完善农机电子档案管理意义及措施

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摘要：从建立并完善农机电子档案管理的意义入手，分析了农机电子档案管理中存在的问题，并进一步对完善农机电子档案管理的措施进行了具体的阐述。

关键词：农机电子档案；管理；意义；问题；措施

随着我国农业机械化发展速度的不断加快，我国农业机械化科学化水平不断提高，农业机械化加快了向规范化和标准化的方向发展，这也对农机档案的管理工作提出更高的要求。在信息化技术环境下，我国农机电子档案快速发展起来，而且通过全面开展农业机械档案资料的收集、整理及保管等工作，有效提高了农机档案服务的便捷性，加快了农机档案信息资源的共享，这对推动农业机械化的现展起到了非常重要的推动作用。

1建立并完善农机电子档案管理的意义

1.1完善农机电子档案管理是现代社会发展的必然。

随着计算机技术在各行各业中的广泛应用，档案工作发生了较大的变化。特别是档案资料数字化和信息化管理的实现，有效的提高了档案检索和查询的效率以，而且电子档案成为档案发展的必然趋势，能够更好的满足现代社会发展的需求，有利于为社会和经济发展过程中提供重要的信息支持。

1.2有利于加快资源整合，实现农机档案信息资源的共享。

农机电子档案管理工作的不断完善，有效的增强了档案之间的联系，加快了档案信息共享的实现，为档案查找和管理工作提供了更多的便利条件。在农机电子档案管理工作中，由于档案信息资源整合力度不断增强，特别是通过建立农机电子档案数据库，有效的推动了档案信息的开发利用，使其自身的价值在服务中更好的体现出来。

1.3加快推动了农机档案电子建档的进程。

农机电子档案管理的不断完善，为农机档案电子建档奠定了良好的基础，而且在农机档案发展过程中，电子档案和纸质档案相辅助相成的共同发展，为农机管理工作提供了重要的信息支持。特别是档案数字化的实现，不仅能够更好的满足现代各项工作的需要，而且服务更加便捷，查找更方便，能够快速进行传输，档案信息实现了共享。

2完善农机电子档案管理中存在的问题

2.1对农机档案管理重视不足。

目前在农机管理工作中，更重视农机科研、技术和新产品推广工作，对农机档案管理工作普遍重视度不高，这也导致从上到下普遍存在着档案管理意识淡薄的问题。许多地方农机部门不仅缺乏专业的农机档案管理人员，而且分工不明确，存在着兼职管理、无人及多人管理的现象，岗位变动频繁，从而导致农机档案完整性较差，档案丢失及查询较为困难，管理混乱等局面存在，严重影响了农机档案管理工作的顺利开展。

2.2电子档案规范化程度不够，岗位职责不明确。

当前农机档案管理部门也都购进了一些先进的科学设备，但由于缺乏完善的电子档案管理制度，在档案收集、整理及备份等项工作中由于缺乏制度约束，没有有效的落实好岗位责任制，从而导致电子档案管理工作规范性较差。

2.3档案信息化程度不高。

目前虽然普及了档案电子信息化管理，但是系统中仍然有很多方面不完备，甚至没有建立、建全起农机统计信息网络系统，不能很好的为农机档案管理人员进行数据分析。农机档案为农机人事工作和经济建设服务，多数是被动提供信息，查阅的大部分内容是农业机械的自然情况、购买者信息、补贴信息等，为农机工作决策提供依据。受传统观念影响，提供利用档案主要是坐等上门服务，缺乏主动参与意识。

2.4管理维护水平较低。

有的农机档案管理人员因信息更新不及时而不全面，需要与档案进行核对后才能确认，一旦工作不细就形成了错误信息，上级系统单位对农机信息应用较少，只能做一些简单查询。到目前为止，统计报表之类的工作还没有成熟的参与到农机电子档案管理中去，而与农机工作的综合评价等工作联系不紧密。主要原因是信息系统不够完善，信息功能不够强大。

3加强农机电子档案管理的措施

3.1加强组织领导，强化责任。

按照《中华人民共和国档案法》规定在设计归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管借阅、记录统计等方面监理缱绻农机档案管理制度，严格按照农业部“三个规范”的要求建立农机档案室，实行“谁负责，谁签字”的原则，确保档案内容规范、完整。

3.2加强基础建设，强化环境管理。

加强农机电子档案管理的电子设备（如电脑、打印机、照相机复印机）等办公器材的管理，确保硬件设施以及软件提档升级，档案室内需具备灭火器、防虫剂等专用档案管理用品，切实做好防盗、防火、防水、防蛀工作，保持档案室内的清洁，控制好档案室内的温度和湿度，为农机电子档案打造一个良好的保管环境。

3.3定期开展档案清查，确保档案真实完整。

为了有效的提高农机电子档案管理水平，需要从源着上下功夫，定期地农机档案开展全面检查、清理和整理工作，及时发现问题，在检查中对档案进行查漏补缺，进一步提高农机档案的完整性和真实性。

3.4加强信息化建设，完善电子档案台账。

将农机驾驶员、农机车辆转入、过户、变更等档案信息全部实行系统微机化管理，不断快速完善软件系统建设升级改造，确保纸质档案、电子档案信息完整相符。

3.5强化管理，加强信息员队伍建设。

组织信息化工作是一项专业性很强的工作，必须由个人素质高、业务精的专业人才作保障，坚持素质标准与业务标准并重，选好配强组工信息员，把个人素质好、业务精、责任心强、懂技术、会管理的工作人员选配到信息化工作岗位，组织业务工作人员要切实转变观念，自觉树立信息化意识，积极学习信息技术，为农业机械化发展提供各种可靠及时的信息资料，加强信息资源的有效高效处理，充分利用信息平台，实现信息共享、资源共用，使农机档案管理适应于农业现代化的快速发展需要。在社会和经济快速发展的新形势下，电子文件作为社会进步的产物，随着农业机械化水平的不断提高，农机电子档案数量不断增加，这也为农机档案部门对如何加强农机电子档案的管理提出了更高要求。为了确保农机电子档案的真实性、完整性和安全性，则需要进一步完善农机电子档案管理系统，有效的提高农机电子档安全资源共享的安全性和可靠性，为农机电子档案的开发利用提供更多的便利条件，从而加快推动农业机械化的发展。

参考文献

[1]宁梅萍.农机购置补贴电子档案的管理与应用探讨[J].当代农机，2012（11）：25.

[2]郭培海.加强农机电子档案的安全性管理[J].农业开发与装备，2015（5）：12.

[3]任惠娟.探讨农业机械电子档案管理系统的意义与现实发展情况[J].农民致富之友，2014（7）：25.

作者：王桂玲 单位：黑龙江庆安农机安全监理站