计算机技术在学校档案管理的作用

前言：本站为你精心整理了计算机技术在学校档案管理的作用范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。

摘要：随着科学技术的发展及其广泛化的推广，计算机技术已经逐渐渗透到了社会各个领域当中。而且在如今智能化管理方式的时代当中，学校档案管理也应该向着数字化的方向拓展。况且如果能够将计算机技术有效应用到学校档案管理方面，那么其在文献资源和客户服务等各个角度都能够得到较为有效的提升。当然对于高职学校来说，档案管理工作本身就比较庞杂，如果还是使用以往纸笔记录和人工管理的方式不仅会耽误管理工作的效率，而且还可能会造成档案损失。所以从有效管理和挖掘学校档案深层数据资源的角度来看，将计算机技术运用到学校档案管理中不仅与时俱进，同时也能够规范管理的秩序。因而在本文当中我便会结合自己对于相关知识的了解具体分析这一问题。

关键词：计算机技术；学校；档案管理；应用

随着高科技技术的推广和使用，计算机技术已经在多个领域当中得到了普及，也就表明我们已经进入了信息化的时代。在近些年的社会活动当中，计算机技术已经在学习和工作当中起到了巨大的作用，成为了我们的日常工具之一，这也推动人们交流和管理方式从纸质版向着电子管理迈进，因而学校档案的管理也应该向着信息化的建设发展。况且如今那种传统的档案管理的硬件设备、制度和人员结构已经落后于时代的发展，所以使用计算机和信息化的管理方式才能够更好的促进高校档案的管理。因而在本文当中，我便会基于自己对于计算机技术和学校档案管理相关知识的了解来具体的分析和论述这一问题，仅希望能够起到一些借鉴的作用。

1学校档案管理传统方式的弊端

1）查找效率低

学校的档案管理对于整个学校的发展是非常重要的，可以说从档案当中能够更加全面地了解到学校师生的思想和工作状态，同时也能够帮助学校领导做出管理和战略决策。在目前国家的发展当中，许多学校都由于各种各样的因素会影响到其工作地发展，其中查找效率低就是非常普遍的一个问题。而且也由于在我们学校当中，传统的档案管理工作都是以卷宗的方式记录开展的，所以在查找的时候也是需要使用人工来进行查找的。通过人工工作不仅会耗费大量的时间，同时也不能够保证其准确性，这样会影响到学校档案管理的效率。

2）保密性差

在我们学校当中的档案工作基本都是由人工来进行操作的，但是由于在实际当中档案管理的人员流动都是比较大的，这也就导致了工作人员较多，也就不免会造成档案保密性较差的情况。这样既不利于整个学校档案管理工作开展，同时也不能够保证机密档案的安全性和封闭性。3）档案的更新与保护困难我们学校的档案管理工作之前都是以卷宗的方式进行记录和保存的。但是随着时间的流逝和学校历届学生的积累，档案室的卷宗已经堆积如山，这样会增加档案管理的难度。而且由于济南本身地理位置和气候的原因，也会导致年代较为久远的档案出现虫蛀、发霉或者是腐烂的现象，而这些也增加了学校档案管理和保护的难度。

2计算机技术在档案基础管理中的应用

1）用计算机编制档案检索工具

学校档案管理任务比较繁重，由于学生的流动性比较大，因而档案管理工作也需要进行时时的更新和分类细化，如果使用人工会降低工作效率。因而可以用计算机编制档案检索工作。在整编档案的过程当中，我们可以以著录项目来组成档案机读目录数据库。之后则可以利用已有数据进行自动化的编制专题和分类的目录，这样按照不同的要求分类管理才能够更加具体和规范。当然，对于之前校内一些纸质的管理文件则可以按照信息管理部门的要求来进行信息录入。这样才能够在一定程度上保证数据的可靠性，同时也能够增加归档的准确性。

2）用计算机进行档案检索

计算机检索具有高效性和针对性，在大量数据的登记和统计当中可以根据我们所输入的年代、人名或者是专业方向来对其档案库进行检索。根据这些关键词，我们不仅能够筛选出符合使用者要求的档案原件，同时也能够检查系统和数据的准确性。当然计算机本身就具有高效性，因而我们可以建立档案室网页，通过网上进行服务。况且就目前计算机技术的推广，每个学校和工作室都有着局域网，所以档案部门可以制作属于本部门的网页，实时更新数据和信息。之后则可以将其服务系统连接到其他各部门当中，这样便可以通过档案信息网上的检索提供更加便捷的服务。

3计算机技术在档案综合管理中的应用

在如今互联网广泛使用的时代当中，档案管理也迎来了新的发展机会。因为在网络上多种数据的流动性使用，计算机等尖端性的技术也被逐步应用到了档案管理的系统当中。在目前的文件和档案管理中各种数据之间都是紧密联系的，因而必须通过计算机技术来促进现行文件和档案管理资源的交换和共享，这样既能够规范系统管理，同时也能够促进现行文件和档案的综合性管理。

1）压缩技术

学校当中有着大量的资料和信息需要进行存储，同时为了保险起见，也需要将大量信息进行传输和备份。但是所有的软件都有一定的存储空间，因而为了保存更多的数据就需要将需要备份的文件进行压缩。所以档案管理系统也需要有较为先进的数据压缩技术，比如JPEG这种压缩灰度和彩色照片图像，Group4压缩黑白图像以及其他压缩音频和视频的技术。通过这些压缩技术的使用能够存储更多的数据和信息。

2）数据库技术

数据库的选择较压缩技术更加的明确，如今我们档案管理系统主要是采用以下集中数据库系统。Foxpro和Access都是属于桌面数据库，从安全性来看后者更好一些。SQLServer和Oracle都是属于大型数据库，两者性能都比较优越，而且也具备较好的发展前景。

3）完备的数据恢复技术

学校档案管理人员的综合素质和专业技能都是存在一定差距的，因而在使用计算机进行档案管理的过程当中，误操作会导致数据的丢失。因而完备的数据恢复技术是相当重要的。就目前我们所使用的主要是有两种方法，一种是定时自动备份，也就是设定系统在一定时期和间隔期内对所有的数据备份。另外一种则是UNDO功能，在出错后使用这一菜单能够恢复原先的数据状态。这样能够有效保证数据的安全性。

4计算机技术在学校档案管理运用中的产物—电子文件

1）电子文件的归档方式

电子文件是随着高科技而产生的一种新兴事物，学校师生的科研、教学和管理活动都是会使用到电子文件的。它既包括一些数字和文本，同时也包括图片和视频，因而在如今学校网络已经逐步建立和完善的时代当中，有很多反映师生发展和校园活动的信息也需要传输到网上进行数字化的管理。因而在上网前要安排专业人员对文件格式进行转换，这样才能够有效保证数据的实用性和可靠性。当然对于那些还没有进行传输的数据则可以通过档案管理人员进行整理，而后再利用网罗相关技术向档案管理部门传输。

2）建立电子文件归档制度

档案管理必须保证其真实性和有效性，因而对于电子文件来说，由于其是由数据录入员、信息管理与计算机技术人员或者是管理部门的经办人进行收集和归档的，所以通过制度来规范和约束归档人员的活动非常必要。在制度的规范之下，不仅能够将工作责任到人，提高工作人员的效率，同时也能够从根本上去保证电子文件和归档的紧密联系。因而建立电子文件归档制度是目前计算机技术在学校档案管理当中推进和融合的有效方式。

5小结

本文是立足于我对计算机技术和学校档案管理相关工作的了解展开的，对于学校档案管理来说，其人员的流动性和发展信息量都比较大，因而其管理的准确性和难度也会有一定的挑战。所以在文章当中我首先从查找效率低、保密性差和档案的更新与保护困难这三个方面分析了学校档案传统管理方式的弊端。而后又分析了计算机技术在档案基础管理中的应用、计算机技术在档案综合管理中的应用和计算机技术在学校档案管理运用中的产物—电子文件。然而宥于个人知识水平的限制，在文章当中我并未能够就相关问题进行全面详尽的分析和论述，仅希望能够起到一些抛砖引玉的作用。

参考文献：

[1]熊晨.信息化进程中学校档案管理所面临的问题与对策研究[J].辽宁教育行政学院学报,2010(4)．

[2]郑玉环.浅谈信息技术在学校档案管理中的应用[J].基教社区,2014(6).

作者：贺彬 单位：济南工程职业技术学院