信息技术对高校档案管理的启示
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高校档案管理显化了宣传教育方面的支撑功能高校档案记录了高校的发展历程以及文化特色，是对高校大量原始数据的一种保存。其涵盖了教学、管理、科研、文化等多方面的内容，是对高校领导层、教学教师以及学生行为的一种折射；其在研究报告、学术交流心得、项目计划以及规章制度等方面的记载，为高校日常工作的开展提供了必要的信息基础，扩大了人际交流的范围，为交流活动的进一步开展提供了机会。信息技术在高校档案管理工作当中的应用，可使其记载信息更为原始的呈献，显化其在宣传教育方面的支撑功能，如档案实物展示，专题讲座举办、知识竞赛等。除此之外，信息技术还可将其在宣传教育方面的支撑功能融入到人才培养和科研活动当中，为广大师生提供更为直接、便利的服务。如，在课题研究、产品研制、学术论文撰写过程中，开通相关资料信息的网络查询功能，为师生相关活动的开展提供教学、科研等方面的成果信息，以发挥高校档案管理应有的作用。主动搜寻、发掘收藏档案中的特色信息，继而有针对性的进行规范、整理，从而显化档案管理的宣传教育功能。
二、信息技术加快了高校档案管理工作的建设
（一）加快了高校档案管理的公正、透明化建设
信息技术在高校档案管理工作当中的应用，可通过在对校园日常事务管理的基础上建立档案信息平台，并在此平台上设立信息公告栏，就学校的教学特色、办学条件、招生章程、教师任职资格、就业和出国要求等信息进行展示，从而使教师和学生更为清晰的了解与自身相关的信息。这样做的好处是扩大高校档案管理功能的同时加快了高校档案管理工作的公正、透明化建设，提升了高校档案管理的服务性和专业性，一定意义上讲，也有利于高校档案管理服务水平和能力的提高。
（二）加快了高校档案管理的信息共享建设
高校档案管理的最终目标是服务于使用者，为其提供更为快捷、方便、准确的信息服务。随着全球经济一体化体制的建立，大量的社会信息不断涌入，信息管理范围急剧扩大，现代高校档案使用者对服务功能的要求也越来越高。因此，实现高校档案管理信息共享是社会需求的必然趋势，也是高校档案管理未来努力的方向。信息技术的引进，则为高校档案管理的信息共享建设增添了助力。与此同时，它还将我国所有高校档案信息有效的、系统的、紧密的联系在了一起，使得我国各大高校之间达到了一种前所未有的互通有无状态，高校业内信息共享服务系统和平台的建立，为我国高校广大师生与科研人员相互学习、工作活动的开展提供了便利，大大节省了有效资源、提升了效率。
（三）加快了高校档案管理的工作效能建设
加快了高校档案管理的工作效能建设，主要体现在简化了档案管理的程序和内容，提高了工作效率。首先，区别于传统的档案管理模式，高校档案信息化管理，将档案信息转化为数据存储，节省了大量的空间。与此同时，高校档案信息化管理的存储效能更为长久，减小了工作人员整理、修补方面的时间消耗；其次，信息化技术的应用，还简化了档案信息的整理、加工流程，提高了档案管理的工作效率；最后，档案检索关键词的运用，还大大缩短了管理人员或使用人员的查询时间，提供方便、快捷服务的同时使得高校档案管理提升到另外一个层次。
三、信息技术完善了高校档案管理的服务性
（一）为高校档案管理的服务功能奠定了技术基础
高校档案管理的首要内容是将已有的有价值的纸质档案进行收集、整理和保存。但是，随着信息技术在各大高校档案管理中的盛行和应用，校园内部网站被逐步建立，传统的纸质存档格局被新型的档案载体如磁盘、光盘等所打破。存档方式的转变，促使收集范围进一步扩大，保存形式灵活化，数据库的增加以及抓题库的扩展，使得高校档案管理的服务功能进一步完善，为其提高更优质的服务奠定了良好的技术基础。
（二）使得高校档案管理的服务功能更具人性化
信息技术在高校档案管理工作中的渗透拓展了其管理工作的人性化服务空间。信息技术是对高校档案管理最重要的影响之一，因扩展了高校档案保存形式，才使得高校档案信息由单一性向综合性发展。档案信息化管理可以从声音、图像、视频、照片等多个角度就某一主题的信息进行记录，确保了保存信息的全面性，使得使用者能够更加清晰、深切的把握档案信息的主题。除此之外，信息化技术的应用还可转变高校档案管理的服务形式，依据需求者心理的变化开设个性化的档案服务功能。例如，在校园网站上或档案管理网站上增设用户注册功能，进行必要的审查之后，依据用户需求的不同提供对等的在线咨询服务，增设专业提档服务功能；对于专业性较强的学科，开展有针对性的参考咨询服务，建立一个档案管理与使用者之间的信息交流平台，从而促进相关教学、教研工作的发展，发挥其应有的信息导航作用。
四、信息技术对高校档案管理工作人员提出了更高的要求
（一）对高校档案管理工作人员的专业技术水准提出了更高的要求
高校档案管理工作人员除了掌握必要的档案收集、整理、分析等档案管理方面的专业技术外，现代意义的高校档案信息化管理还要求相关工作人员具备必要的计算机基本操作能力，并在此基础上，能熟练运用计算机对高校档案进行收集、整理等管理方面的工作。与此同时，在网络环境较为繁杂的情况下，档案管理人员还应注重加强自身档案安全意识以及技术的培养和学习，时时做好网络安全防护工作，提高自身现代网络安全方面的技术水准，以便为高校档案管理提供一个安全的网络环境。
（二）对高校档案管理工作人员的职业素养提出了更高的要求
网络虚拟环境的建立，为人们的生活平添了更多的诱惑。对于高校档案管理工作人员而言，坚决抵制不良诱惑，加强自身的职业素养培养，对高校档案管理具有重大的意义。信息化时代的到来对于高校档案管理而言，是一把双刃剑，将其积极影响最大化，尽量避免不安全因素对其产生的负面影响。这就要求学校和管理人员自身切实加强职业素养方面的培养及良好的意识基础，为高校档案管理工作的顺利开展提供思想保障。
作者：刘静单位：咸阳网络与继续教育学院
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