高职院校档案管理水平实探

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【摘要】本文从心理因素角度研究高职院校档案管理，发现高职院校档案管理工作中存在档案管理人员缺乏对档案工作的职业认同感、档案管理人员存在自卑心理、档案管理人员在服务工作中情绪波动大、档案需求者缺乏档案意识、档案需求者对高职院校档案管理人员存在不信任心理等5个方面的问题。从而提出加强心理暗示，提升高职院校档案管理人员的职业认同感；提倡意义学习，增加高职院校档案管理人员的知识水平；加强情绪管理，提高高职院校档案管理人员的情绪管理能力；以德服人，提高高职院校档案管理效率；提高全社会的档案意识等5种提高高职院校档案管理水平的策略。

【关键词】心理因素；高职院校；档案管理；实探

一、心理因素对高职院校档案管理工作的影响

随着知识经济的到来，管理心理学理论和档案管理理论相结合，研究高职院校档案管理过程中档案管理人员和档案需求者的行为表现和原因，旨在提高档案管理人员的工作积极性、催化档案服务决心、实现最佳档案服务效果，提高档案管理人员的能动性，了解档案需求者的内心想法。如果我们能够洞察档案管理人员和档案需求者的真实心理想法，就相对应地能够制定出管理档案管理人员、档案工作的科学的方法。

二、高职院校档案管理工作中存在的问题

档案管理离不开人，档案服务离不开人。从心理因素角度研究高职院校档案管理，就是从管理心理学角度研究档案管理人员和查档者。从心理学的角度来审视，高职院校档案管理工作中存在的问题有：

1.高职院校档案管理人员缺乏对档案工作的职业认同感

职业认同感是心理学的专用术语，一个员工的守信度、积极性、自豪感和责任感就是受职业认同感的影响。在调查中发现，档案管理人员存在缺乏对档案工作的职业认同感的现象，如：觉得档案工作并不重要，对档案工作的发展不认可，对自己的档案工作没有成就感，对档案工作的前景缺乏信心，有种被打入冷宫的感觉，总是逃避工作任务，不安于所处境况，时刻关注各类人事考试信息，寻找机会跳槽换到别的单位工作或是调整在本单位的工作岗位。

2.高职院校档案管理人员存在自卑心理

在高职院校里，领导对教学类业务工作极为重视，而对档案管理工作却比较放松，一般来说，单位领导总将档案工作全权交付档案管理人员处理，由于上级从不进行监督或评估导致档案管理工作不受人重视，造成档案管理人员缺少培训、进修、晋升机会，专业能力得不到提高，待遇长期得不到改善，久而久之，档案管理人员产生自卑心理，总觉得理想和现实存在巨大差距，心理由刚开始刚入行时的豪情万丈变为一蹶不振，在工作和生活中缺乏自信，做事畏手畏脚毫无主见，整日毫无生机，故意疏远同事，对集体活动缺乏兴趣。

3.高职院校档案管理人员在服务工作中情绪波动大

高职院校档案管理人员在服务工作中面对形形色色的档案需求者，面对彬彬有礼、睿智豁达的档案需求者，档案管理人员一般能够根据其提供的信息找到目标档案，由于工作顺利感到思路明朗，精神舒爽；面对素质不高、固执粗俗的档案需求者，由于提供的信息不全或错误，档案管理人员往往不能找到目标档案，由于花了时间和精力却没有解决问题，感到苦闷、急躁。消极的情绪不仅能影响工作成效，影响自身的身体健康，甚至会将不良的情绪转移到同事身上，影响同事关系，影响工作氛围。

4.档案需求者缺乏档案意识

根据漳州卫生职业学院档案领取登记表，在2010年11月10日——2015年10月31日期间，到漳州卫生职业学院档案室办理档案派遣的有71人次，这些人均是自费毕业（结业）生，至少在2013年前毕业（结业），有的甚至已经毕业（结业）20年之久，为何毕业离校这么久但是档案仍然遗留在校？经过访谈2014年6月1日——2015年10月31日期间到漳州卫生职业学院档案室办理档案派遣的13人，他们均表示不知道自己中专阶段的档案还遗留在学校，由于工作晋升、考取职称等由相关部门告知应该办理档案派遣，才四处打听咨询自己的档案在何处。由此可看出档案需求者存在麻痹大意，缺乏档案意识，将对于自己人生及其重要的个人档案遗留在外，甚至漠不关心。

5.档案需求者对高职院校档案管理人员存在不信任心理

根据漳州卫生职业学院档案查阅登记表，在2010年11月10日——2015年10月31日期间，到漳州卫生职业学院档案室办理档案查阅的有260人次，其中28人次是由我院的教职工陪同办理查阅手续。档案利用工作是档案管理人员的常规工作，即使没有本单位同事的陪同，档案管理人员也会遵守职业规范，按规定为档案需求者查阅档案。这种行为是典型的对档案管理人员不信任的心理所促成，拥有这种心理的需求者认为找与自己和档案管理人员均熟悉的人引荐或陪同，查档过程会更加顺利，档案管理人员会认真对待他们的查档需求，接待他们会更加热情，至少心理上感觉比较有保障。

三、基于心理视角的提高高职院校档案管理水平的对策

1.加强心理暗示，提升高职院校档案管理人员的职业认同感

心理学家巴甫洛夫认为：“暗示是人类最简单、最典型的条件反射。从心理机制上讲，它是一种被主观意愿肯定的假设，不一定有根据，但由于主观上已肯定了它的存在，心理上便竭力趋向于这项内容。”[1]暗示潜移默化地影响着我们的生活，恰到好处地运用心理暗示可画龙点睛地提升高职院校档案管理人员的职业认同感。首先增加他暗示，如高职院校领导在公共场合讲话时可提及档案工作的重要性，表示对档案工作的支持和重视，这可提高整个单位的档案意识，增强高职院校档案管理人员的自主地位和职业认同感；其次，高职院校档案管理人员可加强正面的自我暗示，如每天工作的第一件事就是对自己说“档案是历史的化石，做好档案工作是功在当前，利在千秋的事”等等，以此加强爱岗敬业的职业道德，激发内部潜能，消除不利于工作的情绪，发挥高职院校档案管理人员力量。

2.提倡意义学习，增加高职院校档案管理人员的知识水平

1978年美国教育心理学家奥苏泊尔（D.P.Ausubel）认为：学习可以分为意义学习和机械学习，其分类的依据是学习者原有知识结构与新知识的关系。“意义学习就是将符号所代表的新知识与学习者认知结构中已有的适当观念建立非人为的和实质性的联系。”[2]高职院校档案管理人员的认知结构中已有档案及相关专业的知识，熟悉档案的收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等环节的理论，当档案管理人员学习有关档案知识的内容时，很自然地与原有认知结构中相应的表象、观念建立起联系。比如档案管理人员在学习归档文件的“编号”时，应该把握“对归档文件的每页纸进行编号”，在回顾已掌握的理论知识后，通过自己的观察后换种方式进行表述成“对归档文件的有字的页面进行标号，没字可不编”，从而牢固掌握了新知识。意义学习的方式有利于高职院校档案管理人员在重温旧知识的基础上，将新知识融入旧知识中形成系统的知识网络。

3.加强情绪管理，提高高职院校档案管理人员的情绪管理能力

可通过以下三个途径提高高职院校档案管理人员的情绪管理能力：一是保持良好的心态，相信正能量的广泛性，高职院校档案管理人员良好的情绪培养需要大环境的熏陶，不可被反面个例束缚住前进的脚步；二是提高承受挫折的能力，档案工作具有极强的机要性，在面对形形色色的查档者时，需要档案管理人员保持高度的警惕性和责任性，当被误解或是工作不顺心时，要微笑着面对挫折，保持稳定的情绪，以防做出过激的言行而造成不必要的麻烦；三是学会调整情绪，当工作不顺利时，对产生的不良情绪应该及时进行消化，用心关注自己的情绪，当发现有细微的变化时，要寻找产生情绪变化的原因，以便对症下药，千万不要忽视、压抑自己的情绪，可找领导、同事宣泄心中的不愉快，或是写日记，参加体育运动，文体娱乐休闲等活动转移注意力，使得不良的情绪有一个排泄的出路，从而稳定住情绪。

4.以德服人，提高高职院校档案管理效率

以德为先是中国古代管理心理思想的一个重要特征，先人崇善贤人治事，看重管理者的思想道德，以儒家为代表的古代管理心理学思想认为“德的主要内容是仁、义、礼、智、信，考察德的指标有十一项，即：强志、重信、轻财、守道、明察、诚实、自省、实干、谦虚、睿智、无私”。高职院校档案管理人员应该培育优秀的道德品质，严以律己，宽以待人，勤勤恳恳，任劳任怨，认真细致，以高度责任感对待工作，对档案需求者不搞区别对待，无论认识或不认识的、有经熟人引荐或没有熟人引荐的都一视同仁，急他人之所需，才能拥有较大的影响力和树立良好的威信，树立高职院校的形象，无愧档案事业。

5.提高全社会的档案意识

全社会档案意识的提高是做好档案管理工作的前提，也是归属。全社会档案意识的提高能为做好档案业务工作提供适宜环境，提高档案意识也属于档案业务工作之一。提高全社会档案意识也绝非一朝一夕所能达成，需要全社会的共同努力。首先，档案主管部门及档案业务部门应扩大档案的宣传，通过在公共场所举办宣传、咨询、有奖灯谜竞猜等方式让档案走进人们的视线，为人们了解档案提供途径；其次，档案业务部门如高职院校档案部门应依托档案业务工作，以做好档案宣传工作，自己的实际工作成效代表着档案界的形象，以娴熟、热情、负责的态度换来档案需求者的了解、信任、支持。

参考文献

[1]吴儿平，等．浅谈大学英语零班学习心理环境的构建——英语零班教学实践报告[J]．海外英语，2011(6):154-156．

[2]张宁．机械学习与意义学习的差异分析[J]．宿州教育学院学报，2010,13(4):75-82．

[3]张梦．试述奥苏伯尔在教育心理学上的主要观点[J]．河南财政税务高等专科学校学报，2004,18(6):52-53．

[4]薛锦霞．“以德为先”的管理智慧及其现代价值[D]．苏州大学，2003．

作者:吴君君 单位:漳州卫生职业学院办公室