高校档案管理与学校中心工作探究

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一、高校中心工作对档案工作的需求情况

1.科研项目档案归档验收是科研项目课题结题验收的必要条件，是高校科研工作的客观要求。国家科技部《关于加强“十一五”科技计划项目总结验收相关管理工作的通知》规定，项目课题完成后，要按照专业分级管理的原则，由相应的档案管理部门对准备归档的科研文件材料进行审查验收。未经档案部门审查验收或科研文件材料归档不符合要求的项目课题，不得进行结题验收。

2.建立相对完整的学生档案是着眼于未来的长远需求。一些高校在组织建校周年庆典、毕业生返校、优秀毕业生介绍乃至教学评估时往往都需要学生在校期间的信息。但目前普遍的做法是学生人事档案“随身走”，档案馆只保存其成绩、学历、论文等少量管理信息，在校期间关于生活、学习和参加各种活动的记录材料、获奖材料等都被学生带走，甚至丢掉了，这是很大的损失。许多用人单位已经发现了这个问题，希望档案工作能够进一步关注记录学生在校期间表现的档案文件材料的收集，方便日后利用。

3.国家、行业等有关信息化建设的规定、标准和要求，以及高校数字化校园建设，都对档案信息化建设提出了相应的需求。2002年11月，《全国档案信息化建设实施纲要》确定了“十一五”期间全国档案信息化建设的目标和主要任务，即本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。国家档案局出台的《电子文件管理细则》等系列标准，规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程原数据设计、捕获、著录的一般要求，为电子政务、办公自动化、电子文件中心、文档管理、档案管理等系统提供了成熟的电子文件全过程管理的要求和设计模式。教育部出台的《信息技术学习、教育和培训——高等学校管理信息》行业标准(报批稿)，旨在规范定义各业务领域的数据元素，为高等学校管理信息化建设提供重要指导，使高等学校在数据建模、信息采集、加工处理、数据交换的过程中有统一的标准与规范，最大限度地实现信息优化管理和资源共享，帮助使用者方便、快捷、规范地建立应用系统的数据结构，满足信息系统的建设需求。

4.树立档案证明的权威性是高校和社会的紧迫需求。办公自动化条件下产生的电子信息具有易复制和易更改性，导致传统意义上的档案的原始性和唯一性受到挑战，严重威胁到高校历史的真实传承和信息证明的有效性。《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)第三十二条关于“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”的要求，就是要维护高校档案的原始唯一性，树立档案证明的权威性。《办法》明确了高校档案形成与出具档案证明的责任，即高校其他各单位是办事机构，负责形成档案；而档案机构是高校档案的保管机构，负责出具档案证明。《办法》要求：档案文件材料一旦形成即归档，由档案机构统一管理；所有档案证明一律根据高校档案机构保存的档案出具，从根本上抑制电子信息的非预期修改，杜绝伪证的发生。这是在现代办公条件下，高校工作对档案管理的一项十分重要且紧迫的需求。

二、高校档案工作服务高校中心工作存在的问题

1.一些主管机关没有把国家、行业有关项目档案的要求纳入到相关的规定之中。

2.一些高校档案管理体制、机制和档案管理网络不健全。档案的收集、积累、立卷、归档制度不完善，档案管理职责及分工不明确，导致各类档案归档率、归档文件材料的完整率和有效性与归档要求严重不符。一些文件材料散存在档案形成部门或个人手中，甚至有一些文件材料严重丢失或损毁。在接受评估、检查、认证时，学校不得不投入大量的人力、物力和财力进行档案的收集、整理，有时需要以补记和追记的方法补充文件材料，更为严重的问题是编造材料，严重影响了档案的真实性。

3.部分高校档案工作者的基本素质不能适应新时期档案工作的要求。一些学校的档案人员对学校中心工作的内容、流程和方法不了解，对上级的要求标准不掌握，不能适应不断发展变化的工作需要，在开展档案工作中还处在“基层归啥我收啥”、“我有啥提供啥”、“缺东少西都与我没关系”、“看堆守摊”的状态，无法按要求和规范完成档案管理相关工作任务，这势必严重影响档案工作服务学校中心工作的效果。

4.一些高校领导和信息化管理部门对电子信息易复制、易更改的特点认识不到位。电子文件、电子信息的这些特点会导致传统意义上档案的原始记录性、真实有效性和法律唯一性被颠覆，造成高校对外信息和历史留存信息的不一致，严重威胁高校档案佐证历史的有效性。

三、高校档案工作更有效地服务学校中心工作的建议

高校档案工作应全面贯彻落实国家档案法律法规、业务标准规范和相关要求，完善顶层设计，建立健全档案工作服务学校中心工作的管理机制。

1.高校的各级主管部门要按照《高等学校档案管理办法》的要求，认真履行监管职能，建立高校档案工作监督检查长效机制，对高校档案管理体制机制的建立情况、档案管理队伍和档案工作网络建设情况、档案管理规章制度制定情况、档案资源建设情况以及档案工作服务学校中心工作的情况等进行定期或不定期的监督检查。要把检查结果作为评价高校办学水平和能力、考核高校工作成果和业绩的重要指标和条件加以应用，全面提升档案工作的地位，使之更好地发挥服务高校中心工作的作用。

2.高校要贯彻落实国家、行业和地方有关项目档案管理的规定和要求，把项目档案验收纳入各主管部门负责管理和验收的固定资产投资项目、科学研究项目等项目管理的规章制度或工作要求中，使之成为项目验收的必要条件之一加以约束和控制。必要时可以制定项目档案验收的专门规定，使项目档案验收科学、规范、客观、公正。

3.高校要把档案信息化建设和数字档案馆(室)建设纳入数字校园建设，统一规划，同步建设。要进一步加强对电子文件的全过程控制，既要保证定稿文件准确、及时归档，又要保证定稿文件生成过程的源代码、日志等原始数据的同步归档，确保办公自动化条件下形成的档案齐全完整，维护档案的原始记录性。要全面落实“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”的要求，维护高校信息的真实有效性和档案证明的权威性，维护高校历史的真实性。

4.引进、培养人才，加强档案队伍建设。数字化和网络化已成为档案管理的必由之路，这对档案管理人员的素质提出了更高的要求。应加强对高校档案人员的计算机应用、信息网络等知识和技术的培训，强化电子档案制作、接收、保管、应用等方法和技术的学习，以应对信息技术的迅猛发展和广泛应用。

作者：祁欣单位：黑龙江省教育厅