高校图书馆档案管理论文
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1思想意识淡薄
用户档案管理是高校图书馆管理工作重要内容的一个方面，是判断图书馆服务质量好坏的一个重要准则。但由于意识上的偏差，高校图书馆的用户档案工作得不到上级部门的重视，图书馆的馆员，甚至包括部分图书馆领导在内，都对图书馆档案管理的重要性没有充分认识，缺乏档案管理的积极性和主动性，造成没有专人管理、也没有专门的档案室。同时，高校图书馆现有档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，跟不上信息技术知识的更新速度，只能进行一般性的登记、整理、保管等简单工作，而无法胜任需要相当技术水平的档案信息化管理工作。另外，很多高校图书馆没有专门的档案室，无法集中统一管理用户档案，以致档案材料不完整，使得图书馆无法准确把握用户信息，给高校图书馆为用户提供个性化服务带来很大困难。
2分类体系混乱
档案分类是高校图书馆档案管理工作的一个重要步骤，主要是将用户档案根据来源、时间先后、形式和内容上的异同，按照不同层次，分门别类地形成一个有机体系。目前高校图书馆用户档案分类体系的问题主要表现在缺乏统一规划，管理制度滞后，没有合理科学的分类体系，很多文件和材料不能进行科学的整理与归档。由于缺乏系统、完整和统一的分类体系，各高校图书馆用户档案归类比较杂乱，很多用户档案资料无法准确分类、标引。而且由于档案管理工作没有统一的分类体系，同一用户的不同档案经常被归到不同类别，没有统一整理与归档，给用户档案的查找和利用带来极大不便。
3资源闲置浪费
高校图书馆用户档案管理工作的最终目的是高效、合理地开发和利用，因为工作中产生的很多有保存和利用价值的用户档案信息，是图书馆研究用户和提高服务工作质量的重要参考资料。但大部分图书馆对用户的档案资料只是简单记录在案，并没有对档案资料进行深层次的分析和挖掘，也很少认真研究和利用用户档案资源来分析用户信息行为，造成用户档案价值的极大浪费，更谈不上有效利用用户档案资源为用户提供专业化、个性化、深层次的集成信息服务。
4数字化建设缓慢
信息环境下，用户希望通过多渠道获得个人档案信息资料，而许多图书馆仍然用传统的文献管理方式管理用户信息档案，尤其是一些馆藏文献资源数字化程度较高的图书馆，馆藏信息资源的现代化发展步伐很快，但没有同步进行用户档案管理数字化建设，从而使得馆内业务发展出现不平衡，造成图书馆用户档案不能得到全面的开发和利用。
二高校图书馆用户档案管理策略
1建立合理的用户档案分类
体系为了更方便快捷地检索和利用高校图书馆用户档案资源，首先要建立一个合理、简要、可用的用户档案分类体系，这样才能有序地组织用户各种档案材料。笔者参考相关资料，依据读者基本情况清楚、读者意见详细、档案分类准确、档案存取便利的分类建档原则，并根据高校图书馆的特殊情况，编制了用户档案分类体系表。读者从信息服务的角度将高校图书馆用户档案分成了用户信息档案、读者服务档案、用户统计档案和用户其他档案四大类，其中，用户信息档案是用户档案的基础，读者服务档案是用户档案的重点内容，用户统计档案是对读者服务档案的延伸，用户其他档案则从一个侧面反映了图书馆的服务质量和水平。
2信息化管理
用户档案高校图书馆用户档案信息化建设是一个复杂的系统管理工程，不但包括档案材料的收集整理、档案数据库开发等信息内容建设，还包括网络系统、技术设备、信息队伍建设等外部支持，同时还要考虑用户档案资源的开发利用和深度挖掘等。具体来说，一是利用计算机、数据库、扫描、光学字符识别、数字摄影、多媒体、数字存储等高科技技术把实物档案、纸质档案、声像档案、缩微胶片等传统媒体档案进行数字化处理；二是通过网络，使用集成文件管理软件来完成数字档案资源的归档，对文档进行准确的归档定位，采用数字文档归档管理办法，实现用户档案的网络化、一体化数字文件管理；三是通过公众信息平台，利用公开的档案信息，或者是在专用服务器中调用、查找保密档案信息，全面实现用户档案管理的信息化。
3健全档案管理
制度为保证高校图书馆用户档案管理的顺利开展与完善，必须建立一套完整的、行之有效的管理制度。一是规范归档、有序管理，从档案的采集、整理、归档、保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节，建立健全完备的制度及措施，推动档案工作向规范化管理、有序化开发的方向发展；二是编制实用、系统的检索工具，建立完善的检索体系；三是落实专人管理，引进优秀的档案管理人才，或者通过理论知识学习和业务操作培训，提高档案管理人员的工作能力和业务水平；四是实行动态管理，记录和分析用户的借阅历史和文献利用的变化情况，及时对用户档案进行添加、修改和补充；五是保护与管理用户隐私，通过道德规范和行业自律，制定规章制度，加强技术手段，采用第三方认证系统，提高隐私权保护意识，甚至借助法律手段来保障用户隐私信息的合法保护与合理利用。
4制定评价与反馈机制
为了调整完善用户档案信息库，提高高校图书馆服务质量，可以制定相应的用户评价与信息反馈机制。通过调查、走访、座谈等方式，收集不同用户的评价信息，掌握用户信息活动的变化态势；综合运用电话、传真、电子邮件、QQ、MSN、博客、微信、网上论坛等先进手段，完善用户服务反馈和评价体系。对用户信息的调查收集要尽可能全面、完整，对于收集到的初始信息，要按期进行排列、整理、登记，经过认真筛选，进行规范分类。将用户反馈信息进行分析，找出服务中存在的弊端与不足，及时更正、完善，以便准确、快捷地为读者提供所需文献信息，使图书馆为高校教学、科研提供更为优质的服务。
5建立重点用户档案
为满足高校图书馆用户，特别是重点学科科研骨干的特殊需要，应该采取保证特殊、兼顾一般的原则，做好重点用户的建档工作。首先，建立重点用户登记卡，而登记卡的内容除了包括用户一些基本信息外，还要有用户的知识结构、学科方向、信息需求特点，以及专业特长和从事的研究课题等。其次，根据需要随时随地向重点用户进行调查、沟通，根据读者的服务内容与目的要求，结合本馆实际情况，提供快捷有效的服务。最后，将提供服务的内容、方法、效果及遗留问题全部登记成册，形成完整的重点读者服务档案。此外，还要根据用户档案信息，为重点用户提供信息定制、信息推送、定题跟踪、智能、数据挖掘等个性化信息服务，达到档案工作“积极收集整理、有效提供利用”的目的。
作者：黄付艳单位：梧州学院图书馆
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