高校教学档案管理论文

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一、高校教学档案管理之现状

1.1教学档案管理制度不健全

目前，各高校都有健全的教学管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少。随着一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了一些进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题。如关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，失去了档案工作的完整性，导致档案管理混乱。档案的保护、借阅制度也不够健全。教师借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向，造成重要文件时有流失。由于管理制度不健全，有价值的文件材料得不到足够的重视，档案管理工作处于松散的状态。

1.2档案意识不强，档案管理人员的工作不受重视

在工作中，一些教师，甚至是领导干部，对档案重视程度不够，对高校档案管理工作在学院管理中的重要性和必要性认识不足。与此同时，档案管理人员的工作不受重视，人员配备随意，流动性大。档案管理人员大多是非档案专业，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性。有些院系的档案工作是由行政人员兼任，平时工作繁杂，也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。

1.3缺乏交流沟通，档案利用率低

目前，许多高校中存在档案信息开发不足、缺乏交流的问题。各二级院之间教学档案的管理大多都是闭门造车，互相封闭，无法相互借鉴和沟通。尽管高校加大了一些档案管理改革的力度，但力度不够。从整体上看，各学院没有找到甚至是没有意识到问题在哪里，不知道怎么解决，不去研究怎么解决。教学档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为学院教学带来很多的参考和借鉴。但是许多学院长期以来重“藏”轻“用”，一般资料归档后就束之高阁。缺乏交流沟通，档案利用率不高。

二、加强高校教学档案管理工作的对策

2.1规范和完善教学档案管理制度，强化工作责任

建立科学的教学档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系。明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与学院其它工作统一部署、统一检查、统一考核。高校要进一步制定、完善教学档案管理的规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极性。使一切工作做到有章可循，通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。

2.2增强档案管理意识，提高管理人员业务素质

档案是历史的轨迹，是一笔无形资产。如何重视它，管理好它，更好地开发和利用它，为学院的大发展出力、献策，是我们全院师生员工的责任。在实际工作中，要把一年一度的档案归档工作变为日常工作，避免年终突击整理档案的被动局面，有效提升教学档案管理的责任意识。由于历史和现实等方面的原因，在部分档案管理人员中呈现出专业水平不强的特点，这就给档案管理工作造成一定的困难。因此，提高档案管理人员的素质尤为重要。档案管理人员要热爱档案事业，认真负责。教学档案不得随意改动，如学生成绩、教师考评结果等。作为教学档案管理人员一定要有强烈的责任感和事业心，要爱岗敬业，无私奉献。针对教学档案管理人员专业素质不强的问题，各单位要做好他们的再教育工作。组织学院档案人员集中学习《档案法》等法律法规，按规定选派档案员，参加市档案局举办的档案知识讲座。同时注重加强对档案员的日常学习和教育培训，为档案工作人员征订《档案时空》《、档案知识博览》等专业知识导刊，邀请档案局专业人员来学院进行工作指导，使之尽快适应高校建设和发展的需要。

2.3全方位、多方式，提高教学档案利用率

由于档案室长期处于封闭状态，档案室服务教师、学生的功能不为大家所知，利用档案意识淡薄。自从高等学院开展本科教学水平评估，教学评估工作所需的评建材料很多涉及到院，学院形成的文件材料多是教学档案，我们这才认识到教学档案的重要性。但这还不够，我们应明确档案管理的最终目——利用。高校档案管理人员在收集、整理、分类、保存教学档案的过程中，应时刻牢记教学档案管理的目的就是为学校的教学、科研提供服务的。不断总结经验，做到分类科学、排列有序、查找方便，为师生利用档案资料提供有效的信息服务。同时，高校的档案管理工作者必须加大宣传力度，加强各二级院、各高校教学档案信息的交流或横向沟通，使档案室由封闭型转向开放型，广泛地开发档案信息资源。加强教学档案数字化建设，在网络环境下电子档案可被多人在不同地域同时访问、浏览、下载，同一份电子档案可同时为不同的用户服务，大大提高档案的利用率。真正使教学档案为教学服务、为教师服务、为学生服务。

三、小结

总之，高校教学档案管理工作是学校教学管理工作的重要组成部分，加强教学档案管理建设是强化教学管理的需要，是深化教学改革的需要，也是提高教学质量的需要。高校教学档案管理水平的提高，需要我们不断地从思想上和行动上去追求、去创新，这是一项任重而道远的工作。但只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去追求改进之途径，完善教学档案制度、增强档案管理意识、提高教学档案利用率，我相信，通过各位教职工的共同努力，高校教学档案管理水平必将有一个质的飞跃。

作者：张瑜单位：陕西国际商贸学院