高校本科教学档案管理中信息反馈

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【内容摘要】我国信息化水平的不断提升，为高校管理提供了技术支持，提升了管理效率。教学档案管理是高校管理的重要组成部分，是教学相关资料及文件的集成。从收集到保管的整个过程是对客观信息的保存，而在保存和应用中则是对其进行反馈。在高校教学中信息反馈发挥着重要的作用，影响着教学的运作。因此，本文主要探索信息反馈在高校本科教学档案管理中的应用，为高校档案管理提供借鉴，提升档案管理及教学管理的管理水平和效果。

【关键词】高等学校本科;教学档案管理;信息反馈

教学档案作为一种文件资料，包含了教学管理人员、教师及学生在高校日常活动中形成的保存价值较高的音像、图片、文字等一系列资料［1］。教学档案管理就是对这一系列资料的收集、归纳、分类、保存及应用。教学活动具有复杂性和多样性，因此信息反馈也呈现着多样化的特点。对信息反馈的特点进行充分了解才能将其应用于高校本科教学档案管理工作中，同时发挥着指导作用，更好地服务于教学档案管理，促进教学活动的顺利开展。

一、信息反馈在高校本科教学档案管理中的存在形式

信息反馈在高校本科教学档案管理中的存在形式主要有两种，一种为直接反馈，另一种为间接反馈，前者是为了满足原始信息在教学管理中的需求，后者可对教学活动进行引导。教学档案资料主要包括学生学籍信息、教师教学活动信息及学校的基本信息，即教学条件、教学思路、师资情况、教学改革、教学管理、校风学风建设、学科建设等信息［2］。这些资料作为原始资料，整合和保存主要服务于课题研究和教学改革，体现了信息反馈的直接反馈形式。在很大程度上教学管理水平就是分析和总结教学档案中的相关内容，以教学实际为依据，将教学短期规划和长期规划制定出来，以此作为高校的发展方向，合理进行师资安排，制定出教学计划，而这些内容体现了信息反馈的间接反馈形式。教学活动是承接信息反馈和教学管理的重要媒介，促进教学信息普遍性和特殊性相互结合，对现代高校教学档案管理中整体信息和个体信息关系利用缺陷具有弥补作用。因此，本科教学档案管理中信息反馈结合了特殊与一般，纵向与横向，提升其服务功能不但对个人发展有促进作用，而且对教学主线的确定及教学的整体评估奠定基础［3］。因此，信息反馈在教学档案管理中不但要具备普遍意义，还要具有指导性和典型性，以此合理应用教学档案管理信息。信息反馈在教学档案管理中也体现了长期性和短暂性相结合的特点，可以横向、及时反映教学活动情况，也是整体、纵向地对教学活动的梳理。由于教学档案包括了在教学活动中教师及学生呈现多样性的特点，而专业人事变动呈现复杂性的特点，造成了教学档案有较短的更新周期、较强的流动性、种类也繁多等特征［4］。而具有这样特点的教学档案管理信息是此时教学活动的最新、最实效的教学动态反馈，可以指导教学活动的方向，纠正出现的问题，为教学提供借鉴，为教学研究提供基础，促进教学决策和教学活动开展。

二、信息反馈的特点

由于信息反馈在教学档案管理中具有服务功能，因此，信息反馈具有一定的稳定性，对服务具有反作用。尽管教学档案管理中信息有较短的更新周期，有较强的流动性，尤其是服务功能及存在形式决定了信息反馈相比与其他类型的信息稳定性较强［5］。伴随教学档案管理信息化进程的不断推进，教学档案管理也实现了双轨化，档案管理也逐渐规范化，降低了档案安全问题的产生，以此促进了信息反馈的稳定性，以服务于教学档案管理。教学档案内容是信息反馈的基础，信息反馈的全部过程折射在档案内容中，但是二者的关系并不是对应关系。以教学评估档案管理为案例对这一特点进行阐述，《2003～2007年教育振兴计划》中提出对普通高校进行评估的期限为5年，针对这一文件的颁布各大高校开展教学评估活动，以此形成了教学管理档案，该项内容不仅是对教学工作成果的全面反映，而且为高校今后的提升、教学评估及建设提供了详细的信息资源。信息反馈在教学评估中关系着教学建设，并体现了管理与建设的关系，因此，体现了信息反馈的全面性和综合性。信息反馈在高校本科教学档案管理中同时也呈现发展的特点，比如在学校的教学改革中必须打破陈旧和落后的教学理念和内容，进行教学创新，应用科学、先进的教学模式进行教学，在此必须以信息反馈为基础，对相关档案进行充分利用，信息资源以原始资料为依托，将有用的素材进行充分利用，以此将新的教学手段和制度的可行性进行研究，提升实行的说服力［6］。伴随教学档案功能的不断健全，信息反馈的发展方向也呈现多样化的特点。

三、信息反馈实践的关键

教学活动具有开发性和复杂性，这就决定了教学档案管理也具有复杂性和开发性，致使信息反馈的实践也必然是开放而复杂的。在教学活动中为了发挥教学档案管理的服务功能，必须深入了解教学档案管理中存在的问题和基本构造。高校教学档案的基本构造实际上为一个信息反馈工程，既开发又复杂，通过信息反馈联系起不同类别的信息，将教学活动问题及特点映射出来。高校本科学科师资队伍教学活动及专业设置本身具有一定的规律，而教学档案室对其规律及教学活动的真实记载，形成了客观的构成种类。例如，有的研究者将教学档案从教学实践、管理、研究及综合学科与招生、实验室建设、课堂教学、学籍管理及学位、教学实践、教材、毕业生进行分类，每一项内容的信息反馈均具有复杂性，因此，各个种类包括很多方面的内容，因此，信息反馈系统更加复杂［7］。高力作为著名的档案管理学者对教学档案是这样认为的:教学档案的内容、规律及特点要与教学相结合，创新管理与尊重历史相结合，适应性与科学性相结合。同时也不容忽视的是高校本科教学档案管理也存在一定的问题，而针对信息这一方面，就是信息反馈具有开放性及复杂性，其问题主要表现在教学人事变动档案接收及流通与档案整理更新步调不一致，档案整理不及时的问题长期存在。比如，如果年终考核、评聘职称及职务晋升要与教学档案归档相关，那么档案管理工作人员就会提升工作积极性，具有责任感，相反，就会延迟档案归档。因此，信息反馈在本科教学档案管理中要将保管的年限及保管价值确定下来，并要树立长远的观点，根据实际情况，调整分类原则、档案资料、目录编码，促进信息在本科教学档案管理中保持质量与数量动态平衡，对教学档案的开发和利用。对新的观点进行吸收，对缺陷进行补充，及时更新变动的档案，加强教学档案管理力度。信息反馈在教学档案管理中要遵循教学规律，并以发展为目标，总结历史，从长远出发，不断进行创新促进未来发展，根据实际工作的需求完善服务功能，促进服务功能科学化。这些均体现了信息反馈在高校本科教学档案管理中的开放性的特点，同是也是解决教学改革中问题的重要途径，以促进教学改革的进程，促进学科建设。信息反馈在高校本科教学档案管理中的存在形态及有效应用体现了其服务功能，是学校管理的重要组成部分。通过本文的研究可知，信息反馈在高校本科教学档案管理中是为了更好地保存和利用教学档案。充分认识信息反馈，采用多种思维进行档案管理，充分利用档案利用的理论，并有效吸收来自各个领域的保存利用及信息传递方法，促进教学档案管理中信息反馈实现适用性、科学性、时效性，促进档案管理的信息化，提升工作效率，实现在教学活动中信息反馈的服务功能，促进教学改革中问题的有效解决，为学校发展提供有力的基础。因此，提升教学档案的利用率，促进信息反馈功能的发挥，为档案管理效率的提升奠定有效的基础，提升档案管理及教学管理的管理水平和效果。

【参考文献】

［1］郭宪贞．浅谈高校本科教学档案管理中的信息反馈［J］．山西档案，2012，3:72～74

［2］刘萍．高校本科学生课程成绩与毕业论文教学档案管理与编研［J］．考试周刊，2012，75:159～160

［3］邢楠楠．高校教学档案管理的信息化技术应用研究［J］．黑龙江史志，2014，13:130～131

作者:王晓燕 单位：海军航空工程学院( 青岛校区) 图书