事业单位档案管理现状及策略措施

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摘要:档案管理工作在事业单位管理工作中具有重要的作用和地位,想要提升事业单位的工作质量和水平,必须要高度重视档案管理工作。而想要做好档案管理工作,必须要制定相应的规范、规章、政策等,国家还要不断健全自身的法制,使档案管理工作有章可循。此外,还要及时发现事业单位档案管理工作存在的问题,针对问题提出相应的解决对策,并且不断总结自身的经验教训。该文就对事业单位档案管理现状及对策进行分析。

关键词:事业单位；档案管理；信息化；问题；对策

当前形势下,社会得到高速发展,信息化程度越来越高,我国不断改革和完善事业单位的档案管理工作。虽然在事业单位档案管理工作中,信息化技术和管理手段得以运用,并且获得一定成效。但是,随着管理方式的不断创新,导致事业单位档案管理工作出现了一定问题。下面就分析事业单位档案管理现状和问题,提出相应的解决问题的对策。

1事业单位档案管理工作现状及存在问题

1.1档案管理信息化水平低

伴随着当前科学技术的高速发展,各个事业单位和政府部门均采用先进的科学技术和设备,运用信息化系统,这从本质上提升了事业单位和政府部门自身的工作效率。纵观事业单位档案管理工作,我们不难发现,很多事业单位的档案管理工作正在向信息化转化。但是,一些事业单位仅仅运用档案管理软件进行检索、排序以及录入,没有真正实现资源共享。这从本质上降低了事业单位档案资料利用率,很多档案管理工作的效能无法发挥出来。

1.2档案管理制度存在缺陷

规矩是一切企业良好运行管理的基础,任何职工做任何工作都需要遵循规章制度和道德规范,事业单位档案管理工作更是如此。然而,很多事业单位并没有健全的档案管理制度,这从本质上降低了档案管理工作的质量和水平。如案卷标题信息模糊,档案序号繁乱,档案卷内目录不全等,甚至有些事业单位没有借阅档案、档案保密、档案保护、档案收集、档案整理等制度。有些事业单位虽然存在档案管理制度,但是管理人员并没有根据规章制度开展工作,导致档案管理规章制度成为一种摆设,丧失了档案管理规章制度的效能。

1.3档案管理缺少经费

事业单位自身的档案管理工作属于涉及多个部门、十分复杂的工作,想要做好档案管理工作,必须要对多方面要求进行满足。首先,事业单位档案管理工作必须要具有十分健全和完善的基础设施和设备,并且经费充足。但是,当前形势下,很多事业单位根本无法满足这些要求。近些年来,办公系统越来越完善,纸质档案材料和电子档案共同存在。但是,有些事业单位领导不重视,资金欠缺,很多事业单位并没有完善的档案基础设施,没有建设规范的档案材料库房,档案管理的条件很差,没有控制湿度和温度,导致一些纸质档案发生霉变。

2解决事业单位档案管理问题的对策

2.1运用信息化方法

伴随着当前科学技术的高速发展,人们工作和生活的各个领域中均大量运用计算机信息技术,档案管理工作也要走向信息化。相关实践表明,现代化的档案管理方式,能够从根本上提升事业单位档案管理工作的水平、质量以及效率,更可以准确、及时反馈档案信息,人们通过信息技术可以准确、快速查找档案,并且借阅档案。正因如此,事业单位的领导层必须要充分重视档案管理工作,实现档案管理信息化,加强运用互联网技术和计算机技术,组织职工开展信息化管理学习和培训,学习十分先进的档案管理技术,如声像技术、缩微技术、光盘技术等。除此之外,还要学习、参考和借鉴国外先进的档案管理技术。由于当前事业单位的档案管理工作正在面临着新的挑战和新的机遇,因此,事业单位加强自身档案管理的信息化和现代化进程,能够促进档案管理最大程度发挥自身的职能。此外,还可以对信息社会发展需求进行满足和适应,更可以从本质上为社会提供服务,为事业单位开展各项工作提供服务。

2.2提升档案管理工作者素质

由于档案管理工作自身具有综合性特征、专业性特征以及复杂性特征,档案管理工作的这些特征要求工作者必须要具备很高的能力和素质,档案管理人员不仅要具备专业技能和知识,还要有很高的责任心和政治素养,可以说,档案管理工作者自身素质直接影响到档案管理工作的质量和水平。因此,事业单位必须要注重提升档案管理工作者的素质。事业单位要尽可能避免档案管理工作者频繁变动,使档案管理队伍具有很强的稳定性。此外,事业单位要加强档案管理工作者的培训和教育,促使工作者具备良好的综合素质。由于档案管理工作需要坚持与时俱进,所以,事业单位对工作者进行培训和考核,促使工作者对原有知识进行不断总结和更新,注重提升工作者的职业道德,提升工作者的职业道德观念以及荣誉感,这些均能够从本质上提升事业单位档案管理工作的水平和质量。

2.3健全和完善相关制度

管理制度是开展档案管理工作的前提和基础,所以,档案管理部门必须要有完善和健全的规章制度,促使档案管理人员有章可循和有法可依。因此,事业单位不仅要加强宣传档案管理工作的意义,促使事业单位职工和干部配合整理和搜集档案材料,还要高度完善档案设施,严格考核和督查档案管理工作,将事业单位档案管理设施纳入到事业单位资金预算之中,实施年底考核。此外,档案管理工作者还要对事业单位项目建设、生产经营、人事劳动、行政管理等过程中所产生和搜集的文件材料进行移交,建全奖惩制度和移交制度,保证各个门类的档案能够搜集全面,包括实物、图片、文字、声像等。

2.4加大档案管理资金投入

想要提升档案管理工作的水平和质量,不仅要在思想上和观念上高度重视档案管理工作,还要在物质上对档案管理工作进行支持。因此,事业单位必须要加大资金投入,促使档案管理工作的基础设施得以逐步完善,更加有序、安全以及科学的存放档案资料。首先,要求事业单位的领导层要高度重视档案管理工作,对档案管理工作的作用、重要性以及地位进行高度重视,为档案管理部门拨放充足的资金,逐渐完善档案室基础设施。促使档案管理部门建设档案库房,做到防火防潮,还要购买档案柜。这样可以对档案进行妥善的保存,杜绝发生档案材料损坏等情况。其次,要求档案管理工作者必须要对档案室基础设施进行及时的检查,包括档案柜、空调、灭火设施等,一旦设施出现损坏,必须要及时上报,申请维修。

3结语

纵观当今时代的发展趋势,事业单位的档案管理工作仍然存在着一定的问题。正因如此,要求事业单位领导必须要充分重视档案管理工作,档案管理人员还要主动、积极投身于工作中。并且及时发现问题、分析问题、解决问题和总结问题,杜绝问题再次出现,不断丰富自身的工作经验,通过采取各种具有很强针对性的措施和方案,逐个击破和解决问题。此外,档案管理人员还要不断提升自身的综合素养,坚持不懈地学习,真正实现事业单位档案管理工作规范化和科学化。

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作者：李玉艳 单位：呼伦贝尔市经济和信息化委员会