电子档案管理系统在农机安全中的应用

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摘要：笔者首先分析了农机安全监理工作中宣传教育不到位、档案管理形式过于落后以及电子档案系统有待完善等问题，其次探讨电子档案管理系统在农机安全监理中的应用意义，提出了在加强农机安全监理电子档案管理的具体措施。以期为农机安全监理部门及从业人员提供参考。

关键词：电子档案；管理系统；农机安全监理

1当前农机安全监理中存在的问题

1.1没有及时开展宣传教育工作

农机安全监理工作的落实，能够促进农机设备使用的安全性得到提升，但工作在具体落实阶段却受到很大的阻碍影响，工作开展形式缺乏规范性。农机监理宣传达不到预期的目标，大部分基层群众都不理解这一工作存在的意义，因此安全监理人员也并不能为群众解决农机应用期间遇到的问题。农民对农机养护缺乏专业知识，受自身文化水平限制，很难理解农机安全宣传知识，仍然按照自身理解对设备进行操作使用，留下了安全隐患。现阶段的农机安全监理工作，存在（三差一低）现象[1]。这些问题为农业生产带来了隐患，农机监理工作开始阶段没有及时开展教育宣传活动，因此风险问题迟迟得不到解决。

1.2没有严格规范档案管理制度

农机监理工作开展期间，会产生大量的档案信息，如果不对这部分信息进行保存管理，丢失后很难再次补充，增大了日后管理工作开展的难度；工作任务落实期间，基层工作人员对岗位责任认识不够，存在基础工作不规范的现象；在工作期间，农机监理不能起到监管作用，不明确农机使用阶段的详细安全准则，对不规范的操作更正，农机设备发生故障的几率也增大。

1.3没有意识到档案管理工作的重要性

档案是后续农机安全监理工作开展的依据，意义重大。电子档案管理理念虽然已经提出，但并没有落实。目前，档案管理工作并没有得到重视，甚至存在专业性不足的现象。个人责任意识不足档案管理是服务性工作，但目前大部分在岗人员重视管理轻视服务，造成档案不能在农机监理中发挥作用。

1.4没有完善的电子档案管理系统

电子档案的制作需要专业设备，通过扫描处理等工序将档案存储在计算机设备中。农机安全监理单位缺乏专业设备，计算机办公系统得不到更新，很难完成档案的制作与存储任务。电子档案可以基于网络环境下使用，减少信息传递所用时间，但在网络环境中也存在一些病毒风险，一旦入侵到计算机系统中，必然会造成严重的信息丢失问题。现有系统的防御能力并没有达到安全标准，因此电子档案制作计划仍不能快速开展。

2电子档案管理系统在农机安全监理中的应用意义

1）全面落实电子档案管理工作，加强基础设施建设，可为农机安全管理工作任务的开展提供保障。农业机械是不断发展进步的，安全监理应当做出调整，随着农机设备进步。电子档案据需求对内容进行补充以及调整，符合农机监理工作需求。

2）加强农机电子档案管理为农机监理工作人员制定工作计划、进行日常执法活动以及规范安全监理提供了重要的参考资料，其中所记载的机手肇事与事故处理案例使其成为农机安全宣传的重要教材，电子档案管理系统在农机安全监理中的应用，提高了农机安全监理的效率和质量，促进了农机安全理的科学化、规范化和标准化[2]。

3）加强农机电子档案管理是现代社会发展的需要，实现信息资源的有效整合，符合科学发展观的要求，有利于促进农机档案资料整理、保管及其规范化和标准化，有利于农机安全监理信息资源的共享，有利于促进我国农业机械化事业快速发展。

3加强农机安全监理电子档案管理的措施

1）完善电子档案管理系统。传统管理理念中存在的弊端问题来进行改进，提升管理制度的落实程度。纸质档案管理要在完善的体系下来进行，针对常见的损坏丢失问题，可以作为管理任务开展的重要内容，做好档案防火防潮处理。电子档案制作期间要对信息完善程度做出检验，避免出现内容的遗漏。

2）应对电子档案制作以及应用技术的普及。由于档案管理人员在固定模式下工作，很难在信息化模式下工作。所以，必须通过培训讲座的方式来提升员工适应能力，更高效的完成农机安全监理档案管理任务。电子档案与传统的档案相比较，更安全便于使用，可以根据使用者的需求进行信息共享以及备份，即使办公计算机系统受到病毒的攻击，通过备份恢复保障档案管理系统的正常使用，这一特征是传统管理模式不具备的。

3）农机安全监理工作开展期间应当对信息资料及时保存，并随着产生录入到计算机设备中。完善电子档案管理体系，培养高素质人才关键，档案管理应当与农机安全监理得到同等的重视，培养档案管理人员的计算机操作能力，解决电子档案系统运行期间问题。档案管理人员的服务态度需要提升，可以定期开展交流会议，员工之间交换提升工作质量的有效建议。

4结束语

我们应当注意加强对农机电子档案管理基础设施的建设与管理，有效利用信息技术来加强农机安全监理档案管理工作，促进农机安全监理档案管理的现代化、提高农机安全监理档案管理工作人员的素质，促进农业机械化事业的快速发展。

参考文献：

[1]王伟.电子档案管理系统在农机安全监理中的应用[J].农民致富之友，2014，(10)：16-18.

[2]郭智武.电子档案管理系统在农机安全监理中的应用[J].北京农业，2011，(07)：18-20

作者：张伟欣 单位：黑龙江省嫩江县农机安全监理站