高校档案管理方法2篇

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第一篇：高校学生档案管理

1高校学生档案管理现状

1.1内容单一、信息量不足

部分高校在大学生毕业离校时才突击整理学生档案，充分反映学生综合素质的各种材料得不到及时的归档，学生档案记录的信息量不足。传统的归档形式一般为：学生政治表现（党、团申请、调查、审批材料，学生奖惩材料，毕业鉴定材料）；学籍和学习方面（大学生高考录取成绩、学籍变动材料、毕业成绩卡片、各种奖励证明）；身体状况方面（入学体检表、毕业体检表以及各种疾病证明）；其他（家庭政治、经济状况材料）。在市场经济条件下，以上这些档案材料显然已经过时和不足，无法满足信息时代用人单位的信息需求，能吸引用人单位、反映一个学生综合素质的信息（学生的个人素质、组织能力、团队协作能力以及诚信等方面）却寥寥无几；甚至把反映学生时代特色的个性化内容（大学生英语等级证书、计算机等级证书、大学生心理测试成绩等）弃之一边。用人单位急需了解的信息材料提供不足，从而影响了毕业生就业。

1.2师生档案意识淡薄

高校绝大多数学生对档案有比较正确的认识，但都过于抽象，缺乏对档案的实质性了解，不清楚档案包括哪些内容，对档案的价值和用途缺乏认识，对档案与个人职业生涯的关系认识模糊。所以，有许多学生不关心自己的档案，认为只要不进国家机关，要不要档案无所谓的态度。在学生档案中存在着不少漏洞。有姓名与身份证姓名不符的，有在同一人的档案中出现不同的姓名和不同的出生日期的，有使用圆珠笔填写的，有要求盖学校公章即盖院系公章的，有同名同姓的学生档案信息难以分辨的。另外，随着人们就业观念和就业方式的改变，许多学生毕业后直接进入社会工作，出现了许多不要档案的现象，造成人档分离、无人问津的局面。

1.3档案管理人员职责不明确、专业水平参差不齐

（1）档案管理人员职责不明确。多数高校没有设置专职的学生档案管理岗位，这些身兼多职的学生档案管理人员，工作职责不明确，责任不清；加上没有经过档案专业的系统学习和培训，往往缺乏专业知识和业务技能，专业水平不高。（2）管理人员队伍素质参差不齐。目前，高校学生档案管理队伍中素质参差不齐，这些管理人员中存在着文化程度和专业素质的差别，从而直接关系到档案管理的质量，真正能够进行档案信息深层次的研究和开发的管理人员严重缺乏。

1.4管理手段落后

目前，高校学生档案的管理手段仍局限于传统的手工操作管理模式，以传统介质、手工劳动为主，没有一套完整的学生档案计算机管理软件。高校逐年的扩招，学生档案数量剧增，虽然部分高校已开发推行了学生档案管理软件，但没有建立上下互联的数据库，导致上下级之间、各处（室）之间的学生档案信息无法实现有效、便捷地共享。因此，浪费了大量的人力、物力和财力。1.6档案转递不规范随着我国教育事业的飞速发展，高校生源由原来单一的高考学生，扩大到其他性质的学生（如：专升本、对口升学、社会考生等），来自于不同渠道的学生档案的转递途径难免出现一定的漏洞，导致档案丢失或交接的脱节；另外，随着我国教育管理体制改革和大学生就业体制改革的不断深化，高校学生就业领域日益拓展，一些非公有制单位在招聘时不重视学生的档案管理，加上档案转递环节复杂化，导致个别学生档案丢失的现象。

2高校学生档案管理工作的创新

2.1实现学生档案归档材料规范化

高校学生档案是人事档案的重要组成部分。2008年，国家教育部、国家档案局发出第27号令，颁发了《高等学校档案管理办法》[3]，明确把学生类档案列入高校档案管理的文件材料的归档范围，按照统一立卷内容和建档标准进行规范管理。（1）统一立卷内容：①高考档案材料（包括高考报名登记表、高考体检表、家庭情况调查表等材料）；②大学档案材料（包括高等学校入学登记表、学生学籍异动登记表、学习成绩表、毕业生体检表、党团组织材料、就业通知书等材料）。（2）统一建档标准：即有关部门应制定统一格式，对要求填写的、签字的、盖章的项目和栏目做到齐全清楚，保证不要遗漏。

2.2结合以人为本思想,扩大档案材料收集范围

随着社会经济的发展，用人单位对人才的录用标准越来越高，对毕业生的关注逐步从传统的思想状况、学习成绩扩大到个性特长、知识技能、身体、心理等综合素质的全面了解。因此，学生档案管理人员在归档过程中，必须以对学生高度负责的态度，扩大收集档案材料范围，充实档案内容。如反映学生特长的个人作品、发明创造等材料；还有反映学生个人实践能力、人际交往能力、创新能力、组织管理能力、心理素质、诚信品质等材料。档案材料越齐全，越能反映一个人的真实面目，更好地为学生就业服务。

2.3提高学生档案管理人员的综合素质

为了做好高校学生档案工作，就必须配备一支强有力的学生档案管理队伍，培养一批高素质的管理人员。一是具有一定的政治素质和理论水平，掌握档案管理工作的基本原则和具体方法；二是精通网络技术、多媒体技术和信息处理分析能力等。因此，一方面，高校应采取多种形式、多种渠道组织学生档案管理人员进行专业培训和职业教育，提高他们的专业技能、沟通能力、协作能力、职业道德和高度的责任感；另一方面，学生档案管理人员要加强自身学习、不断提升自身的业务能力，拓展视野，在工作实践中，及时了解学生档案工作的发展动态，更新观念，树立以人为本的思想，更好的为学校发展、为学生成长服务。

2.4增加师生档案意识

（1）增强院校领导及全体教师的档案意识，学生档案管理部门必须依托全校职能部门的帮助，如：教务处、团委、后勤处等形成上下协调的局面，从学校领导到一般教师共同为学生档案管理出谋献策，合理利用各种阵地和资源，广泛、深入地进行档案知识的宣传教育，增强学生的档案意识。（2）高校通过多种途径与方式，加强学生档案意识的培养。一是利用橱窗、校园广播、校报、板报、举行知识竞赛、开设选修课等多种形式进行广泛的档案意识宣传教育，让学生树立档案意识，进而激励他们奋发向上，不断进取，以丰硕的成果和良好的表现书写自己的大学成长历史记录；二是在毕业生离校前，举行档案意识讲座或开展班级主题班会等，宣传毕业生档案的作用和去处，为毕业生能否顺利就业和长远的切身利益打下良好的基础。

2.5严格毕业生档案的转递工作

随着高校毕业生就业制度的改革，毕业生就业有了更多的选择，毕业生档案转递去向涉及面广，加上时间比较集中，加大了档案管理人员的工作量，为了防止毕业生档案丢失，因此，学生档案在转递过程中，必须认真执行档案转递制度，并按要求办理相关手续。如：填写转递单、转档登记、严密包封等等。

作者：陆凤丽单位：广西水利电力职业技术学院

第二篇：高校教学档案管理

一.高校教学档案管理存在的主要问题

（一）档案管理制度不健全

高校教学档案管理工作应严格按照其基本原则，进行科学分类集中统一管理。近年来，随着国家《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了长足的进步。但就目前各高校教学档案管理的现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理，缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。如:有些高校没有建立规范的部门立卷制度;有些高校各基层部门没有指定专人负责文件材料的收集归档工作;有些高校频繁更换教学档案管理人员等。

（二）档案工作队伍不稳定

要做好档案管理工作，需要有一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。教学档案产生于教学及教学管理部门，需要有既懂档案业务、又有责任心的人员来管理。但目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且这些人员更换非常频繁。

二.改进高校教学档案管理工作的措施

（一）提高对教学档案管理工作的认识教学档案管理是教学管理的重要组成部分，学校必须把它纳入教学计划、规划、教学管理制度及其各级人员的管理责任制中，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。首先，学校有关领导应该经常过问教学档案工作，把教学档案管理列入学校的工作计划，在经费、人员、用房、办公等方面提供便利条件，定期检查和研究教学档案管理中存在的问题。其次，学校档案部门必须督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案，按照《教学类档案工作规范》要求，做好教学档案的整理、分类、保管。

（二）健全教学档案管理制度由于认识不到位，致使档案管理部门缺少相对完善的、系统的管理制度。例如一些教学档案资料的收集，保管，借阅等都没有明文规定。因此，要健全教学档案管理制度，以适应高等教育发展的新形势。可考虑从以下几方面着手:明确登记制度(目的是及时掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落)，执行时限制度(强调及时收集，目的是确保归档文件材料齐全完整)，履行查对制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素质的教学档案管理队伍要建设优质高效的教学档案管理队伍，首先要有正确的人才观，要大力做好档案人才引进、培养工作，以人才资源推动档案工作前进的步伐。比如，选拔优秀的高校档案管理专业毕业生，给教学档案管理队伍补充新鲜血液，优化队伍结构；加大在职档案管理人员的培训力度，通过召开交流会议、教育培训、学历教育等多种形式，提高档案人员的政治理论修养、业务水平以及现代管理能力，改善档案管理队伍的整体素质，为高校教学档案工作发展提供高优质人才保障和智力支持。

（四）实现高校教学档案管理信息化实现高校教学档案管理信息化，是提高高校教学档案管理效率的必由之路。档案信息化是利用信息处理的自动化，达到档案文件的一体化管理，实现档案信息的高速检索，对文字、图像、音频、视频等不同载体档案进行数字化存储，以实现档案信息远距离、无障碍的传递和交流，达到档案资源的互通与共享。

作者：宋美霞单位：河南省周口师范学院外国语学院