高校人事档案管理工作策略分析

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一、新时期高校人事档案管理工作存在的主要问题

(一)人事档案材料归档不完整，且部分材料真实性不强归档材料内容真实性存在偏差，材料要素缺失。当前，人事管理部门在办公过程中，思想意识相对松懈，工作严谨性严重缺失，申填材料信息经常存在漏填、错填现象，类似文化程度、入党时期以及工作时间等填错的情况时有发生，严重降低了档案管理的质量，增加了人事部门办理退休、评职等工作的难度。工资、工龄、职称等必须以档案为基准，参照历史材料，认真核实，且不得本人随意填写，但仍然存在档案材料造假的情况，部分当事人，为了晋级、评职称、调整工资等，在填报材料时进行伪造，或者非法更改工龄、学历、年龄等。

(二)档案管理意识不足，缺乏专业的人事档案归档人员现阶段，人事档案管理工作逐渐转变为主动式管理模式，师资队伍迅速膨胀，直接增加了档案管理工作的难度。另外，很大一部分高校领导干部对人事档案管理工作的认识存在误区，认为档案管理只是简单的装订、保管资料等工作，和科研工作并没有直接性联系，进而导致专职管理人员严重缺失，即便有专职管理人员也很少有经过专业性和系统性的培训，很难适应新时期的档案管理工作。

(三)高校人事档案管理手段落后，管理制度不规范

1、人事档案管理硬件设施配套不足，管理手段落后。当前，很多院校由于资金欠缺，没有建立起单独的档案资料管理室，硬件设施配套不足，防火、防潮性能较差，管理手段也比较陈旧。加之信息化时代的来临，管理工作很难做到和信息时代接轨，管理工作的重心仍停留在实体管理方面，大部分统计工作仍靠手工完成，这种情况严重降低了档案管理的质量和效率。另外，即便部分院校建立起了初步的档案管理电子数据库，但仍有软件不兼容问题，工作时不能对档案信息进行有效的筛选和分类。

2、档案管理制度不规范。高校合并逐渐成为高校建设发展的趋势，由于不同的高校办学规模、管理方式以及学校历史背景不同，导致人事档案管理制度参差不齐、管理落后等，其中比较常见的问题如:档案资料规格模式、纸张大小不统一、档案材料整理时间滞后等。

二、针对高校人事档案管理工作存在的问题提出的解决策略

(一)增强档案材料收集的真实性，以及工作的严谨性高校人事管理人员在进行档案管理工作时，要将收集内容深入实际教学中，不能简单的停留在职称评选、干部任免以及学历收集等方面，同时还要定期向材料收集部门反映最新的教研成果。另外，工作人员在进行材料收集工作时，要以科学严谨的态度，确保材料的系统性以及真实性。严格杜绝接受非法渠道递送的申报材料。

(二)建立健全人事档案管理机制，提高高校档案管理的规范化水平建立健全人事档案管理机制，提高档案管理的规范化水平要做到下面几点:第一，健全档案管理制度，做到有章可循。通常情况下，档案管理工作是一项十分复杂而又繁琐的工作，如果没有一定的章法可循，很容易增加管理工作的难度。因此，工作人员要严格遵循《档案法》的相关法规规定，逐步完善档案管理工作的相关细则，采用计算机辅助技术，及时有效的做好档案的收集、整理以及归档，严格避免虚假材料进入档案。第二，加强档案管理工作的领导班子建设。高校领导班子要不断提高自己对档案管理的思想认识，充分意识到档案管理工作的重要性，定期对档案管理工作进行审核、监督，成立有效的档案管理小组，及时发现档案管理工作中存在的问题，并解决问题。

(三)加强档案管理工作的信息化建设，提高档案管理工作的质量以及工作效率高校人事档案管理的信息化指的是将传统的纸质档案管理转变为数字化、信息化以及网络化的管理方式，也就是由静态到动态的转变。另外，新时期档案信息化管理工作仍需以原始实体资料作为依据，随时补充纳入新的信息内容，例如教职工人员的工作变动、评职、加薪等资料。通过这种方式，逐步实现档案的信息化以及数据化。计算机辅助系统的先进检索方式，不仅方便了信息的查询和使用，也提高了工作人员的工作效率以及工作质量。

作者：张翀单位：西北政法大学人事处