档案管理与信息化技术融合策略探究

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当前，全球发展的一个趋势就是信息化，随着科学技术以及信息化的发展，原先的档案管理方式已经在信息化大潮中显得滞后。将信息化技术引入到档案管理中，能够有效地提升档案管理工作的效率。本文研究的重点在于怎样做到档案管理的信息化。

1档案管理与信息化技术融合的必要性

档案具备历史性和长久性，在保管的时候，尤其要注意保管的周边环境，因为纸质文档比较脆弱，当灾难来临的时候文档面临着巨大的威胁，严重的时候文档会遭受损坏，这就带来非常巨大的经济损失，为此我国每年在档案管理上都投资了数量巨大的资金。除此以外，反复查看档案也容易出现档案丢失或损坏的情况，这都为档案管理增加了难度。而电子文档就能够很好地解决这个问题，因此信息化的档案管理模式是必须要实行的，这与当前的时代特征非常相符。

2档案信息化建设的有利条件

2.1档案信息化建设渐入佳境

档案管理信息化建设在我国的发展已有很长时间，也积累了丰富的工作经验。我国对创建档案信息化理论的目的、原则、渠道、方式、任务以及信息系统的技术标准规范，已经非常明白了。特别是随着当前互联网＋时代的到来，相关部门已经非常明白档案信息化的发展方向，这样一来创建合理的、科学的、实用的、健全的档案信息化理论体系就非常轻松了。

2.2档案信息的需求日益增多

当前社会在不断的发展中，信息技术也在大范围的使用，人们对信息的需求渐显强烈，其中档案信息因其有宝贵的历史价值，有着非常大的需求量和使用率。根据当前情况看，创建档案信息化理论体系还有着较大的发展空间，体系创建的期望也较为急切。除此以外，我国的电子政务事业也在不断的发展中，从某种程度上来说，也大大扩展了档案信息化理论体系创建的发展前景。

2.3传统档案管理模式已与时代脱节

在社会持续发展的情况下，传统的档案管理已经很难满足时代的发展需要了。当前最需要做的就是从根本上改变档案信息服务的观念，还要提升档案馆提供社会公共服务的能力。因此，所有的档案馆都应该要增强档案信息资源开发的使用率，还要持续拓展档案信息的服务途径，做到方式更加灵活、手段更加丰富、系统更为完善。只有这样新型的服务模式，才能够让档案信息化稳健发展。当前处于信息时代，世界各国的联系更加频繁和密切。档案管理作为行政事务管理中的一项重要内容，在信息化建设领域，更应该通过与外界交流，吸取其他发达国家在这方面的丰富经验，以此来促进我国档案的发展。

3档案管理与信息化技术融合的实施策略

3.1档案数据资料与信息化技术融合

数据资料的信息化表现在档案输入的环节，这一环节需要非常认真地对待。与此同时，在输入档案的时候应当使用规范的、统一的数据格式，这样才可以方便日后的查找和管理。同时，因为信息化管理与网络安全有着分不开的关系，为了确保档案处于一个非常安全的环境中，在输入、保存的时候还要备份档案，如果出现更改档案或者档案丢失的情况，还能够将原本的档案找回。另外，还能够确保在日后出现档案矛盾的时候，有原文档作为证据。

3.2档案管理工作流程与信息化技术融合

工作流程信息化表现在后台操作上，尽管该方面是群众很少直接接触的，但是人们对档案信息化管理的满意程度取决于该流程进行的好坏。最大可能就是达到全自动化办公，尽量避免过多人员的加入。档案的信息化管理体系创建成功后，人们最重要的任务就是保护系统的安全，而其他方面的工作，就是最大化地减少人员的加入才能够确保工作效率。同时，要达到这个目标，应该制订统一的标准，规范流程，才可以达到档案管理的信息化，这也是创建全套信息管理体系的基础。如果缺少了这些标准，体系中的信息就不能够互相融合，档案信息网络就会堵塞，资源共享也就成为了一个幻想。

3.3档案检索与信息化技术融合

要分级检索档案，让使用者通过网络可以及时、准确地搜索到需要查阅的文档。需要注意的是，在设计检索系统的时候要保证两点：①网络用户只是可读的；②搜索的内容应当分成两个部分，一部分是完全公开的，所有人都能够搜索，另一部分不是公开的，需要使用密码才可以进入。档案检索的信息化要求保证档案管理工作处于安全的环境中，这决定于网络安全性。档案既是公司企业发展的历史资料，也是个人在公司企业内的工作记录。所以，档案管理工作的安全性是一个非常重要的问题，需要高度重视。

3.4档案管理工作人员与信息化技术接轨

不管档案管理的信息化处于什么样的程度，都离不开人员的参与。但是在档案管理信息化以后，员工就面临着更大的调整。在技能上，信息化管理需要员工熟知全套的体系，能够非常熟练地使用信息化工具，还需要非常了解网络安全。提升工作人员的素质应该从两点出发：①对将来人才的预备。也就是说在高校中设立有关的专业，让档案管理信息化这个行业拥有丰富的人才，但是这种方法只可以为长远发展做准备，不能解决当前的问题；②加强现有档案专业技术人员的培养。挑选综合素质较高的人员，创造学习条件和支持配套，有针对地进行培养，使他们乐于提高自身档案管理能力和技能。

4结论

随着互联网＋时代的到来，档案管理工作信息化是一种必然趋势。将传统的档案管理与信息化技术相融合，利用信息化技术服务于档案管理，并在人、财、物上给予支持，将有效地提高公司企业的档案管理能力，促进公司企业健康、稳定发展。

作者：陈董来 单位：深圳市光明新区卫生监督所