新时期机构编制档案管理分析

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【摘要】新时期的机构编制档案就是指在编制范围内的机构部门工作人员的工作记录和记录机构编制工作的参考文件，档案将工作和资料记录下来是为了方便查看工作人员的信息，是非常重要的信息资料和法律资料，更加为了方便相关部门依法执行工作。不仅如此，还能为领导提供决策提供真实依据。本文就针对新时期下机构编制的档案管理的研究和分析。

【关键词】新时期；机构编制；档案管理

引言

档案的记录是真实事件和信息的反映，对于机构编制管理其实就是指在机构或者企业内部的人力资源配置、部门配置、工作人员数量结果上面的配置以及组织形式的管理，其中机构编制的档案管理就是要对机构内的工作记录和信息进行管理。

一、新时期机构编制的档案管理的现状

目前许多机构编制的档案管理还一直沿用以前的管理方式，因为档案的数量比较多并且内容也十分丰富，时间跨度也比较大，而且以前的档案管理是一直处于密不透风的状态，所以难免有些档案管理会出现受潮的现象，这就导致了部分档案因为管理不善的原因而丢失。以前传统的档案大多都是用纸质的，所以保存性就不是很好。目前机构编制的档案主要存在的问题在于：1.档案编号存在不完整的现象。因为档案涉及的资料比较多，这就要求在机构编制中的工作人员要对其进行分类处理并且编上序号，这是为了以后查找起来更加方便。2.分类时标题模糊不清，有些档案没有归结于档案的具体内容，张冠李戴乱用标题，有些标题还不能够反映档案内容。3.大部分档案都缺乏卷内目录，这样查找起来就比较困难。4.档案没有标注页码，即使出现文章不连贯掉页码的现象也都不知道。5.在分类档案时，情况太混乱，有些是按照时间年限，有些是按照职能部门管辖范围分类。

二、新时期机构编制的档案管理策略

（一）提高方案管理人员的自身业务能力和素质

一个企业的机构编制的档案管理工作是一项服务类也是一项具有业务性质的工作，这就要要求机构编制档案管理的在岗人员首先自身要有较强的分类的能力，能够规范清晰地将档案归类，同时还需要有比较强的管理意识，能够比较专业和先进的服务理念，要明确档案管理工作人员不再是仓库管理人员。实施一定的竞争机制，增强档案管理人员之间的竞争，壮大管理人员队伍。因为普遍的管理人员的素质都比较低，并且在这个岗位上一些优秀的人才认为此岗位没有太大的晋升空间所以大多不愿意承担这个任务，所以就导致了现在在岗的工作人员整体的能力不强，这样会牵制整个机构编制的方案管理水平的提高。相关部门也要重视档案管理工作人员的能力培训，经过培训之后工作人员的能力就有所提高，定期开展一定的培训课程在增加工作人员自身能力的同时，也能做好管理工作。也可以选择到一些先进档案管理工作的示范区参观工作，借鉴其他地区的档案管理理念，从而丰富自己的管理经验，还可以邀请经验特别丰富的工作人员或者领导对本地区的工作提出意见或建议。定期开展相关理论知识的考核，检验工作人员掌握关于机构编制档案管理工作的知识情况。还要实时了解档案工作的最新状况和未来可能发展的方向，学习先进的技术来指导管理工作。在实际探索中不断改变管理方式来顺应时展。制定一套关于工作人员之间的激励和奖惩制度，鼓励工作人员投身和热衷于档案管理工作中，每个月或者每个年度要及时总结工作和员工的工作表现，对于表现好的员工要给予奖励，对于表现不好的员工给予一定的惩罚，有了奖惩制度的管束相关工作人员会克制一些不好的行为并且能够努力好好工作。

（二）严格要求档案管理的标准

机构编制中的档案管理要求所管理的资料要齐全和完整，要求分类的质量高。这是检验一个机构编制的档案管理水平的高低标准，那么针对于目前档案管理中的材料不完整的现状，相关部门要重点把握这些问题存在的源头。一些领导在实施新规定前期要参与干涉管理工作，让管理工作人员可以有个标准参考。对材料的管理除了要完整之外还要求要精益求精，排除一些用处不大的资料，将档案中的重点记录下来做好分类。对于没有形成完整的资料要采用“记事”的方法，通过相关部门的允许下，最大限度做好记录工作。

（三）采取现代化管理方式，促进管理方式的转变

虽然一些管理方式加入了一些现代管理的理念并且得到了广泛应用，但是有些基于档案的数量比较大，因此工作就比较繁杂。所以目前最主要的任务就是要加强现代管理的模式。比如：完整档案管理的流程、采用先进的科技技术管理、与现代网络技术相结合等。1.完整档案管理的流程。就是要在管理过程中每项工作应当明确，有一套完整的流程并且要严格按照流程完成工作，采用机构编制档案管理的相关流程和程序，这样就可以减少一些工作，并且提高工作效率。2.引进先进的科学技术完成管理工作，使整个工作更加智能化，人们只是起到辅助作用，引进可以对档案管理室进行杀菌、控制湿度和温度的环境，这样档案就减少受潮的机率。3.可以利用联网将需要归档的资料保存到网络中，如果有相关人员要提取或者查看资料可以登录查看，这样就可以减轻工作人员的工作量，能够实现网络智能化，能够大大提高工作效率。

结束语

综上所述，新时期的机构编制中的档案管理工作虽然存在一些问题，我们首先要重视这些问题的存在，才能够针对这些问题提出一些解决办法，从而能够提高管理工作的质量。

参考文献：

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作者：石拓 单位：拜泉县机构编制数据管理中心