高校学生档案管理的问题和对策
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1.1来自学校方面的需要
高校的学生档案工作是高校档案工作的重点内容，并且学生档案材料的积累以及档案管理的发展，都有利于对学校的发展方向提供借鉴作用，其指导意义对学校的长远发展有着深远的影响。因此，对于学校而言，加强高校学生档案管理工作的发展，明确高校学生档案管理工作的重要意义，并对高校学生档案工作过程中出现的问题进行足够的重视，并采取相应的对策，从而将这些问题进行解决，能更好的推动高校的教学发展，从而加强教学实践改革的进程。高校教学质量的提升离不开对学生档案管理工作的重视，只有对高校学生的档案进行相应的整理、分析，才能对高校在曾经教学实践中的错误具备深刻的认知，并对下一步的教学目标起到借鉴作用，并对专业的设置、课程内容的优化起到指导作用。因此，在高等教育由“精英化”向“大众化”进行过渡的进程中，高校逐步对招生规模进行扩大，学生档案管理工作的完善，能够有效的提高高校对学生的管理水平，将学生日常生活中的表现记录在档案之中，能够培养学生的自律意识，并且成功的约束了学生的不合理行为，还能增强高校教学实践活动开展中的执行力，并且对高校的学生档案管理工作进行相应重视，能够有效的保障学生管理工作以及后勤保障工作的质量，加强了高校的内部管理水平，增强了高校的管理质量，优化了校园环境，并且提高了人才培养能力。
1.2来自学生方面的需要
高校的学生档案管理是对学生专业知识、成绩水平、道德修养、身体素质等全方面的记录，能够有效地提供学生在校期间德、智、体发展的真实数据。因此，高校的学生档案管理能够有效的对大学生在校期间的学习生活进行完整的反映，从而在就业和人才选拔等方面起到重要作用。高校的学生档案管理工作通过将学生的学习生活、日常生活进行真实的记录，从而增强学生在校期间的自觉性，并对学生在校期间所接收的培养以及自身知识水平的提升，有着客观的反映。而且在社会实践活动开展的过程中，通过高效的学生档案管理工作的开展，能够更好的增强学生的主动积极性，并且对学生的竞争意识进行有效培养，促进学生对社会实践活动参与度的增加，并且学生也可以通过对自身的档案记录进行观看，了解自身学习生活和日常生活的表现，通过查漏补缺，从而更好完善自身综合素质，并且增强扬长避短的能力，让学生能更加具体的对自身有充分的认知，从而实现学生的全面发展。
1.3来自用人单位的需要
高校对学生培养是面向社会需要的，而大学生作为高校培养出的人才，其综合素质的评价标准，是不能单纯的以学历来衡量的。因此，用人单位更加的需要学生档案管理工作的完善，通过对学生在校期间学习生活和日常生活的表现进行观察分析，从而明确是否符合企业所需要的人才标准。因此，高校的学生档案管理工作的开展，也是在为用人单位提高优质服务，并且能增强高校的知名度，优化高校的社会形象。而随着我国社会经济的不断发展，用人单位也正处于优化转型的阶段。因此，对人才的内在素质更加的重视，其评判标准也不仅仅要求专业知识水平，更是根据职工的综合素质能否符合企业的经营理念。在人才市场之中，用人单位对人才的选拔标准，除了面试过程中的言谈举止以及专业知识水平，更是要对其内在素质进行评判，而用人单位对大学生内在素质的考察则主要是来自于高校的学生档案管理工作。因此，高校的学生档案管理工作越完善，也就更能全面的体现学生的综合素质，从而提高学生的就业机会。随着市场经济的不断完善，人才的素质培养将更加重要。因此，加强高校学生档案管理工作的开展，能够符合社会对高校毕业生的要求。
2、高校学生档案管理工作中出现的问题
2.1学生档案管理体系不完善
目前高校的学生档案管理的两种管理方式，分别是集中管理方式和分散管理方式。集中管理方式就是通过就业指导中心以及学生管理部门对学生档案进行统一管理。但多数高校对学生的档案管理方式仍采用分散管理方式，将学生的档案交由学生的所在系以及下属学院进行管理，这些学生档案通常没有经过完整的建档过程，也没有进行相应的管理，直到毕业生离校时，才进行集中归档。而因为归档要求和归档范围的不明确，导致了应归纳却未归纳的档案没有追办，又不对相关处室、院系进行催交。因此，长期以来，学生的档案管理工作中经常出现学生档案资料残缺。而现今社会随着市场经济的不断发展，用人单位对学生内在素质的要求有了相应提高，而用人单位也更加重视学生档案的情况。所以学生的档案管理工作具备相当的重要性，如果学生档案出现了资料残缺、日期脱节等现象，势必会对高校学生的就业产生一定影响，从而阻碍高校人才培养模式的进展。
2.2档案管理人员专业素质的缺乏
现今我国的高校学生档案管理工作的从事人员，大都是兼职人员，没有经历过相应的正规培训，并且也没有获取过相应的档案管理专业知识。这些非专业的档案管理人员，其淡薄的法律意识、不强烈的档案意识都对高校的学生档案管理工作开展起到了阻碍作用，并且高校的档案管理工作人员因未经过专业培训，较容易出现两方面的工作错误：其一是不规范的档案转递程序，在转递档案的过程中，非专业的档案管理人员，常常不按规定通过机要渠道进行档案转递，却只顾着传出档案，忽略了档案的回执，从而导致了学生档案的丢失；其二，因高校对招生规模的扩大，大量的高校学生导致了档案管理工作的负担加重。因此，高校的非专业档案管理人员经常会出现档案漏发和误发的现象，因为档案转递的时间要求较短暂，庞大的任务量，要求在短时间内将大量的学生档案发往各地，而未经过相应培训的档案管理人员，则会容易造成学生档案的漏发和误发，从而误发满足高校学生档案资料流动时间快、递增量大、投寄单位多、存放时间段等特点。因此，高校档案管理工作的进一步完善，需要有效的提高高校档案管理人员的专业素质，从而促进现代化高等教育的快速发展。
2.3学生入学前档案信息转递不规范
自从网上招生实施之后，与传统的录取方式相比较，电子档案的建立以及对学生的纸质档案管理工作都存在许多问题，在实行网上招生之后，因各地没有对档案信息的转递有明确的规范，所以造成了各地没有进行统一管理，有的档案信息是由学生所在中学进行转递，而有的则是直接让学生自己携带过来。这些不规范的转递程序，使得高校所受到的学生档案内容不完整、不真实，甚至有的学生档案因不按照书写要求，导致不符合档案存档要求。有的学生档案甚至不经过装袋的程序，为高校的学生档案整理工作带来了很大困难。因此，应该对学生入学前档案信息的转递程序进行统一要求，增强学生档案的完整性和真实性，并为学生档案管理工作的开展提供便利。
3、提高学生档案管理水平的相应措施
3.1完善高校学生档案管理体系
高校的档案管理体系往往由许多部门共同参与，其庞大的工作量，使得档案管理工作在建档、归档、转递等过程中，较容易出现问题。因此，高校应该对学生档案管理体系进行相应完善，健全学生档案建档、归档、转递制度，让各个部门能够在较完善的体系之中，进行很好的档案工作衔接，使得学生的档案管理工作具备周期性和连续性。并且在完善档案管理制度的同时，也应保持学生档案其自身的系统性和完整性。让档案管理工作通过制度的完善得到进一步的提高，在保证学生档案完整、真实的同时，让学生档案管理的管理模式走向规范化和制度化。在这个过程中，学校应结合新时期对人才的需求，加强档案管理对学生内在素质的记录，并提高广大师生的档案归档意识，并在学生的学习生活和日常生活之中，提取具有价值的信息。高校的学生档案管理工作应该避免之前陈旧管理模式，应该提高相关人员的责任意识，做到学生档案能够得到及时的收集和管理。让档案管理的相关工作人员对学生档案的重要性具有重要的认识，避免出现学生毕业时才进行档案归档整理的管理模式，应对学生的档案信息进行及时的整理和记录，并根据学生的专业不同、班级不同、寝室不同等特点，对学生的归档范围进行相应的规范。并且高校也应该对学生入学前的档案信息转递程序进行相应完善，通过建立纸质档案与信息档案相结合的档案管理模式，并重视学生入学前档案的真实性和完整性，对学生入学前的档案信息进行相应要求，让学生档案确切的反映出高中生活和高考情况的信息。以此来提高高校的学生档案管理的工作效率，在对电子信息档案的充分运用的同时，学生档案管理工作人员也应对纸质档案进行有效的保存，并加强纸质档案与电子信息档案相结合的档案管理模式，对学生档案的建档、归档、转递的要求进行明确，并对学生档案管理体系的建设加以完善。
3.2重视高校学生档案管理人员的专业能力
高校档案管理工作的效率提高，受到学生档案管理人员的专业能力的影响。因此，高校应重视学生档案管理人员其专业能力的提高，通过设置专业人员对学生档案进行管理，保持管理人员较为稳定，并加强对高校学生档案管理人员的专业能力培训，高校应该积极的组织档案管理人员的校外交流活动，通过不断的学习与交流，做到档案管理工作专业能力的提高。并且高校也应该建立相应的档案管理人员评价机制和奖惩制度，让高校的综合档案室对学生档案管理人员的业务建设加以指导和监督，以此促进高校学生档案管理人员的素质提高。并应让高校学生档案管理人员符合档案数字化的管理趋势，通过对管理人员的计算机能力的培养，让档案管理人员能在高校扩大招生规模，档案管理工作量日益庞大的前提下，通过对档案数字化的先进管理模式进行学习，并发挥自身学术优势，通过对专业技术人员进行组织，建立符合高校实际情况的学生档案管理系统，从而提高高校档案管理的工作水平，完善高校的档案管理模式。
作者：苏桃单位：广州体育学院
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