档案管理安全问题探讨

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【摘要】档案管理是档案工作的重中之重，唯有加强管理方可方可更好的发挥档案的作用，而在档案管理中安全又是排在首位的，对此档案管理人员必须要充分认识到档案管理安全的重要性，下文对此进行分析，并提出有效的预防措施，提升档案的安全性。

【关键词】档案管理；安全问题；安全标准

前言

下文主要阐述影响档案安全的因素，并根据具体的情况提出确保档库安全的对策。

1.影响档案安全的主要因素

影响档案安全的因素较多，具体来说，主要可以分为以下几个种类：

1.1环境因素。

档案体系内部的环境与外部的环境一起构成了档案环境，所谓的外部环境主要包括当前技术发展情况，经济发展状态与法律发展水平及社会监督体制等因素。而内部环境则主要是指部门内部自身的环境，包括档案馆的建设情况，管理水平，载体的发展情况，信息材料自身等因素。

1.2人员因素。

追根究底，管理水平是由人的水平所决定的，因素，档案管理人员的素质、安全意识与思想态度直接决定档案的安全性，从负面影响来说，档案人员对档案安全管理的影响主要可以分为管理疏忽与恶意破坏两种。

1.3消防安全与建筑安全。

要想保证档案的安全，首先要确定外部环境的安全，因此，档案馆的消防安全与建筑安全亦不容忽视。

2.档案管理安全性标准体系构建的原则与方法

2.1构建档案管理安全标准体系的原则。

构建档案安全体系首先要考虑到系统的设计与规则，具体来说，要遵循以下几点：首先，系统性原则。构建档案安全标准体系过程中，要运用系统理论对档案安全管理的各环节、各要素进行系统分析，进而实现档案安全管理优化的目标。其次，实用性与通用性原则。所谓实用性就是要求这一体系不要脱离实际，要根据馆内的情况进行，要随着环境的变化而不断修正。除此之外，也切忌特立独行，必须要具有一定的通用性，便于档案馆内的交流，学习。最后，权威性原则。从我国当前的情况来看，档案工作标准不是强制性的，这就要求在体系内颁布的标准必须要具有指导性或者是强制性的特点，增加标准的力度。

2.2构建档案管理安全标准的方法。

首先，要做到与其他标准间的协调。目前，档案行业所采取的标准较多，包括国际标准，国家标准有行业标准几种，因此在制定新标准的过程中必须要参考这些原有的标准，不能过于强调这些标准的优点，也不能过于重视这些标准的不足，必须要综合考虑，尽量制定出与本单位最适合的标准。同时，在日后的工作中也要随时关注行业辩护，不断调整与完善。其次，要协调好与相关领域间的关系。档案工作涉及领域较广，包括图书、文物、遗产等等，与这些行业间都存在或多或少的较差，因此，在制定标准的过程中也必须要注意分析这些行业标准，做到不矛盾，不抵触，互相辅助，提升行业的管理水平，提高安全性。最后，协调好标准管理与制度管理间的关系。安全标准体系构建过程中应采取标准管理为主，制度管理为辅的方式，同时与相关的法律法规相结合，提升体系的不足。我国的档案安全标准体系必须要坚持立足实际，坚持与综合、宏观的角度进行设计。

3.采取有效措施提升库存档案的安全性

3.1明确责任，增强防范意识，保证档案实体的安全性。

首先，做好防火工作。针对当前档案馆的情况，必须要配备相应的防火设备，同时要根据具体的情况，制定火灾应急预案，同时要将责任明确到人，签订安全管理责任书，实行层层责任制。在单位内要选择恰当的时机进行安全演习，增强管理人员的安全防火意识。

3.2树立信息安全意识，确保档案信息的安全性。

作为新时期的档案安全管理人员必须要不断完善自身的知识结构，提升安全教育水平，在工作中必须要做到以下几点：首先，要掌握计算机的相关知识，了解病毒知识及其危害，同时也要了解导致信息安全事故所应承担的责任，进而提升在工作中的安全意识，养成良好的计算机使用习惯，定期维护病毒库，在生活中注意保密，严守口令与密码，减少被他人利用而导致信息丢失的情况，增加信息的安全性。其次，在人员发生变动的情况下必须立即更新密码设置。档案行业人员流动相对较大，一旦发生人员流动，新的人员必须在第一时间进行密码与口令的更改，以免被人随意侵入，导致危险。再次，档案室的计算机要实行专人专用制度。每人配备一台计算机，自己对自己所分配的机器负责，同时要对计算机的使用作出明确的规定，严禁安装不必要的软件与游戏，减少病毒入侵的机会。最后，确保计算机使用的合理与合法性。

3.3加强对设施检查制度的管理，保证设施的安全。

档案馆内有电源线、网络线、防盗系统线等，管线密布，各类电器设备多，而且用电量较大，使用时间集中，因此，必须要定期进行检查与维护，一旦发现问题必须第一时间做出处理。

3.4增强保存意识，避免原件丢失。

文字档案都存在唯一性，但档案的利用也是不可避免的，因此，在进行档案使用过程中尽量提供复印件，减少原件磨损的几率，而电子文件则要做好异地备份工作。为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制，以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，进而延长其保存时间。

结束语 

综上所述，我们不难看出，档案安全管理问题看似简单，但实际工作内容繁琐，多变，这就要求档案管理人员要从自身、环境、制度等多方面共同着手进行管理，加强建设，提高认识，加强相关法律法规的建设，完善技术标准，实现档案管理的统一化目标，提高档案管理的安全性。

参考文献：

[1]常丽.浅谈档案信息化及其网络的安全防范[J].浙江档案,2006(02).

[2]谢秀红.企业档案信息化建设中系统安全问题探索[J].山西档案,2006(04).

[3]蒋洪涛.档案信息化管理的优势及安全问题[J].铜陵学院学报,2006(05).

作者：于春玲 单位：黑龙江省科学院高技术研究院