高校学生社团档案管理研究

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摘要：学生社团档案管理是高校学生档案管理工作中的重要部分，是学生社团发展和高校及时调整管理模式的重要参考。当前，大学生需要更多的社会工作实践经验，在这点上学生社团档案能起到不可忽略的作用。为此，高校应加强学生社团档案管理，以服务于培养人才的工作。

关键词：学生社团；档案管理；重要性；问题；建议

学生社团是高校中的非正式群体，是大学生为了满足自身心理、情感、文化、生活和社会需要而自发筹备并经学校有关部门批准成立的具有一定目标和活动规范的组织，也是高校开展第二课堂教育的重要平台。随着我国高等教育的发展，在非常重视大学生素质教育的时代背景下，大学生社团将担负起重要的育人功能。而大学生社团档案则是大学生社团成立、建设、活动、收获等发展历程的真实历史记载。加强对大学生社团档案的管理工作，不仅是完善了高校档案体系建设，也是大学生教育管理工作中重要的组成部分，关系到新时期高校育人平台的发展建设水平和大学生综合素质的全面提升。

一、高校学生社团档案管理的重要性

1.促进高校社会职能担当

高校主要通过培养和向社会输送合格的大学生以履行其人才培养、科学研究、服务社会和文化传承创新的社会职能。在提倡素质教育的今天，大学生社团的发展水平、育人能力、建设成果等都直接反映了高校在履行这些社会职能过程中的教育引导能力和管理育人总体水平。作为社会发展的真实记录，大学生社团档案也自然折射了高校的教育管理水平，人才培养能力和教育发展理念，是高校担当社会职能的客观反映，能够起到向社会宣传学校和促进学校发展的作用。

2.提升高校的管理能力

全面系统的大学生社团档案能够真实反映学生社团的发展建设、指导理念、实践成果、育人成绩，是高校对大学生教育引导和对社团管理工作的直接反映，为高校的各项管理工作能力提升提供参考。高校学生社团档案管理是一项系统性工作，学校档案管理部门、社团管理部门和学生社团担负起各自的责任，做好分工，做到档案建立及时准确、信息更新完备迅速、档案管理安全稳妥，实现学生社团档案管理的系统性和有效性，是提升高校的综合管理能力的重要保证。

3.社团管理和发展的基础

高校对学生社团的管理决定着大学生社团育人功能的发挥，对社团的管理也是高校学生管理工作中的重要内容之一。每年大学生社团都会本着自身发展的需求在大学生中纳新，新生力量的加入往往为社团的发展带来重要的机遇，也是社团档案建设需要重点关注的阶段。社团发展过程中出现的一些大事记也都需要有详实的记载，以供日后参考和查阅。虽然对不同性质的学生社团有不同的管理模式，但是“百花齐放”是为了服务于大学生的成长。因此，完善社团档案，就是为社团的管理和发展夯实基础。

4.激发学生的荣誉感和责任感

当代大学生是一代特征明显的群体，他们有很强烈的表现欲望和自我展示能力，多才多艺，有朝气，他们选择自己喜欢的平台来实现自己的层次需求，以得到同学和老师们的肯定和赞赏。大学生社团就是这样的平台，学生在社团中的表现能够被社团档案所记载，这些原始、真实、珍贵的材料都是激发学生荣誉感和引导学生建立责任感的重要途径。大学生社团档案的建设，能够使一个社团成员从参与者转变为主人翁，为大学生思想政治教育和学生管理及学生综合素质的提升拓展空间，科学地做好大学生社团档案管理工作，更全面地发挥档案的教育价值，就能实现将学生的荣誉感和责任感引导到他们的学习和生活中。

二、高校学生社团档案管理存在的问题

1.学生社团档案管理意识和制度缺失

目前，尽管很多高校都非常重视档案管理工作，档案管理意识很强，但是大多集中在与教学和学校发展相关的档案管理工作中，对学生档案的管理，除了学籍管理要求和校友会建设需要外，很少得到重视。而作为学生档案一部分的学生社团档案，更是存在管理意识不强、制度不完善的问题，往往采取一种粗放式的管理形式，很少在校级层面得到重视。管理意识缺乏导致社团档案材料收集、整理、分类、存档等环节脱钩、滞后，工作面临很多困难。同时，管理意识缺失也导致了管理制度建设滞后，很多高校没有关于大学生社团档案管理的相关制度，也缺少档案建设管理工作标准，甚至是社团档案只是由学生管理的局面，导致管理混乱。

2.学生社团档案管理标准有待提高

档案管理需要有严格的标准和工作规范，但就目前情况看，高校学生社团档案管理标准还只是停留在很低的水平，在没有或是较低标准的指导下，很难完成档案管理工作，经常出现记录签章缺失、档案基本信息不全、存档材料材质尺寸不统一和不规范等问题。

3.学生社团档案整理方法简单陈旧

虽然教育部和国家档案局早就颁布了《高等学校档案管理办法》，以促进高校档案管理工作水平提升，但是大多数高校对大学生社团档案没有加以足够的重视，没有专业人员负责或是指导工作，未建立相应的管理部门，甚至社团档案的收集整理方法还处于传统的模式。在当前档案建设和管理电子化、信息化的趋势下，在大学生对网络和计算机运用娴熟的情况下，大学生社团档案建设和管理仍然以纸质载体开展，严重束缚了大学生社团档案管理工作水平的提升和社团档案对高校育人功能的促进作用。

4.学生社团档案信息量少，形式单一

学生社团是高校培育合格大学生的重要平台，社团档案的育人功能不言而喻。所以，越是充实的档案内容、越是全面的记录，对社团育人功能的发挥越有指导价值。而现在，由于很多高校学生社团档案管理意识不强、标准不高，导致档案管理不到位，其所记载的材料内容过分单一和片面，对教育实践活动的开展指导意义不大，其所记载的内容类似仓库物品账目，无法为高校人才培养计划的不断修订提供参考，更无法反映高校的社会职能担当。

三、加强高校学生社团档案管理的建议

1.统一思想认识，强化档案意识

要强化学生社团档案管理的重要价值和教学应用意义，在学校层面统一思想认识，重视社团档案管理工作，使档案管理为人才培养服务。做好学生社团档案管理的宣传工作，扩大工作的影响力，使高校师生对学生社团档案管理有一个新的认识高度。除了统一认识、加强学校教职工档案意识建设之外，还要重视学生社团成员的档案意识培养，学生社团档案是否充实，与社团成员档案意识的强弱直接相关。加强学生档案意识培养的方法是多种多样的，在新生报到、社团纳新等不同时间都可以开展培养教育工作，在教学中也可以通过相关课程，采用多种手段加强学生的社团档案管理意识。

2.完善管理体系，强化科学管理

全面、系统、科学的管理体系是做好档案管理工作的基础。在学生社团档案管理工作中，要结合高校的实际情况和不同类型社团的性质，建立特色鲜明、科学完善的社团档案管理体系。

（1）建立指导机构。

针对学生社团档案的特殊性，高校应在考虑其发展需求前提下，组织学生工作处、团委、二级学院学生工作办公室、大学生素质教育相关机构共同组织建立学生社团档案建设指导机构，保障档案管理工作顺利进行，并做好监督检查。相关部门要做好配合工作，保障学生社团档案的真实性、准确性、及时性。

（2）管理队伍建设。

大力加强学生社团档案管理队伍建设，打造一支专业能力强、综合素质高的管理队伍，并提高工作人员的工作热情。队伍中既要有专业档案管理人员，也要有了解学生社团运行和学生管理工作的人员，并且将两者紧密结合在一起，才能建立特色鲜明的社团档案。可从这几方面入手：第一，制定详细的工作职责和学习考核制度，定期加以培训。第二，做好管理队伍内部定期组织相互交流学习和业务培训，使每一名成员都是档案管理和社团建设的专家。第三，多与其他高校或档案管理机构联系，进行学习交流，借鉴科学的管理观念，提升管理能力。

（3）完善规则制度。

在充分考虑社团档案育人功能和学生成长特点基础上，结合档案管理相关规定，制定完善的、科学操作性强的工作规章制度，使社团档案管理工作迅速规范化。用规则制度促进工作人员的管理意识提升，用规章制度规范存档材料的管理工作。

3.立足标准建设，丰富管理内涵

加强学生社团档案管理标准建设是做好管理工作的重要基础，在实际工作中要根据档案管理专业要求和学生社团实际特点探索出合理的标准要求，以快速准确高质量完成档案管理工作。大学生社团的活动是丰富多彩的，每一项活动的背后都是学生成长成熟、能力提升的体现。在档案管理中要从管理标准出发，充分发挥主动性，积极向相关部门收集档案材料。同时因为在校学习时间的限制，学生社团的成员流动性很大，这为社团档案管理带来了难度，在进行材料收集时，要在海量初选材料中，做到筛选全面而不遗漏，记录准确而不马虎。在制定社团档案管理计划时，要建立材料收集网络，做好宣传工作，及时归纳整理，按时上交档案保管部门。在档案的存储环节，要提倡使用光盘、U盘等大容量存储工具，既方便保存，又有助于提升社团档案信息化网络化建设。

4.拓展归档范围，重视服务功能

在全面加强大学生素质教育的背景下，社团档案管理工作也要详实准确记录下社团在提升成员综合素质方面的工作和成长历程，通过学生社团活动、事件策划、日常管理等特点，补充、扩大、完善社团档案归档范围设计，使得学生社团档案能够真实反映出社团的发展历程、不同社团的特色、社团成员的变化收获，以更好地服务于高校教育教学活动，服务于学生社团的发展和社团成员的成长。在这一过程中，要重点突出几个方面的拓展归档材料。

（1）社团诚信档案。

社团的成员是高校学生，由于在校学习时间有限，社团成员也在不断变化。尽管不同时间成员不同，但是总体看，不同的社团在发展过程中都会形成各自的风格。因此，作为大学生重要思想品质———诚信，理所应当被设置为社团档案的一部分，社团诚信档案由社团成员个人诚信档案综合而成，反映学生社团的品行和信用，也是社团育人能力的重要标志。

（2）社团创新档案。

在提倡创新的时代主题下，培养大学生的创新能力是高校人才培养的重要内容。社团是锻炼大学生能力的舞台，更是培养大学生创新能力的重要平台，在拓展学生社团档案归档范围时，要通过设置大学生社团创新档案，记录社团发展过程中所有的创新做法和新思维、新模式。

（3）社团人际关系档案。

当代大学生绝大多数是独生子女，从小的生活环境和教育背景影响和决定着社团成员之间的交流沟通，是决定社团发展的重要因素之一。设立社团人际关系档案，就是为了在真实记录社团发展过程中一些事件的同时，记录学生的群体特点，为社团内各种事务的顺利解决提供参考，为高校研究开展不同年龄段大学生的教育提供支持。

5.利用社团活动，探索综合管理方向

大学生社团的育人功能是通过社团活动来实现的，社团档案所记载的内容也都与社团活动密切相关，在社团档案管理中要充分立足社团的本质特征，积极探索档案管理的发展方向。学生社团是由拥有共同兴趣爱好的学生自发组织的，社团的活动或是多个社团的联合展演就是这些兴趣爱好展示出来的时候，因此，对社团活动的记载也就是对社团不同成员的记录，以活动作为存档单元，能够看清社团内人际关系、成员个人能力等特质。各个学生社团也需要正确的教育和引导，并采用评比、考核的形式优胜劣汰，促进社团健康发展。在各种评比中，考核内容往往能够真实地了解到社团的理念、团队凝聚力等。

参考文献：

刘岗.高校学生社团建设研究[J].扬州大学学报（高教研究版），2000（3）：41－44.

作者：高飞 单位：辽宁锦州