提高档案管理水平方法探索

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0引言

众所周知，在任何一个企业的发展过程中都涉及到了大量的档案信息，这些档案资源的存在和企业的发展存在着极为密切的关系，其也是企业管理的一个重要组成部分，加强对于企业档案的管理是极为必要的，只有做好了企业档案的管理才能够更好地保障企业相关经营发展的顺利进行，但是就当前我国现在的企业档案管理现状来看，其中存在的影响问题还是比较多的，如何有效地解决这些问题对于企业档案管理的影响，进而提升企业档案管理的水平已经成为当前很多企业发展中极为重要的一个课题和任务。

1企业档案管理的重要性

所谓的企业档案管理主要就是指针对企业发展过程中存在的各种档案资源进行有效地保存、管理和应用，进而促使这些档案信息能够更好地为企业发展服务，由此就可以看出，企业档案管理最为主要的一个作用就是能够促进企业的快速发展，这也是企业档案管理最为根本的一个目的所在，具体来说，企业档案管理的重要性主要体现在以下几个方面：①首先，加强对于企业档案的管理能够有助于相关管理人员加深对于自身企业的认识程度，这一认识程度的加深对于企业发展来说是极为重要的，因为任何一个企业要想获得更好的发展不仅仅需要针对整个的外部市场环境进行有效的了解和掌握，还应该针对企业自身的一些发展条件和发展优势进行充分的认识，进而才能够更好地为企业未来的发展做出最为正确的选择；②其次，加强企业档案管理还有助于相关人员及时的发现企业发展过程中存在的一些弊端和不足，这一优势也是比较明显的，只有针对企业自身的不足和缺陷进行弥补才能够更好地促进企业的发展和进步，而针对企业所有的档案资源进行充分详细的管理也就能够在较大程度上有助于相关管理人员技术高效的发展一些缺陷或者问题的存在；③最后，企业档案管理水平的提升还能够有助于为企业未来的发展指明正确的方向，其实针对企业发展中存在的不足进行完善就是一种企业发展方向的确定，此外，企业通过自身档案的管理还能够和外界的市场环境进行必要的协调性思考，进而能够促使自身企业在未来的发展中更好的迎合市场的需求，进而促进企业更快更好地发展。

2当前企业档案管理中存在的问题

2.1重视程度不高

针对当前我国诸多企业档案管理的现状进行分析可以发现，其最为基本的一个问题就是很多的企业管理人员对于档案管理的重视程度不高，没有切实体会到企业档案管理的重要价值，进而也就无法对于企业档案管理给予相应的资源支持，甚至对于最为基本的企业档案管理制度的建立也存在较为明显的不足和缺陷，最终就会导致其整个的档案管理工作比较混乱，无法充分发挥档案管理的价值和作用。

2.2档案管理制度不完善

当前很多企业具体的档案管理制度也存在着较为明显的缺陷，没有一个系统合理的档案管理规章制度，对于档案管理没有制定相应的详细流程，进而也就无法针对具体的档案管理工作进行约束和指导，甚至对于具体档案管理人员的分配也存在着较大的问题，档案管理人员在数量上存在着较大的不足，严重的影响着企业档案管理的效果，很多具体的档案管理工作都因为没有具体的负责人员而导致无法成行。

2.3档案管理人员能力不足

就当前的企业档案管理来说，之所以存在的问题比较多，相应的管理水平不高，还和具体的档案管理人员存在着密不可分的关系，其最为主要的表现就是具体的档案管理负责人员在能力和素质方面存在着较大的缺陷，不能很好地胜任相应的档案管理工作，尤其是随着当前企业档案管理中科学技术水平的不断提高，很多的原有档案管理人员不能够很好地适应这些新型管理系统和管理手段，进而导致在具体的企业档案管理中问题频发，影响着企业档案管理的效率和水平。

2.4对于档案的应用不足

就企业档案管理来说，其不仅仅涉及到了企业档案的收集和储存过程，更为主要的是应该合理的应用这些企业档案资源来为企业的发展服务，这才是企业档案管理最终目的实现的根本所在，但是就当前我国现行的企业档案管理来说，其在具体的应用方面仍然存在着较大的问题制约着这一功能和作用的实现，很多的企业档案管理人员往往都是把重点放在对于企业档案的收集和分类管理上，但是在保存之后就很少涉及到后续的应用环节，这样即使企业档案管理手机和管理的水平得到了相应的保障和提升也无法实现企业档案管理的最终目的。

2.5相应的新技术应用明显不足

对于当前企业档案管理来说，其管理水平之所以得不到较为明显的提升，和具体的企业档案管理技术和手段存在着较为直接的关系，我们都知道，要想提升管理的效率和水平，从具体的技术手段入手是极为关键的，也是极为有效的一种方式，对于这一点来说，随着当前各种信息化以及网路化档案管理技术和管理系统的不断出现，理应在企业档案管理中发挥应有的价值和作用，但是现状却并非如此，很多的企业档案管理中仍然沿用以往的纸质管理模式，对于信息化档案管理系统的构建不够重视，最终影响了企业档案管理水平的提升。

3提升企业档案管理水平的具体措施

3.1切实提高对于企业档案管理的重视程度

要想在今后的企业发展中切实提升企业档案管理的水平，应该首先从相应的重视程度入手，加强企业管理层对于档案管理的重视程度，进而对于具体的档案管理工作加强相应的制度、人力以及财力的支持，为企业档案管理水平的提升创造必要的条件。

3.2完善企业档案管理制度

对于企业档案管理制度的完善来说，其对于企业档案管理水平的提升同样具备着极为重要的价值和意义，具体来说，这种企业档案管理制度的完善应该重点从以下几个方面入手：①首先，必须加强对于企业档案管理流程的规划，即针对具体的企业档案管理过程进行明确化和标准化，进而对企业档案工作进行必要的约束；②其次，针对企业档案管理人员进行必要的补充和完善，尤其是要针对当前比较缺乏的专业化档案管理人员进行招聘和引入，保障其档案管理的人力资源基础；③最后，还应该重点针对相应的企业档案管理责任制度进行明确，把具体的企业档案管理责任明确到每一个企业档案管理人员身上，进而促使其能够更好地做好自身的工作，保障档案管理水平的提升。

3.3加强对于企业档案管理人员的培训和指导

针对当前企业档案管理人员自身能力和素质的问题来说，在今后的企业档案管理中应该重点进行必要的培训和指导，这种培训和指导必须具备较为明确的目的，即针对性要强，培训和指导的内容必须是企业档案管理人员所需要的，也必须是有利于企业档案管理水平提高的，对于具体的培训和指导形式来说，除了常规的传教式的模式之外，还可以通过企业之间的交流学习来达到共同提升的目的，还可以向国外一些档案管理水平较高的企业学习，结合自身的企业档案管理实际，提升自身的档案管理能力。

3.4加强企业档案信息的应用

企业档案管理水平的提升还应该重点针对其应用水平的提升采取必要的措施进行加强，着重加强企业档案管理人员对于档案信息应用的重视，在具体的企业发展方向和相关决策的制定上，充分意识到档案信息的重要性，并且针对具体的档案信息进行充分的参考，以实现企业档案信息应用效果的最大化。

3.5充分应用各种新型管理技术手段

对于各种新型管理技术手段的应用也是提升企业档案管理水平的一个重要途径，对于这一点来说，首先应该更新档案管理人员的管理理念，摒弃传统的档案管理模式，在具体的企业档案管理中充分的应用各种信息化技术、计算机技术以及网络技术，进而提升企业档案管理的科学技术水平，与此同时，完善相应的硬件支持也是必不可少的。以神华煤制油化工有限公司为例，公司本部设在北京，若在北京建设一座1200平方米的实体档案馆需3600万元；目前公司实体档案室设在内蒙古自治区鄂尔多斯地区，现有面积1200平方米，投资约为286万元；定制虚拟档案馆信息管理系统，投资47万元，可以满足公司人员流动、异地办公的需要。两者相抵，可节约固定资产投资成本约3267万元。另外，实现无纸化办公，每年可节约办公成本10万元；通过网络平台查询文档信息资源，实现移动办公，每年可节约差旅费约635万元。

4结束语

综上所述，对于任何一个企业的发展来说，相应的档案管理都是必不可少的一个关键环节，在今后的企业档案管理中，首先应该明确企业档案管理的重要地位，进而对于企业档案管理加大倾斜力度，从人力资源到财力资源都应该进行必要的支持，然后建立有效地档案管理制度来针对具体的档案管理工作进行约束和指导，并且提升相关企业档案管理人员的素质和能力，确保相关档案管理工作的落实效果，最后，随着各种新型档案管理技术的不断出现，加强对于这些信息化以及网络是档案管理系统的应用也是为了企业档案管理发展的一个重要方向。

作者：范艳秋 单位：福建宁德核电有限公司