高职院校人事档案管理研究

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摘要：随着文明社会的不断进步，人事档案也应运而生，人事档案记录了个人的学习经历、工作履历、获得的各种奖章奖项、还有违纪处分等，与个人今后的升迁、调遣都是息息相关的。人事档案可以促进文明社会的发展，有其一定的社会价值，高等职业院校要加强重视人事档案的管理工作，要不断创新，促进人事档案的信息化进程，不断丰富完善人事档案的内容，加强档案管理机制，充分发挥出人事档案的社会价值和社会作用。

关键词：高等；职业院校；人事档案；管理

高等职业院校的人事档案与每位学生息息相关，也在学生今后的工作生活中发挥着非常重要的作用。学校对学生的个人档案进行综合的管理，将学生的学习成绩、获得的奖章、是否有违纪行为等都会放入个人档案中统一管理，人事档案反映的是个人的经历和道德表现情况，是学生今后工作、升迁的重要依据，因此在高等职业院校对人事档案的管理也就显得非常重要了。如何对人事档案进行高效的管理是高等职业院校需要认真思考的问题，在科学技术迅速发展的发展的当下，将人事档案进行信息化管理是最有效也最便捷的管理方式。

1高等职业院校人事档案的职能

1．1具有信息记录存储功能：

人事档案记录的是一个人的学习经历、政治面貌、工作履历和职位变化等，详细真实的记录了一个人的真实面貌，是一个人参与社会活动的原始材料，也是单位用人、聘用人员的重要依据。人事档案要确保其真实性，这与一个人今后的发展是息息相关的，一个人的品德才能如何、社会经历如何都会如实的记录储存在人事档案中，为个人升迁提供具体的理论依据。

1．2具有社会控制功能：

人事档案是国家规范人们遵纪守法的一种政治手段，在社会发展中具有一定的控制功能，在维护社会秩序方面发挥了重要的作用。单位在用人时都会根据人事档案来决定是否聘用，人事档案中还有一个人的政治面貌，反映一个人的政治取向和政治前途。人事档案还便于组织人事部门的工作，人事调动、任免都需要组织人事部门的审核，人事部门也是通过人事档案来全面真实的了解一个人，再决定一个人的任职情况。人事档案还记录一个人的奖惩情况，形成个人的自我约束、自我控制，保证与党的方针政策相协调，也能使个人在社会活动中体现个人价值。同时人事档案具有一定的保密性，当事人无法查阅自己的个人档案，因此会注意自己的言行努力得到奖章，发挥了人事档案的对社会成员的控制作用。

1．3具有社会记忆功能：

人事档案记录的是不同时期的资料，可以真实地反映历史情况，有一定的历史价值。人事档案的本质就是记录最原始的资料，具有社会记忆的功能，可以真实全面的反映当事人在某一时期的社会活动情况，是历史的真实再现。我们作为社会活动的一份子，思想觉悟、政治观念会随着社会的发展而不断进步，人事档案就会清楚的反映出一个人所经历的历史背景和在这一背景下的思想觉悟。人事档案的社会记忆功能可以为国家和党提供丰富真实的原始资料，是历史的重要凭证。

2高等职业院校人事档案管理存在的不足

2．1档案管理体制较为落后：

很多高等职业院校的人事档案存放的比较散乱没有形成统一的管理存放，人事档案在人事处、学生处等都有存放，这种散乱的存放方式对人事档案管理非常不利，无法形成统一规范的管理模式，也非常不利于权力部门对档案的使用，无法发挥人事档案的作用。目前高等职业院校的人事档案管理的方式比较落后，大部分是采用手工整理，人事档案信息化进程较为缓慢。高等院校档案信息化建设的工作没有建立统一的协调机制，很难实现资源的共享。很多高等职业院校对人事档案管理观念淡薄，档案工作无法带来直接的经济效益因此很容易被忽视，导致人事档案管理工作的滞后。

2．2档案管理人员的素质偏低：

很多人普遍认为档案管理工作不需要高学历人员来管理，在高等职业院校中人事档案管理工作人员的学历普遍较低，专业分布不合理，工作的积极性较差，导致档案管理人员的整体素质偏低。由于档案管理人员素质的偏低，无法为档案管理提出创新性建议，对档案管理现代化进程有一定的阻碍。人事档案信息化要求档案管理人员掌握计算机、档案管理等多方面的知识，而档案管理人员素质偏低直接影响了人事档案管理的现代化进程。

2．3档案没有及时更正：

高等职业院校中学生的人事档案是不断变化的，比如学生获得了奖章或者受到处分都是要及时放入档案中，若更新不及时就会造成档案的遗漏、信息的不完整。在电子档案管理中还要注意档案内容的规范正确，档案管理工作者在录入信息时要认真审核，否则很容易造成档案信息的不正确或出现混淆错误。

3加强高等职业院校人事档案管理的措施

针对当前我国高等职业院校在进行人事档案管理过程中存在的各种问题，学校相关领导要给予足够的重视，及时采取有效的解决措施，不断完善现有的人事档案管理制度，进而为院校实现可持续发展奠定良好的基础。基于此，下面本文就对完善等职业院校人事档案管理的有效措施进行深入的分析和研究。

3．1完善档案管理机制：

要不断完善档案管理机制，协调好人事档案与各部门的关系，有力推进人事档案的信息化管理。高等职业院校要制定出规范的档案管理工作流程，将档案管理的工作分配到人，每个人都要担负起责任，处理好档案管理工作中的矛盾和出现的问题。为了防止档案管理混乱情况的出现，高等职业院校尽量把档案统一归入人事处或档案室统一管理，加强各部门与档案管理的配合和合作，共同完成档案的高效管理。此外还要不断加强高等职业院校档案管理的意识，认识到档案工作的重要性。档案可以有效促进国家文明的发展，其社会价值是不容忽视的。也要让学生认识到档案的重要性，认识到个人档案与自己今后的工作、晋升都是息息相关的，从而在学校能够更好的约束自己的行为，并以积极的态度去学习和参加学习各项活动。

3．2充实档案的内容：

传统的人事档案只是记录了学生的学习成绩、获得的奖项，内容较为单一，无法适应现代的应用需求。高等职业院校应在人事档案中多加入一些学生的专业特长、兴趣爱好、知识体系等内容，多注重学生的个性特征和职业偏好，不断充实人事档案的内容，避免所有的档案都是千篇一律没有个性特点，无法发挥其作用。只有丰富充实的档案才能更好的为权力部门提供派遣的依据，发挥档案的优势。高等职业院校要实现人事档案的多样化就要加快人事档案信息化管理的进程，利用计算机来采集录入学生信息，可以方便档案的整理和归纳，信息化管理还可以实现增加、删减、检索的功能使人事档案应用时更加方便。

3．3提高档案管理人员的素质：

不断提高档案管理人员的整体素质，档案管理人员不仅要掌握档案学知识还要学习掌握信息专业知识，保证档案管理信息化进程的顺利进行。档案管理人员要全面完善自己的知识结构，能够为档案管理提出有效的建议，从而加强档案管理的工作。学校还可以组织档案管理人员多出去学习交流，多借鉴其他学校的先进管理经验，有效促进档案管理工作的顺利开展。

4结束语

综上所述，人事档案反映的是个人的经历和道德表现情况，是学生今后工作、升迁的重要依据，我们要认识到人事档案的重要性，加强高等职业院校的人事档案管理工作，不断推进档案管理信息化进程，高等职业院校使档案多样化，充分发挥出档案的社会价值，为促进国家文明社会的发展做出贡献。

参考文献

［1］钟晓芸．职业教育改革背景下高职院校干部人事档案风险管理模式探究［J］．职教论坛，2014（36）．

［2］黄柳飞．论高等职业院校人事档案管理创新体系建设［J］．黑龙江史志，2013（13）．

［3］宋丽娜．升格高等职业院校干部人事档案的整理工作［J］．山东档案，2013（04）．

作者：赵长莉 单位：枣庄职业学院