流动人员人事档案管理问题分析

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【摘要】流动人员人事档案管理意义重大，管理不妥就会对社会管理层面造成巨大的负面影响，很多社会问题就是由大量的人员流动引起的，比如社会治安保障问题等。因此构建完善的、科学的流动人员人事档案管理机制势在必行。

【关键词】人事档案；管理；问题；应对措施

就目前而言，流动人员人事档案主要包括以下几类人员的档案，高效毕业生和流动在组织间的相关人员档案。完善流动人员的人事档案工作，对我国经济发展和社会进步有一定的推动作用。流动人员人事档案管理工作意义深远，流动人员人事档案管理工作在人才管理层面意义重大，管理不妥就会对社会管理层面造成巨大的负面影响，很多社会问题就是由大量的人员流动引起，比如社会治安保障问题等。流动人员人事档案管理机制的建立与完善可以为掌握人员流动情况提供有力支持，为构建和谐社会奠定基础。因此，构建完善的、科学的流动人员人事档案管理机制势在必行。本文就流动人员人事档案管理的问题提出相应的应对措施。

一、流动人员人事档案管理的问题

（一）缺乏真实性。

流动人员由于工作的流动性，使得档案信息不能及时更新，有的当事人为了自身利益，在填写资料时往往不以实际情况填写，造成了档案信息的失真。这种随意填写的档案在将来退休、保险、调转认定时就会出现提供不了佐证材料的问题，从而对个人的利益造成重大影响。因此流动人员填写档案时，人事档案管理部门应告知其具实填写，否则将会为档案的有效利用带来极大困难。

（二）不完整性。

很多流动人员不重视档案材料的保全，加上人事管理部门对流动人员档案管理认识不够，没有认识到档案在今后工作中的重大意义，认为将档案放在人事部门就完事大吉，需要时提取就行了，一旦真正需要时却发现档案材料里缺少许多有价值的信息，如履历表、学历、工资等证明材料，尤其是工资批件不全，从而影响工资的连续性。特别是在流动人员工作调转或退休时对工龄计算，工资基数的审定造成严重影响。

（三）抛档现象严重。

很多用人单位对雇工人员的个人档案重视程度不够，甚至根本不需要个人相关档案，用人单位一般以聘用的形式与求职者达成协议，对员工的考评也以实际工作的业绩为主，使得个人档案只能寄存在流动档案管理部门。虽然有的单位会为员工办理一份临时档案，考察他们在单位工作期间的业绩、能力及各方面表现，但从成本等多方面考虑，多数用人单位不愿接纳聘用人员的档案，因而出现工作了好几年，人事档案仍是一片空白的现象。而求职者对未来工作的不确定性使得他们无法将档案带到某个具体单位，只能放在学校或退回原籍，造成抛档现象，一旦使用档案时却不知档案在何方。

（四）断档严重。

随着人才流动性的增大，很大部分人的档案并没有随之流动，档案存与原工作单位，人才流出后，档案管理人员不再对此人的档案进行更新，流出后的工作经历一片空白。又因很多求职者工作不稳定，造成了档案的不连续性。如高校毕业生分配后，如果单位没有接收人事档案，只能将档案投放到人事管理部门，档案不能及时更新，从而造成断档。有的人因频繁更换工作，工作的不连续性形成了断档现象。加之流动人员的地域和联系信息的不确定性，造成很多流动人员失联现象发生，档案部门无法与他们取得联系，更新档案信息也无从谈起。

二、对人事档案管理的建议

（一）提高人事档案作用的认识。

人事档案在人们的工作生活中发挥着不可替代的作用，如人事档案信息里记载着个人简历、工资审批、政治面貌以及其他各种有价值的信息，在个人工作调转、工龄计算、职称申报、出国、婚姻以及退休等等事项中发挥着重要的作用，很多证明材料都出自于人事档案之中。特别在公务员考试热的当下，考取公务员后，如果能查到以往人事档案中的工作信息证明材料可为接续工龄做以参考，而如果没有这些证明材料将损失掉以前的工龄，使工资发放受到影响。新的人事档案中也将不存在其以往经历、身份等历史信息，这对个人来说是个很大的损失。因此每个流动人员一定要提高对人事档案作用的认识，以免在新的单位签订合同后，对自己的工龄、工资、保险的申报造成影响。

（二）人事部门要高度重视。

流动人员人事档案也是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定，对档案内容严格保密，不得泄漏或擅自向外公布。人事部门管理者要高度重视流动人员人事档案管理工作，定期检查、加强监督，对在档案管理中审查不清，把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育或纪律处分；对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依法依规给予相应的处理；对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，要坚决调离或予以辞退。

（三）完善流动人员人事档案管理系统。

以往的流动人员人事档案管理处于商业化状态，只要交钱就为其保管，在与时俱进，以人为本的工作理念下，人事部门不应以赢利为目的，要加强服务，使流动人员的档案能发挥更大的作用。要加强与流动人员及其所在工作单位的密切联系,做好其档案材料的收集工作,不断充实其人事档案的内容。同时注意收集的材料时，一定要经过认真的鉴别，相关佐证材料要经其单位盖章或本人签字后方能归入档案。

（四）建立公民诚信档案管理制度。

由于流动人员人事档案管理的特殊性，使得流动人员人事档案在转、收、用之间的流动显得很是繁琐，而个人对档案利用的狭隘性，造成档案信息真实性差，虚假档案信息随处可见，从而使档案利用部门对流动人员档案的信息丧失信心，因此建立公民诚信档案管理制度，实施个人信用档案系统是非常必要的，有助于提高政府、企业、个人在经济往来中的相互信任。我们可将个人信用情况记载在流动人员人事档案中，比如个人在社会中累积的各种信用记录等都记载在人事档案中从而约束流动人员的行为，提高其综合素质。

（五）合理利用现当代的先进技术。

以往传统的档案保管使用手工操作方式，档案的收集整理与调取查阅都很不方便。随着时代的进步，人事档案管理部门要不断研究和改进档案的保管方法和技术,逐步实现档案管理的现代化，建立流动人员人事档案数据库。如采用大型扫描仪筛选出高频率、高价值的档案材料，合理利用计算机的优势，将资料转存，建立起一个流动人员人事档案数据库。并以数据库建设为基础，与个人的其他信息联网，达到档案信息资源的共享，在方便利用者的时候，同时提高流动人员人事档案利用率，进而实现流动人员人事档案的信息化和现代化管理。

作者：崔儒佼 单位：黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区人才中心