档案管理科学化思考

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摘要：在快速发展的经济环境下，档案管理工作的滞后发展没有与之相匹配，影响了整体的经济建设。因此，在现代化经济建设中，规范化档案管理工作，提高科学化管理水平十分重要。对目前档案管理工作的现状进行了分析，并提出了科学化管理的具体措施。

关键词：档案管理；科学化；管理水平；具体措施

档案是对一个人、经济项目和企业发展的真实记录，随着人们对档案管理重视度的提高，档案科学化管理正在逐步的完善中。档案的科学化建设，就是改变以往的管理形式，提高管理人员的综合素质，利用计算机等信息化技术提高档案管理的水平，并将档案管理的服务职能作为工作的重点，促进档案管理的现代化建设。档案管理是各项事业稳定进行的基础，因此，提高档案管理的科学化水平十分必要。

1目前我国档案管理存在的问题

1.1档案管理的制度不够完善。

档案管理任务开展形式过于散漫，针对基层工作人员尚未形成完成的制度体系。缺少有力的约束，出现信息资料丢失等安全问题也不能在短时间内解决，这一现状直接影响到档案管理任务的开展。虽然随着经济的发展，我国的档案管理也在不断地实现信息化、科学化，但是由于各种原因，我国档案管理的信息化水平、科学化水平不高，其中的原因就是档案管理的制度不够完善。比如各地所使用的档案管理的制度和规范都是不统一的，所以导致不同地区的档案信息很难整合在一起。

1.2企业所使用的档案管理软件不统一。

开展档案管理过程中，需要借助信息化设备来完成，在编写好的计算机软件中，工作人员将信息录入到其中，根据使用需求进行搜索、备份、存储。档案管理的大体流程都相同，但管理工作开展过程中，所使用到的软件并不统一，也常常会出现软件故障造成的信息丢失。通过存储备份能够将信息复原，但常常出现故障也会对工作开展效率造成影响。也因为我国档案管理的制度不够完善，甚至是不同的企业所使用的档案管理软件也不统一，所以目前我国档案管理存在的问题之一就是企业所使用的档案管理软件不一致。也正是因为这个原因，从而导致我国人员的档案信息无法得到很好的共享，从而无法很好地提高我国档案管理的科学化水平。

1.3档案管理人员的专业素质不高。

人才是企业长远发展的核心内容，在档案管理工作中，管理人员同样具有重要的地位，但是目前我国的档案管理人员的整体专业素质不高，无论是在工作落实中，还是构建信息化建设中，都没有发挥出管理人员的实际效能。比如，大部分的档案管理人员都不是档案管理专科毕业的，甚至有的档案管理人员是完全没有相关的档案管理工作经验或者知识的。要提升我国档案管理的科学化水平，首先就要确保我国档案管理人员的专业素质。

1.4企业领导干部不重视档案管理工作。

在现代化的档案管理工作中，虽然已经在信息化建设的影响下，推动了档案的科学化建设，但是在档案管理内部的领导人员却没有加大重视程度，在企业的管理中只是重视经济效益的提升和科学技术的提高，对于档案管理部门存在忽视的现象。在这种工作环境的影响下，较多档案管理工作人员也就随波逐流，对档案管理工作缺少认真负责的态度，丢失档案资料，管理程序紊乱的现象时有发生，在提高信息化建设中，由于领导的不重视，投资的欠缺，也没有形成系统的、科学化的管理现状。

2解决我国档案管理存在问题的办法

2.1完善档案管理的管理制度。

在提高档案管理的科学化建设中，完善档案管理的管理制度是首要的内容。目前，我国应加大法律法规对档案管理工作的制约，利用法律的相关规定将档案管理工作内容规范化管理，提高法律管理效能。在档案管理制度的优化中，还要进行责任制的划分。责任制是严格规范工作人员的有力武器，通过将档案管理工作中的每一项内容进行分配，并进行相关责任的奖惩划分，在谁管理谁负责中加强档案管理的工作落实。另外，在档案管理工作中，监督和审核是必不可少的，要对监督和审核的程序进行优化，设立专门的监督与审核的部门，将档案管理的日常工作内容作出科学的评价，并监督档案管理工作中信息化技术的培训与落实，审核档案管理工作中的服务意识和服务水平。完善档案管理制度是根本性的问题，必须要依据法律法规的约束、责任制度的确立、监督和审核的有效应用提高现代化的管理水平。

2.2加快档案管理的信息化建设，提高档案管理的科学化水平。

因为目前我国档案管理信息化建设存在的问题之一就是企业所使用的档案管理软件不统一，所以要提升我国档案管理的科学化水平，就要加快我国的档案管理信息化建设，加强各个企业之间的档案信息共享。加快档案管理的信息化建设，不仅可以有效地提高档案管理的工作效率，还能确保档案信息的完整性，所以国家应该加强对档案管理的硬件设施的资金投入，完善档案管理部门的档案管理设施，从而更好地实现信息化。还有，档案管理部门还应该借助信息化技术来建立完善的电子档案，网络信息共享平台，即使不同企业所使用的档案管理软件不同，也能通过网络信息共享平台来共享相关的档案信息，从而减少档案管理过程中档案信息收集的时间，提高档案管理的工作效率。所以要提高我国档案管理的科学化水平，就要加快我国档案管理的信息化建设，完善各种电子档案以及网络信息平台。

2.3提高档案管理人员的专业素质，提高档案管理的科学化水平。

档案管理人员的专业素质对于提高我国档案管理的科学化水平有着非常重要的作用，所以在进行档案管理的科学化建设的过程中，就要提高对档案管理人员的专业素质。提高档案管理人员的专业素质有两个途径，一是从招聘着手，二是从培训着手。首先，要提高档案管理人员的专业素质，就要提高档案管理人员的招聘要求，确保档案管理人员的专业素质，比如增加招聘过程中的考察环节，对面试人员进行笔试、面试以及实操的考察，从而更好地提高档案管理的综合素质。其次是从培训着手，随着信息技术的发展，档案管理的方法也在不断地发展，所以档案管理部门就要对档案管理人员进行定时的专业培训，比如每年都要对档案管理人员进行两次的培训，也就是每半年对档案管理人员进行专业的培训，培训的老师应该是专业的档案管理人员，可以从档案管理人员中进行挑选。

2.4加强档案管理体系的建立。

档案管理工作需要完善的制度体系，不同使用方向的档案在管理过程中也会出现制度差异。基层工作人员要明确这一特征，不断的总结工作经验，同时也要对存在的风险隐患因素做出总结，这样能够便于针对不同使用需求来制定管理计划，工作开展期间也不会受到风险因素影响，造成档案内的重要信息丢失。档案管理并不是将全部信息都录入到计算机设备中，而是在前期工作中对信息进行筛选，避免无用信息影响档案管理的进度。建立完善的体系，能够帮助约束基层工作规范性，违规操作的问题也能得到解决。在档案管理工作中，档案管理人员必须坚持以科学为管理理论，充分引进现代化科学技术，使档案管理工作朝着科学化、规范化道路发展，不断提升档案管理工作效率及员工综合素质，提升档案管理科学化水平，从而为广大用户提供更优质的服务，使档案资料最大限度发挥作用。

参考文献

[1]张红霞.谈档案管理措施[J].旅游纵览（下半月），2015（12）：124.

[2]李云华.浅析如何做好档案管理工作[J].劳动保障世界，2015（36）：9.

[3]潘维艳.档案管理转型研究的探讨[J].科技经济市场，2015（12）：130.

作者：张福家 单位：黑龙江省八五一一农场劳动就业社会保障服务中心