高校档案管理信息化建设与创新

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【内容摘要】高校档案管理不仅仅是高校事业管理中一项重要内容，同时其也关乎档案事业的整体发展状态。高校档案管理的错综复杂性在某种程度上决定了对高校档案管理工作进行创新的必要性。可以说，只有进一步完善高校档案管理的创新与信息化，高校档案管理才能充分发挥其在高校事业发展中的作用与优势。本文就高校档案管理工作的创新与信息化进行了相应的分析与探究。

【关键词】高校档案;管理创新;信息化

一、当前高校档案管理中存在的问题

(一)管理理念相对陈旧。

长期以来，高校领导重在关注学校在教学这一模块的诸多方面，而对于档案管理工作始终未给予足够的重视。为此，高校档案管理工作更加谈不上较为系统的档案管理理念。由于高校领导的这种疏忽与不重视，与高校档案管理工作相关的经费投入力度始终与实际需求存在一定的差距，同时高校中用于档案网络化建设的相关设备也不能得到及时更新换代。此外，高校领导这种错误认识的传导不仅会不自觉地降低档案管理工作人员的工作积极性，同时也会逐渐淡化他们用档案服务于社会的这种工作意识。

(二)档案管理方法较为繁琐。

传统的档案管理包括资料的收集与整理等一系列与之相应的工作，由于档案管理本身的工作量之大，简单的手工操作已经远远不能够满足及时分类整理档案资料与信息的需求。而一些高校档案的电脑管理也只是仅仅局限于简单的搜索与查询，这并不能够解决当下高校档案管理效率低下的问题。目前来看，高校档案管理工作仍旧在很大程度上处于被动的状态，而高校档案服务也始终不曾发挥出其巨大的影响作用，为此，进一步突破高校档案管理复杂性不仅仅是高校档案管理创新的一项重要内容，同时其也是推动高校档案事业发展的重要工作与相关举措。

(三)档案管理相应制度缺失。

目前，很多高校档案管理部门不仅没有切实履行好其分内的职务，同时也缺乏对相应工作准则和制度的制定与完善。这种状况的存在不仅造成高校档案服务工作较为混乱的现象，同时也严重影响到高校档案工作的服务效果。此外，高校档案管理工作在用人及奖励制度方面也存在一定的不足与缺陷，这不仅影响到档案工作中的创新氛围，同时也在一定程度上阻碍了高校档案管理工作的良性发展。

(四)档案管理人才素质有待进一步提高。

就目前高校档案管理工作来看，处于档案管理工作中的多数一线工作人员并非是相关专业人才，这也就是说多数工作人员并没有接受过较为系统的档案管理知识和相关技能的培训与学习，这种现象的存在难免会在一定程度上制约高校档案管理工作的创新与信息化发展。

二、高校档案管理工作的创新与信息化探索

(一)逐步转变高校档案管理理念。

现代化的高校档案管理理念不仅是高校档案管理创新的需要，同时也是整个时展的需求，为此，高校档案管理理念应依据时展与趋势适时改变。传统的高校档案管理人员思想相对陈旧，这不仅导致了整个档案管理工作的相对滞后性，同时也限制了高校服务的发展。为此，转变档案管理人员思维模式与观念是高校档案管理工作创新的关键与首要前提。此外，高校档案作为对高校发展的一种历史记录，其不仅能够全面地反映出学校的整体概况和历史进程，同时它也为高校进一步深化改革与持续稳定发展提供了相应的参考与依据。为此，高校领导应不断提高对于档案管理的理解与认识。可以说，高校领导的重视是档案管理工作创新的重要支撑与保障。换言之，只有高校领导给予档案管理工作足够的重视，档案管理创新工作才能进一步开展与实施。总之，高校档案管理过程中应逐步确立档案管理工作在整个高校工作中的重要地位，实现档案管理价值的最大化，从而使高校档案管理工作更好地服务于全体师生。

(二)逐步优化档案管理模式。

网络信息技术的飞速发展不仅在很大程度上促进了整个社会经济的增长与提升，同时其也在一定程度上推动着高校档案管理模式的转变，可以说，档案信息化发展已经成为不可逆转的一种趋势和方向。为此，高校应积极筹备档案信息化建设。具体而言，档案信息化建设是以档案资源信息化建设为核心，运用计算机等相关设备对传统的纸质版档案进行数字化管理，以此实现扩大档案资源开发利用目的的一种信息化建设。高校档案信息化建设不仅是实现高校档案数字化的一项重要举措，同时其也是提升高校档案管理整体效率、实现资源价值最大化的一种重要途径与手段。通过对现代信息技术的运用，不仅能够避免传统档案管理存在的不足与缺陷，同时也有利于提高档案管理工作的准确性和有效性。因此，高校档案管理工作应充分发挥计算机网络的优势与便利性，进而不断优化档案管理的工作模式，最终实现高校档案管理的现代化。

(三)逐步完善高校档案管理制度。

管理制度作为开展管理工作的一项重要标准，它不仅为管理过程中的相关事项制定了相应的规则与指标，同时也为高校档案管理的规范性提供了制度支撑与保障。可以说，只有制定出较为科学合理的档案管理制度，档案管理工作效率才能够得到相应程度的提升。伴随着档案容量的逐步增长，建立一套较为完善的档案管理制度已经成为当下高校档案管理工作中迫切需要解决的问题之一。为此，高校档案管理工作应在紧贴实际、紧贴师生需求的基础上逐步改进档案管理制度与体系。高校领导应积极转变管理理念，努力为高校档案管理工作创造出良好的创新与学习氛围，同时高校领导也应积极鼓励档案管理人员探索新思路、新途径，以此充分调动他们工作的积极性与创造性。在高校档案人员管理机制方面，应坚持以岗位责任制为基础，以目标管理为手段，逐步建立健全档案管理机构设置与用人原则，以此充分发挥激励机制在档案管理中的作用和优势。可以说，激励机制的引入与应用不仅有利于进一步完善档案管理人员的绩效考核工作，同时也有助于保持档案管理人员工作的热情与积极性。此外，高校档案内容也应与时俱进，不断在原有的基础上进行改进与完善。

(四)逐步提高人员素质。

在高校档案管理人员选拔方面，良好的思想道德修养是必不可少的前提，而优秀的专业技术水平是选拔人才的关键。可以说，一支优秀的档案管理人员队伍是创新档案管理工作的必要前提与重要支撑。为此，高校档案管理人员应积极提高自身文化修养与道德修养。只有不断提高思想政治道德修养，档案管理人员才能深刻体会到档案管理工作的重要性与必要性，进而逐步强化自己的保密意识与法律法规意识。只有不断提高自身专业素养与水平，档案管理人员才能在创新档案管理工作中进一步发挥其作用。因此，高校档案管理部门应积极制定相应的人才培养规划与方案，为有关档案管理人才提供相应的学习和进修机会，以此不断提高他们的个人工作能力和水平。此外，高校档案管理还可以积极引进外来优秀人才，从而使高校档案管理的整个人才队伍得以强化和提升。建立一支有较高素养的档案管理人才队伍，这不仅是创新高校档案管理工作的迫切需要，同时也是推动高校档案发展的必要条件。

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作者：王晴 单位：天津美术学院