电子档案与数字档案管理初探

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“前车之鉴、后事之师”，从已有经验与资料中获取信息是提高工作效率、规避潜在风险的有效方法，档案正是这样一种承载了有价值信息的集合体，是社会生活的重要组成部分。而随着经济的发展与社会的不断进步，档案数据资料数量呈现飞速上涨趋势，传统的档案管理方式捉襟见肘，呼唤高新技术对此进行变革。在数据库技术与先进网络技术的促进作用下，电子档案与数字档案管理方式应运而生，我国档案管理工作也开始逐步由纸质档案向数字化方向过渡。

1电子档案与数字档案管理的特征

1.1电子档案与数字档案管理的优势

1.1.1便捷的共享特性

在传统纸质档案工作中，档案管理与档案查询均需在工作日内进行，并且需要档案管理人员在场，亲力亲为，这就导致一些紧急与意外情况下档案信息获取的滞后性，并且查询过程也需耗费较多时间。与此相比，电子档案与数字档案的显著优势就在于其不受时间与空间限制，借助于网络技术与云存储技术，电子资料可以实现实时共享，即便相隔千里，也能在第一时间获取所需信息，在获得允许的情况下，无需档案管理人员协助便可自行浏览检索，真正体现了高新技术为人们工作生活带来的便捷性。

1.1.2高效性与关联性

对于档案立卷部门来说，电子档案将极大提升其工作效率，无需平日里零散地向档案室递交材料，只需将部门文件资料输入计算机中，通过局域网，档案室便可方便地对部门文件进行立卷与目录编制工作，减少了周转环节，既可提高效率，又可避免零散资料的不慎遗失现象。而针对于档案查阅者而言，电子档案的关联性也将方便其查阅工作的进行，通过强大的系统索引功能，查阅者输入某一主题便可调出相关资料，并呈现多种排列方式，这一特性在查阅者就某一问题进行深层次研究的情况下显得尤为重要。

1.2电子档案与数字档案管理的缺陷

1.2.1系统依赖性与非人工识别性

电子档案是在计算机技术高度发展的前提下兴起的，其建设过程有赖于先进计算机硬件设备与高效软件的配置，而现代计算机技术的发展日新月异，电子产品更新换代速度持续加快，相应的管理软件也在不断换代升级，由此引发的不兼容特性易造成档案信息不可读的状况。此外，数字化档案信息的存储是以数字代码，即计算机语言的形式进行，若想进行解读，则需将程序恢复至原始状态方可顺利识别，而一旦发生部分损毁，恢复起来也具有较大难度。

1.2.2信息的易变性与寿命问题

由于数字化档案资料不具有唯一的元件，其信息可复制性强，也易于删除和修改，例如图片资料可用Photoshop等软件进行处理，而他人很难发现事实真相。同时，由于电子档案载体为硬盘、录像带等介质，其存储环境在温度、湿度、磁性等方面均有较高要求，且寿命一般在20年内，远少于纸质档案寿命，与档案使用的长期性相矛盾。

2探索电子档案与数字档案管理策略

2.1加强立法，保证法令实施效力

电子档案属于新生事物，我国档案数字化建设起步晚、水平较低，各职能部门数字化意识淡薄，而相关法令条例也存在空缺。如前文所述，电子档案具有易变性与无原件性，关于其法律效力的认定还未有成型的规定，电子档案管理工作无章可循，易出现混乱局面。为此，有关部门应确定档案数字化法律风险问题规定，对于其效力制定明确界限，保证档案管理工作有法可依，整体维持在有序状态。而针对档案的所有权与著作权问题，更应有清晰的认识，即档案所有权通过交易或赠送的形式转至另一方，该方对其进行数字化才不会构成侵权行为，否则执法部门应依法进行处理，保障档案作者的合法权益，以有力的执法行为提高全民知识产权意识。

2.2加强档案标准化建设，规范操作

由于数字化档案资料自身具有可复制性与易删改性，其管理工作更需要一套完整而又规范的制度进行约束。应采取集中管理的方式，从资料收集到归档编目、从存储到保护，交由档案部门统一负责，避免资料零散分布造成遗失现象。而档案管理部门在工作过程中，应严格按照规范化程序进行，遵照全程保护制度与传递记录制度，一方面可避免非专业人员对数字化档案资料认知不清造成的意外损毁现象，另一方面有利于归档文件与其他已有文件建立关联性，方便日后进行查阅。

2.3加强培训，提升档案管理人员业务素质

与传统档案管理方式相比，数字化档案管理对工作人员业务素质提出了更高的要求，不仅需要其具备专业技能，还需其熟练应用计算机与网络技术。为此，档案管理部门一方面需要加强对已有工作人员的培训，采用定期与不定期考核相结合的方式对其培训成果进行检测，促使其不断进步，完善业务素质；另一方面应适当引入外部数字化专业人才，为部门工作注入活力，以专业人才带动原有档案工作者，实现档案管理部门整体素质的提升。档案电子化与数字化是顺应时展的必然趋势，在这一过程中，需要有关部门积极应对，严格按照法律条令、规章制度进行管理工作，提升工作人员综合素质，规范操作程序，促进电子档案与数字档案管理的良性发展。

作者：张艳 单位：大港油田勘探开发研究院