档案信息化建设与档案管理思考

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【摘要】档案信息化建设是提高档策管理水平的重要手段，也有利于提升档策服务效率。档案信息化的建设工作是促进档策工作持续发展的必由之路。本文在阐述档策信息化建设工作内容的基础上，针对具体的管理情况提出几点完善档策信息化建设与档策管理的对策，不断提升档策工作为社会服务的能力，仅供参考。

【关键词】档案工作档案信息化建设档案管理

在现代化的社会中，档案管理工作的水平在不断的进步与完善。档案管理的工作应该注重运用信息化的技术，以此提高档案管理的业务水平和工作质量。与此同时，档案管理机构也要通过改进档案管理的方法，应用先进的管理方式和技巧，以此提高管理档案的效率。档案管理工作的信息化与档案管理的工作内容紧密相连。因此，本文会对档案信息化建设工作和档案管理的方法展开深入的分析和探讨。

1档案信息化建设工作的内容

1．1基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设的基本条件，也是档案信息资源开发利用的技术支撑。主要功能是实现档案信息传输、交换和资源共享。

1．2档案信息资源建设

建设档案全文数据库和多媒体数据库，规范电子文件归档管理，对传统档案实施数字化管理，丰富档案信息资源类型，提高档案信息资源利用效率。

1．3标准化建设

建设档案信息化体系，使档案信息资源描述、查询、使用、管理等工作流程均有明确规定加以约束，进一步规范电子档案管理，实现档案信息化建设规范化。

2完善档案信息化建设与档案管理工作的对策

2．1健全档案信息化的工作系统

在档案工作中，档案信息化的工作需要相对的工作系统作为保证。因此，需要建立一套健全的档案信息化的工作系统。主要的方向包括以下几点:第一，管理机制需要具有明确性，并且在运行中需要进行持续的完善工作。在实行有关的档案管理办法的前提下，还需要建立不同部门相互配合的电子型的档案管理制度，保证电子档案的全面管理工作。另外，在我国规定的有关法律法规的同时，还需要给予档案部门一部分的行政方面的管理职能，采取有效的方法，在档案管理的工作中加强信息化方法的运用，并促进档案信息化建设工作的协调配合，促进和谐的合作系统的形成。同时，应该注意档案信息化建设工作在电子化政务工作中的安排，通过这种方式促进档案信息化建设与政府的电子政务工作，同时进行;第二，需要深入的完善和规范有关的法律和法规，以此使档案工作更加科学。有关的工作人员应该策划档案信息化建设工作的具体方案，制作日常工作的职责列表，同时还应该明确规定任务型的工作目标，工作的时间以及负责的企业等。另外，需要构建健全的绩效评价系统，应用评价促发展的方法促进档案信息化工作的顺利进行。立足于绩效评价系统，进一步的完善现阶段的法规、条文以及相关的制度，加大监督与检查力度，以此保障档案信息化的工作步入正轨。

2．2促进档案管理的数字化，实现资源的共享

档案信息化的建设工作的主题是资源的建设工作。因此一切的档案工作都会以此为核心开展。在现阶段的工作条件下，应该将工作的主要任务集中在促进档案管理的数字化和资源的共享方面。第一，需要逐渐的促进档案管理的数字化工作。按照有关的原则，制定适宜的工作方案，并且需要加大监督的力度，保证档案工作的数字化。另外，还需要在满足人们日常使用要求的前提下，制作一套完善的档案数字化的文件目录，投入大量的人力、物力、财力予以支持。同时，还应该实施纸质档案与电子档案相结合的管理机制，采用二者双归档的形式进行档案的管理工作。值得注意的一点是，有具体规定的文件与图片类文件需要遵循关联储存的制度，以此来达到全文检索的目的。第二，应该逐渐的促进档案资源的共享工作。按照国家新近颁布的有关规定，建立一套完整的档案信息管理体系，并且采取有效的措施促进这套管理体系能够与办公使用体系之间完美的结合，这种做法有利于促进信息的生成、分类整理与归档的工作，并且一系列的操作是在网上进行的。应该按照先易后难的顺序，制作档案信息系统的文件目录，并注意利用好档案管理机构的职责内容，采用条块结合的方法，确保档案资料的实时性，进一步促进档案信息化建设的工作。

2．3完善技术支持与资金保障系统

在档案管理的工作中，管理的技术是不可或缺的关键因素之一。然而，使用不同种类的先进的设备需要足够的资金保障。因此，在实现档案信息化建设工作的过程中，不仅要依靠完善的技术方法，还需要足够的资金支持。这种方法能够有效的保障档案信息化体系的持续、稳步运行，还能够保证档案资源的可靠。第一，应该采取措施完善有关的基础设备。建议把档案的信息化建设中投入的资金算在财政方面的预算里，并按照年度加入基本建设和维护的费用。同时，还应该利用合作开发与服务外包相结合的方法，实现档案信息化物质支持机制的创新，并大力支持不同的档案机关研究管理技术;第二，更新应用的硬件与软件设施。不仅需要配置有关的设备，还需要不断的更新正在使用的有关设施，给档案信息化的工作创造足够的工作条件。对于档案信息化管理与应用软件，应加大相关软件的研发力度，在全国构建统一的技术标准。

2．4创新档案信息服务手段

档案信息化建设的最终目标是提高档案的利用效率，为此，应当对档案信息服务手段不断创新。提升档案信息远程查阅利用服务能力。建立档案信息资源网上公开评估体系。各级档案部门可以采取链接的方式对相关资源进行整合，逐步完善档案信息资源网，以此来实现一站式的档案信息网上查阅。

3结语

综上所述，档案信息化建设工作是档案管理工作实现进步的关键环节。在现代化的建设过程中，档案管理部门应该加大对档案信息化建设工作的重视度，采用改进档案管理的方法和档案处理的步骤，扩展档案信息资源的开发领域，合理的利用档案信息资源，积极主动地促进档案信息化建设中应用的各种硬件和软件的建设工作，不断地更新档案信息化管理的方法等有效的方法，逐渐地促进档案管理工作的数字化和信息化的发展。从各个方面提高档案管理的工作水平和工作效率，逐渐地提升档案工作的服务水平。

参考文献:

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［4］贺秀丽．档案管理信息化建设所面临的问题与对策［J］．中国管理信息化，2011(12)．

［5］李妍．浅谈我国档案信息化建设与管理［J］．黑龙江科技信息，2011(11)．

作者：赵世刚 单位：哈尔滨老年人大学