企业档案管理社会化问题探讨

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摘要：在企业之间竞争愈演愈烈的今天，企业档案管理工作受到了人们的高度关注，成为了时代的必然选择和要求，这对企业管理的手段和方法提出了更高的要求。企业的档案管理工作是一项繁琐的工作，耗费人力和物力巨大，为节约成本，提升档案管理的水平和目的，大多数企业都积极采取有力措施，为企业的可持续发展需求解决的方法，逐步推进企业档案管理工作趋于正规化、有序化。本文阐述了企业档案管理社会化相关概述，分析了其重要意义和社会化可行性研究。

关键词：企业；档案管理；社会化问题；途径

随着经济的不断发展，企业之间的市场竞争也在不断激烈，而企业档案管理工作是各企业必须要面临的问题。企业档案管理的社会化，就是档案以外包的形式进行管理，这种外包服务是企业发展中的必然趋势，能有效的促进企业向更加迅速、更高效率发展迈进。企业档案管理的社会化，可以很大程度上为企业节省了成本的支出，提升了企业的经济收益。同时，通过将档案委托于专业的档案管理机构，不仅节省了企业的档案管理时间，还能有效提升企业的发展。

一、企业档案管理社会化相关概述

企业档案主要集中了企业的生产、经营和管理等多方面的信息，承载着企业的运行和发展历史轨迹，而对于企业的经营管理来说，企业档案这项工作所发挥的十分巨大作用是不容忽视的。在经济发展的大背景下，实行着企业档案归于企业自身自行进行管理的方式。这种管理模式，具有人事管理与工作责权十分集中的特点，这就使得企业员工在人事关系高度对企业依附。而企业档案管理的社会化主要是指将由企业自身进行档案管理的模式，充分依托委托社会专业的档案管理机构进行管理。企业档案管理的社会化最主要的形式是通过企业档案管理工作进行外包，这具有丰富的社会性，这就使得企业的档案管理工作具有一定的开放性、透明度。企业档案管理的社会化能够使企业档案管理工作发挥应有的控制和监督，进而实现了从企业管理到社会化的进一步转变。因此，企业档案管理的社会化主要目的是为适应市场环境下顺应时代潮流的发展趋势，将企业档案管理切实从实际工作中剥离出来，由专门的档案管理机构进行统一管理，切实提升企业档案管理的可靠性，为企业发展提供了坚强的保证。

二、企业档案管理社会化的重要意义

1.最大程度降低了管理成本，提升了企业档案的利用率

在市场日趋激烈竞争的大环境下，各行各业的企业都会想尽一切办法进行合理科学的控制并降低各类成本的支出，最大程度增加经济利益，而企业的档案管理工作并不能在实质上为企业带来实际的经济利益。在这种情况下，大部分企业都会选择外包的形式，把自身的档案管理工作进行委托给相应的社会档案管理机构，在很大程度上降低和控制了本企业的经济成本。与此同时，社会上专职从事档案管理的机构在进行档案管理工作时通常都会比企业做得更加科学、更加专业、更加规范，这样既实现了企业经济成本指出的有效控制，又实现了企业档案资源进行双重利用的目的，在某种程度上提高了企业档案资源的有效利用率。因此，受环境的驱使，企业档案管理逐渐转向社会化就成为了发展趋势。

2.有效统筹市场资源，提升资源的优化配置

各大企业将自身的档案以外包的形式委托于专业从事档案管理的机构，这样的做法有效降低了企业的自身管理成本，对于从事档案管理的机构来说，它不仅满足了企业的正常需求，而且有效推动了管理机构自身经济效益和与社会效益的大力发展，这对企业和档案管理机构双方来说很大程度上达到了双赢的效果。同时，企业将档案委托于专业档案管理机构的这种做法，致使档案管理机构从事的档案业务量在不断增加，所需要的档案管理和技术人才也会必然增加，这样就为更多的人提供了很好的就业机会。因此，企业档案管理趋于社会化，它不仅代表了企业的自身发展需求，也是社会进步发展的集中体现。

三、企业档案管理社会化问题可行性分析

1.科学技术的发展为企业档案管理社会化提供了支撑

随着现代科学技术的快速发展，新型信息技术为各行各业提供了强有力的科技支撑，企业档案管理工作也不例外，需要科学技术的支撑。在专业档案管理机构进行管理档案时，可以充分借助科技信息的力量，有效利用先进的、便捷的信息化手段这种管理方法，对所管理的档案进行有效的分类和管理，并有效借鉴和搭建信息技术平台与所委托的企业进行实时沟通与交流，相关企业人员就可以随时了解档案管理的有关情形，也可以在线进行查阅相关资料，这样有效节省了企业大量的人力、物力投入，很大程度上解决了不必要的时间浪费和人才资源的浪费。因此，科学技术的发展为企业提供了更加高效、更加便捷和更加科学的服务与管理。

2.中介的优质服务为企业档案管理社会化提供了保障

在进行企业档案管理工作中，国内相关的档案管理部门也出台了一定的政策规定进行了明确规范，专业档案管理的机构主要职责就是为委托企业进行合理的档案管理工作，现实的相关法律也对专业企业档案管理的相关权利和义务进行了明确的规范，使企业的档案管理工作更加趋于正规化和有序化。而随着社会市场经济的快速发展，专业档案管理的机构中介市场正逐步走入企业的发展中，其对企业的档案管理工作发挥了一定的促进作用，保持了企业与专业档案管理机构很好的协调平衡性，中介服务随市场的发展也在不断进行健全和完善，在进行中介服务的方式和内容上逐渐趋于规范化和科学化，为企业档案管理提供了服务保障，提升了企业档案管理的正规化。

3.企业档案管理进行外包是社会化的必然趋势

当前，企业档案管理这项工作并不是表面看上去轻松和简单的，它是一项涉及到复杂、繁琐和单调的工作，需要企业在档案管理方面投入一定的人财和物力，这样长期以往，企业也会在管理模式上和经济效益上造成因成本巨大投入，且得不到一定回报的问题，这对于注重盈利的企业来说是不可取的，这时企业就会需求合理的解决方法，既要合理地对企业档案进行管理，又要避免企业人力、物力投入的巨大浪费。新型外包业务的投入在很大程度上为企业的档案管理工作得到了有效缓解，企业可以将自身的档案管理通过外包的形式委托于专业档案管理机构，进而实施更为科学和有效的管理服务。这样不但节约了企业的成本，有效满足了企业的需求，而且能够促进企业的工作效率和市场核心竞争力。

四、企业档案管理社会化的表现形式

1.使企业档案管理工作更加趋于集中统一

企业档案管理的社会化与传统的档案管理模式相比较，其有着更加明显而突出的管理模式，其中较为突出的特征就是使得企业档案管理工作更加趋于集中统一，这样不仅能够有效降低了相关企业的档案管理人力、物力等成本支出，又能使得企业档案管理工作变得更加科学化和更加便捷。传统的档案管理模式，主要的管理依据就是根据企业人员的文化程度及工作级别有效进行划分，该管理模式形式过于单一，有很多不到位的问题，但是目前企业档案管理的社会化是主要通过社会上专业档案管理机构对企业人员的档案进行管理，实行的是集中和统一管理的模式，这种管理模式的革新有效避免了在档案管理过程中出现的混乱现象，使得现代企业档案管理工作变得更加专业化、科学化和规范化。

2.使企业档案管理工作更加趋于高效便捷

现代企业档案管理工作的主要内容不仅仅体现的是企业人员的身份、背景等资料特征，同时体现了企业的知识和信息资产等关键环节，能够运行良好和顺利开展的企业档案管理工作在很大程度上可以有效促进企业的管理、生产及经营等工作。因此，可以在确保企业档案管理工作完整、系统和安全的基础上，科学、高效、便捷地开展社会化企业档案管理模式的统一管理。随着科学技术的突飞猛进，在企业档案管理的社会化过程中逐渐引入了新科技进行有效管理的模式，切实把企业档案管理工作与网络化管理模式充分结合，进一步实现了数字化管理模式，有效确保了企业档案管理工作趋于高效和便捷，也极大提升了档案管理效率。例如，使用网络化的管理模式中，如果企业内部人员进行工作调动或者入职、辞职等情况下，使用网络化管理模式就可以使比较繁琐的档案管理工作变得更加合理化、简洁化，最大程度简化了工作流程，提升了工作效率。

五、结语

综上所述，企业档案管理进行社会化是当前各类企业在档案管理市场上所经的必然发展，这不仅保证了档案管理逐渐趋于科学化、规范化，最大程度降低了企业档案的管理成本，又为社会提供一定的就业机会。虽然当前的发展中仍然面临着诸多不足和问题，但是只要强化档案管理工作，提高思想认识程度，健全完善企业档案管理社会化相关举措，对于企业的发展和档案管理有着十分重要的指导意义。

参考文献

[1]　史江，刘婷婷.企业档案管理社会化问题初探[J].档案学通讯，2010，（5）：81-83.

[2]　白爱云.企业档案管理社会化问题初探[J].新西部（理论版），2013，（6）：73.

作者：于世奇 单位：吉林省石油化工设计研究院