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一、人事档案管理工作中存在的问题
1、材料收集不便缺损严重
由于事业单位机构改革管理体制的变化,实行了双重管理后,部分人员变动之后,工作岗位档案没有收集整理归档。档案工作不能适应现在的管理需求。没有档案工作的领导建立,管理机构和网络层层档案工作领导小组配备不完善,对档案的收进和移出、案卷的数量未按事业机构统一标准整理材料归档,造成档案材料不齐不全。档案工作没有列入企业的重要议事日程,事业工作计划收集存在一些误区,认为档案管理不是主要工作,也没有经济效益,管理机构和网络层层档案工作不完善,对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况记录不详实,档案室的很多资料出现修复或复制。
2、管理力量薄弱
档案管理人员对资料整理一般都是被动应付。由于监督不及时,造成很多资料有大量资料流失。档案自带是普遍存在的问题,很多单位由于档案自带出现纠纷,发现问题无法及时沟通,很多档案管理人员大部分没有经过专业的档案知识培训,对工作精力投入不足,有时没有定期召开档案工作会议,影响了档案管理水平。
二、促进人事档案管理工作的措施
1.提高管理意识
要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德和扎实的档案管理理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。加强档案培训提升业务素质。举办档案管理员培训认真学习档案先进技术设备的操作技能。加强档案基础工作抓好每年归档工作。提升档案工作规范化、科学化、制度化水平。因此,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,拓宽知识层面,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。要注意加强干部档案工作队伍建设,充分发挥档案管理工作人员的创造性。在提高自身专业水平的同时,熟悉档案工作的管理模式,为不断进步发展的社会提供有利的资源。
2健全档案管理制度
加强干部人事档案工作,深化干部人事制度改革的基本任务,收集有价值的材料,完善档案内容。形成正确的用人导向,加强和促进各项改革措施的贯彻落实。了解和研究组织人事工作,总结历史发展规律,推进干部人事档案管理工作的制度化、规范化、信息化建设,定期了解干部档案工作情况,研究解决遇到的问题,加强督促、检查与指导。检查核对制度和管理人员职责和送交档案制度,制度要体现合理性、科学性。建立应以方便实用、简便易行为目标,坚持制度执行的严肃性。
3、改进和完善档案功能
充分发挥网络作用。档案材料要建立管理网络体系,协调从上而下的档案传递网络,实行随时收集和定期收集相结合,减少文件资料的流失。根据档案材料来源广、范围大的特点,把反映历史面貌的的重要材料都收集起来。要加强避免归档时遗漏。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的原有重要部分应该予以保留,使档案具有的功能符合对信息的需求,人事档案转递个人密封自带也有其优势,专职档案管理人员把大量分散的档案资料进行合理安排,也可以利用快递实现安全和快捷的传递方式,档案转递选择不能固步自封,应该顺应时代潮流,加以改进保证档案的安全,
4、采用信息化管理手段
掌握现代化管理技能,提高档案管理信息化对档案工作的新要求。信息化管理可以实现档案信息化管理。档案管理工作人员要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握,运用当代管理新手段,学会现代化手段整理档案。按文件形成的先后顺序排列打印,减少手工操作,提高工作效率。
5、做好档案管理工作
常抓不懈做好促进档案定级工作促进企业档案管理水平的不断提高。档案应该按照“一早两严三优”的方法来操作。档案工作准备早、行动快,不等不靠,了解和学习已归档立卷的经验做法,对档案工作进行查漏补缺。要求在整个准备过程中做到项目多不乱,确保档案资料在分类、编号、装订等各个环节中无差错。坚持开展优质服务活动。档案收集要完整齐全,科学规范应体现全程跟踪收集和管理的原则。总之,档案管理工作者要努力练好基本功,建立健全档案管理制度,在新的历史条件下档案工作必须要紧跟时展要求,利用先进技术设备配置适宜档案保存的设施,防止档案的破损和散失,认真执行国家的保密政策。确保档案管理以主动服务”作为工作的出发点和归宿。要端正服务态度,发挥好信息资源的作用,采取有效措施,探索档案现代管理模式,促进社会主义和谐社会建设。
作者:隋莹单位:哈尔滨东安汽车发动机制造有限公司