高校专项档案管理模式研究

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一、专项档案的形成

面对各项细化的测评内容与标准，能够展示说明本校执行情况的有力手段除了陪同评审组进行实地考察、访谈调查外，就是提供能供评审专家们参考、审核的支撑材料，包括工作计划、总结、请示、方案、会议记录、制度汇编、自查报告、合同协议、证书奖牌、报纸期刊、照片、录像、笔记、手稿、宣传册等等。四是阶段性明显。专项工作阶段性很强，一般都是集中在一定时期完成，短的两、三个月，长的则会持续一、二年。在专项工作持续的这段时间文件材料集中形成，数量庞大。专项工作的特殊性决定了专项档案材料形成的特殊性。

二、专项档案的收集

专项档案材料由于形成的时间、方式都不同于一般档案材料，因此对它的收集必须因时、因地制宜。

（一）确定归档范围根据前边提到的专项档案形成的四个条件，我们将需重点归档的专项档案大致确定为：学校为完成某项重要工作成立专门的工作小组，有多部门成员参与活动，在此过程中形成的各种档案材料。这一界定把那些与某个部门职责相近，习惯将其归口该部门办理的专门性工作形成的档案材料排除在外。

（二）归档责任专项工作小组成员是从各单位抽调而来的临时人员，他们在工作结束后，各回各家，档案材料如不及时整理归档很容易散失，且追溯不易。为此，工作组须指定专门的资料员负责材料的收集和移交工作，并与档案馆专管员形成互动联络机制。档案馆专管员指导专项档案材料的归档、整理、编目；工作组资料员按时登记、核对、催交、收存材料。

（三）归档时间如果是短期专项工作（如半年内），在工作结束后一个月之内移交归档；如果是长期专项工作（超过半年的），资料员每半年做一次已有材料登记，并报档案馆备案；全部材料在工作结束后一个月内移送档案馆，重要材料原件可提前进馆，平时使用复制件。

（四）归档材料质量要求工作中直接形成的档案材料必须归档原件，供参考审核的支撑材料可以是复印件。

（五）条件保障档案馆主管领导进入学校专项工作领导小组，建立重要专项工作档案跟踪督查制度。

三、专项档案的整理

为了便于专项档案的管理与利用，在整理专项档案时宜采用不同于普通文书档案的整理方法。第一，类目归属。在《高等学校档案管理办法》规定的档案类别外，单独设置专项类，建议采用与科技档案类似的编目方式，以项目为主线，档号由分类号——卷（件）号组成。分类号的编制可借鉴ZX0001、ZX0002以此类推的模式，每一专项工作分配一个独立的分类号。对带测评指标的专项工作形成的档案材料可参照评分类别设置项目代号级，即分类号——项目代号——卷（件）号，项目代号用现成的指标代号即可。第二，类目下文件的组合与排列。根据专项工作文件材料形成的规律和成套性原则，按问题特征分类组织案卷或按件整理均可，或者两者同时采用也行。比如“五个校园”建设工作中形成的档案材料，依据文件材料的产生性质：一类是本次工作形成的原始材料（如请示方案、会议纪要、自查报告、总结、申报表），一类是支撑材料（为证明某项指标执行情况的，起证据作用的以前形成的文件材料），前者可按件形成归档文件目录，后者按测评指标分卷组合形成案卷目录与卷内目录。值得注意的是，支撑材料不一定是严格意义上的档案，因为它可能不是原件，只是复制件，表现为没有发文底稿，不加盖鲜章，是复印件，有些甚至不是一份完整的文件，只有部分段落等，这些材料原件通常另外有存档。但是鉴于它们与专项工作联系密切，把它作为一个组成部分系统保存起来，能够全面反映专项工作的总体，查找利用也比较方便。四、专项档案的管理专项工作不仅是学校工作中的大事，还是新事。随着社会时代的发展，各个层面、各个领域都在涌现新生事物，围绕新生事物开展的专项工作关乎学校发展命脉，保存蕴含新知识、新理念、新信息的专项档案材料意义重大。对专项档案的管理主要是对专项档案信息的管理。首先，建立优化的专项档案信息资源结构。坚持“两个并重”——正式文件的收集与外部信息的收集并重；数量与质量并重。在利用需求不断增长与馆藏数量有限、结构单一之间的矛盾日益突出的现实面前，丰富馆藏、优化结构是不可逆转的趋势。但是在实际操作中又不等同于盲目扩大收集归档范围，造成进馆数量急剧膨胀、档案信息组织无从下手的尴尬局面。确定合理的归档范围是优化专项档案信息资源结构的关键所在，这样建立的专项档案信息资源体系才有利于档案信息的连续性管理。其次，注重专项档案隐性信息的挖掘。主要是对各类材料背景信息的获取，即材料是由谁，在什么条件下，为了何种目的，运用了哪些数据，采用了怎样的结构形式生成的。单个专项档案来源于多时、多地、多部门的特性，也决定了掌握材料背景信息的必要性。对背景信息的分析研究，能帮助我们更好地理解和挖掘纸上的显性信息。再次，促进专项档案信息的开发与互动。档案馆通过对材料内容的提炼，找到相似的信息标志，如学校的领导体制、工作机制、队伍师资建设、专业课程的设置标准、人才培养目标等，使相似信息直接服务于学校活动，实现专项档案信息资源的开发互动。最后，高校档案工作者要为专项档案信息的管理创造条件，积极主动地融入专项工作广阔的活动领域，使专项档案管理成为档案馆日常工作必不可少的组成部分，拓展服务功能，提升业务水平，真正展现档案馆信息知识情报库价值。

作者：杨婵单位：西南政法大学