基层档案管理工作效率研究

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摘要：随着信息技术的不断发展，档案管理工作的内容及方式都有了较大变化。文章主要就现阶段我国基层档案管理工作中存在的问题进行简单归纳总结，并就如何提高基层档案管理工作的效率进行分析讨论。

关键词：基层档案管理；声像档案；管理对策

0引言

随着电子信息时代的到来，基层档案不再局限于纸质档案，电子档案成为基层档案的重要组成部分，这对于基层档案的管理工作提出了更高的要求，当前阶段由于相关单位在档案管理中的投入不足，管理人员的专业素质参差不齐等，基层档案管理工作存在着一些问题，严重影响了档案管理工作的效率。下文主要就此进行简单的总结归纳，希望能对相关从业人员有所帮助。

1基层档案管理工作的主要内容

档案管理的主要内容包括档案的收集、整理、价值的鉴定、保管、档案目录的编排、检索、统计、编辑、提供利用等等。档案形式多种多样，管理内容比较繁多，因此现代档案管理系统十分复杂。档案管理工作可以分为实体管理和信息开发两个方面，档案的实体管理应该包括信息的收集、整理、价值的鉴定等等，信息开发则分为信息加工及输出两个组成部分，其中目录的编制、文献汇编等等属于信息加工过程，而档案的外调、借阅、复制等等则属于信息输出部分。

档案管理是一项具有管理性、服务性的工作，在实际工作的开展中不会产生物质财富，档案管理机构及工作人员只是负责历史文件的收集、处理、保护，他们本身并不会产生档案，档案管理工作涉及社会的各项管理系统，是为社会活动提供服务的，并不是单独存在的，可以说档案管理工作对于政治、经济、文化的发展都十分重要。实际的档案管理工作中，有许多的档案文件都具有很强的保密性，普通的公民及单位都没有借阅权限，由此可见，档案管理工作还具有一定的机要性。档案管理工作必须遵守一定的规则，相关单位及人员必须保证所有的档案文件完整、真实，不得出现缺损现象；管理人员不得随意修改文件；任何人不得有意破坏档案。但当前我国的基层单位在档案管理中还存在着一些问题，影响了管理工作的效率。

2当前阶段我国基层单位档案管理中的问题

2.1基层单位领导人员的档案管理意识不够

现阶段，我国有许多基层单位领导的档案管理意识不足，对于档案管理工作不够重视，直接影响到基层人员的档案管理工作。由于单位领导对档案管理工作的重视程度不高，对档案管理人员的管理力度不够，许多单位的档案管理工作比较混乱，不少员工的工作态度消极，日常工作敷衍了事、昏沉度日，致使单位档案丢失、机密文件泄露等等不良现象时有发生。

2.2档案管理人员编制及人员素质问题

档案管理工作比较繁杂，涉及的内容比较多，这就要求档案管理人员应具备一定的计算机知识、文员知识等。但是，大多数单位的档案管理工作者都没有经过专业的档案管理工作培训，他们的文化水平及专业水平都存在着一些差异，综合素质都比较欠缺，还有部分基层单位的档案管理工作由非专业人员兼职管理，缺乏专业的档案管理知识，许多管理人员对于档案的分类方法、管理期限等内容都不够清晰明了，导致档案分类混乱、资料真实性、完整性难以保证，严重影响了档案管理的质量。不少单位的档案管理工作人员编制严重不足，影响了档案管理工作的正常开展。此外，大部分基层单位的人事变动比较快，新员工的档案管理经验不足，也会导致档案管理工作出现问题。人员素质参差不齐，严重阻碍了档案管理体制的建设，导致基层单位的档案管理工作难以满足实际需求。

2.3档案管理工作的投入和开发不足

部分基层单位领导的档案管理意识缺失，相关人员对于档案管理工作不够重视，导致基层单位在档案管理中的投入及开发都存在比较严重的问题，许多单位的档案管理机制的建设都不够完善，档案管理规章制度不健全，人员编制混乱、流失速度较快，管理人员的专业素质参差不齐，严重影响了档案管理工作的开展。此外，大部分基层单位的档案管理部门都各自为政，相互之间缺乏交流沟通，大部分的档案信息都不能共享，这就会导致基层单位的档案管理出现能重复、层次复杂等问题，在一定程度上影响了档案开发工作的正常开展，对于档案管理也十分不利。

2.4声像档案管理不够完善

随着计算机技术的不断发展，档案管理工作中出现了大量的声像档案，声像档案与文本档案存在着较大的区别，它的管理工作与普通的文本档案自然也会不同。在声像档案管理中，为了便于查阅，通常需要对其进行文字标注、系统分类，还有部分声像档案具有较强的时效性，如果不能科学地分类归档，会极大地增加档案查阅检索的工作量，但当前许多基层单位由于种种原因，声像档案管理存在着比较严重的问题。

3提高基层单位档案管理工作水平的相关对策

针对上文所述的种种问题，文章简单提出以下几点对策，希望能对相关单位及人员有所助益。

3.1加强基层单位领导的档案管理意识

档案管理工作在实际的开展过程中难以为单位带来直接的财富，这也是许多单位不重视档案管理工作的重要原因之一。但是，档案管理工作涉及许多比较机密的文件，政府部门的档案管理可能会涉及重要的政治、经济政策规划，社会企业可能会涉及企业一些经济计划，一旦泄露，后果不堪设想。因此，必须加强单位领导的档案管理意识，必须让他们认识到档案管理工作的重要性，保证单位工作人员在档案管理工作中端正态度，在实际的工作中落实自身责任，避免档案损坏、泄露，确保单位档案完整、真实。

3.2提高档案管理人员的专业素质

档案管理人员的专业素质直接影响着档案管理工作的效率，因此，基层单位必须提高相关工作人员的专业素质。首先，基层单位可以通过定期的专业培训、模拟演练等方式提高现有档案管理人员的专业水平，加强相关人员的防范意识，培训的内容应该包括法律知识、计算机专业知识、管理知识等等。为了保证培训效果，还可以采取培训考核，督促工作人员不断地提高自身的专业能力；其次还可以积极招收专业的档案管理人才，全面提高整体档案管理人员的综合素质。针对部分工作人员态度不端正、工作懒散等不良现象，基层单位可以制定一定的奖惩机制，通过人事调动、薪资调整等手段激励单位工作人员端正态度，激发他们的工作积极性，从而有效促进基层单位档案管理工作效率的提高。

3.3完善档案管理的软硬件建设

档案室的环境对于档案有着十分重要的影响，因此，档案室硬件设施的配备必须齐全。为了保证档案室档案的安全，基层单位应该在档案室配备一定的防火、防盗、防潮等硬件设备，比如防盗门、空调、烟雾警报器、温度计、湿度计、灭火器、去湿机等等。此外，根据现阶段档案管理的实际需求，档案室还需要配备计算机、复印机、扫描仪等办公设备，为档案管理人员及查阅人员工作提供便捷。此外，近年来，信息技术飞速发展，在档案管理工作中引入现代信息技术已经成为档案管理工作的新趋势。因此，基层单位必须加强档案管理的软硬件建设，使档案信息的处理传输实现自动化、电子化，以促进基层单位档案管理工作的科学化、现代化，有效提高档案管理工作的效率。

3.4建立健全档案管理机制

为了保证财务会计档案的完整性、真实性、有效性，必须建立健全的档案管理机制。结合基层单位档案管理工作的实际情况，根据档案管理的相关法律法规，制定完善的档案归档制度，安全保密制度等相关规章制度，保证档案管理人员在日常管理工作中有法可依、有章可循，解决当前阶段我国基层单位档案管理混乱、档案的真实性、完整性缺失等问题。为了保证档案管理工作的有效开展，该管理制度应该具有双向约束力，即对基层领导及档案管理人员都应该有约束作用；想要真正提高档案管理的效率，日常的档案管理工作必须严格按照该项制度进行执行，保证制度的严肃性及权威性。

4结语

档案管理系统是国家文献信息系统中重要的组成部分，对于国家经济、文化、社会的发展都有十分重要的意义，必须加强对基层单位档案的管理。文章主要从强化档案管理意识、提高档案管理人员的综合素质、建立健全的档案管理机制等方面简单论述了提高档案管理工作效率的方法，在实际的管理工作中，需要档案管理相关单位及人员结合自身实际，总结经验，才能真正促进档案管理工作效率的提高。

参考文献

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作者:王俐俐 单位：连云港公路管理处