企业档案管理工作研讨

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一、创新档案服务方式和内容

信息化时代，档案工作的服务方式、内容与传统档案利用服务相比发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案管理人员必须树立信息服务的理念。在信息服务方式上，首先要充分考虑用户信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们更关注的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离。其次，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层次加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供相关信息服务。再次，为有远程信息利用需求的用户提供跨越时间、空间的信息服务。

二、在社会变迁中把握档案管理范式的转型

上个世纪改革开放以来，随着市场经济体制的确立和完善，政府管理改革的不断推进，社会组织的不断培育和发展，中国社会已经步入了“全面的、整体性转型过程”，对此社会学界多有专论。我国著名社会学家陆学艺、李培林在其主编的《中国社会发展报告》中就提出“我们正在从自给自足的产品经济社会向有计划的商品经济(今天当可称之为“市场经济”——笔者注)社会转型；从农业社会向工业社会转型；从乡村社会向城镇社会转型；从封闭社会向开放社会转型；从同质的单一性社会向异质的多样性社会转型；从伦理型社会向法理型社会转型。”也有学者将现代信息技术的发展和广泛运用纳入社会变迁的主要推动力之中，指出中国社会正在从传统手工社会向现代信息社会过渡等等。社会变迁对档案工作在不同层次和不同侧面产生了深刻的影响。改革前那种重国家轻社会的模式的改变，导致社会结构由整体社会向分化型社会转变，社会整合由行政性整合向契约性整合转变，国家与组织(单位)的关系由整体的生成模式向独立生成模式转变，国家不再是社会资源的唯一拥有者和分配者，政府职能发生变化，权力下放，形成“小政府、大社会”的格局，档案管理从国家范式向社会范式转变，可以说是与这一趋势相适应的。在这一巨大的社会变迁过程中，如果看不到转型时期的新特点、新问题，我们就会在判断和决策上失误。作为档案学者首先应有学术探索的精神，构建档案管理的主流范式，从而确立专业研究与专业管理的新形象。首先，构建符合时代特征的档案管理主流范式，其学术与理论意义是巨大的，这样能够更加突显我们的管理理念和战略思考。其次，在构建和推行管理范式的过程中，应对管理范式所体现的价值观念、思维框架、理论基础、概念体系有清晰的把握和认识，从而获得每种范式下档案管理的价值取向，如德国“新社会范例”的支持者汉斯•布姆斯认为：社会应确定其自身价值，档案文件必须如实地反映这些价值。档案价值不应该取决于詹金逊所说的行政官员，也不应该取决于谢伦伯格所说的历史学家，而是取决于人民大众。再次，通过范式的建构，调整档案政策，实行从管理理念到管理体制、管理方式等方面的整体改革，使档案管理更加人道地发挥自己的功能，从而推进档案事业的发展。

作者：李山菊单位：中国第一汽车股份有限公司动能分公司