等贵重物品。这些资料人们是很难直接查阅到的，只有在资料进行数字化处理后，人们才能看到；第三，从思想层面上，我们要统一思想，提升保管档案的意识。对于档案管理部门，要定期召开组织会议，提高企业当中员工的档案意识，争取建立一个收集和管理档案信息的高效机制；第四，注重培养档案管理工作人员的全面素质，对于档案管理人员而言，要不断学习，要对文化素质、档案管理专业知识和基本的业务能力、技能素质以及现代化的一些新技术进行全面把握；第五，要掌握好档案管理数字化的各个环节，实现档案管理的全面化、书面化、同步化以及专业化。总之，档案数字化管理涉及到方方面面，我们不能只注重对传统资料的整理，还要拓展到很多相关的部分，这样数字化才能更加完整。（本文来自于《华章》杂志。《华章》杂志简介详见）

作者：王凤娟单位：伊通满族自治县老龄工作委员会