图书馆档案管理工作的问题和对策

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一、高职高专院校图书馆档案管理工作中存在的问题

(一)设备太落后

学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化，图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作，不论是图书档案管理员、还是读者，要完成一项任务都需要花费很长的时间，耗费很大的精力。

(二)制度不健全

高职高专院校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育和教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有建立一套科学的档案管理制度，没有统一录用标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行系统整理归档，管理混乱。

(三)管理不到位

在高职高专院校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，主要表现在几个方面:一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作;二是档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求以及档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄;三是少数中职学校没有专用档案室，档案无法集中管理，缺乏保护措施，不利于档案的管理。

二、改进高职高专院校图书馆档案管理工作的措施

(一)领导重视

领导重视是搞好高职高专院校图书档案管理工作的重要条件。一个学校档案工作管理得怎么样，与学校领导的重视程度有很大的关系。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。

(二)指定专职档案管理人员并提高其素质

学校一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作;另一方面也要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。

(三)配备先进的软硬件设施设备

硬件是提高高职高专院校档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备;按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备以提高工作效率。在软件方面，应安装档案管理软件，把档案录入计算机，建立电子档案，极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，以实现图书馆档案管理的现代化。

(四)建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度必须遵循以下要求:第一，规章制度要体现合理性、科学性;第二，简明实用;第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工;第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

(五)科学分类

科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门、内容等分成不同类别。一是党群类：包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。二是业务类：包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等。三是人事类：包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。图书馆的档案收集通过科学分类，便于系统地查找和利用。

(六)电子归档

在高职高专院校图书档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。

(七)提高服务水平

档案管理人员要树立"工作就是服务"的观念。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量，服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度。高职高专院校图书馆是学校的重要组成部分，也是学校档案的重要组成部分。档案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一个漫长的从观念到技术再到实际应用的过程，是高职高专院校基础建设的一部分。在高职高专院校的横向比较过程中，除了办学的师资力量，现代化的校园管理方式也是学校综合能力的集中体现，因此图书档案管理工作对学校的整体实力是非常重要的。做好高职高专院校图书馆档案工作，对于提高图书馆的管理水平、学校的教学和科研都起着十分重要的作用。

作者：朱涛单位：内蒙古乌兰察布医学高等专科学校