综合性大学的学籍档案管理讨论

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【摘要】学生的学籍档案记载着学生的基本信息、学生在学校的基本动态、学生在学校的表现等信息，对学生的发展有着重要作用。随着招生规模的扩大综合性大学在教学方面也做出了很大的改革，学籍管理也面临着很大的挑战。新形势下，综合性大学档案管理应该以学籍档案法规为基本依据，做到规范管理的基础上，还应该做到技术创新，确保学籍档案的完整性、系统性和真实性。

【关键词】综合性大学；学籍档案管理；规范管理；技术创新

1前言

高校学籍档案建立于学生入学时，结束于学生毕业走向社会或其他高校。学籍档案记载着学生入学来源、在校学习成绩以及考核情况、学籍变动信息、及学生在校期间获得的奖惩信息以及学位授予信息等学生在校期间最基本信息。学生档案通常由各种基本入学资料、学籍变更材料以及学生奖惩材料等多种资料册组成，包含着学生在校期间的大量信息，全面记录并反映着学生在校期间的培养过程以及表现情况。学生学籍档案能够为学生就业、学位学历验证、学生深造提供依据。新形势下，各综合性大学都扩大了招生规模，并实施了适应形势发展的教育改革，先前的学籍档案管理方法已经不能满足教育改革的需求。加强并完善学籍管理是新形势下综合性大学的学籍档案管理人员所面临的一个重要任务。

2综合性大学学籍档案特点

综合性大学学科科目多，学生来自全国乃至世界各地，教育方法复杂，经常实行与其他高校实行学生交换培养、与高校以及研究机构联合培养等培养方式。这就决定了综合性大学的学籍档案具有庞大性、复杂性、动态性以及时效性四个基本特征。综合性大学在校学生人数多达数万人，学生来自全国不同地区，也有海外留学生，每个学生入学初期都带来了最基本来源信息，学校根据学生最基本信息建立学籍档案，学籍档案随着学生在校时间的递增信息量逐渐增加，通常每名学生学籍信息多达上千字，最后形成了一个规模庞大的信息库。面对如此大量的学籍信息，学籍工作人员需要大量的统计和记载工作，面临着巨大的压力。综合性大学由于开设学科较多，学科错综复杂，不同学科的学生学籍信息也有一定的差别，例如考核信息、学习动态信息等都有区别。另外由于综合性大学实行联合培养、交换培养等多种培养方式，导致学生学籍变动频繁，而且普通在校生学籍也有休学、复学、转专业等基本变动，因此学籍档案复杂而且变动频繁，学籍管理人员在学籍发生变动时应立即做出相应处理。学籍档案的时效性体现在学籍档案的建立、信息的采集以及学籍的调动都必须在限定的时间内完成，否则将会对学生的正常学习生活带来一定的影响。通常学生入学两周内即应完成信息采集并建立学籍档案，把学生的信息录入档案库。每个阶段都会产生新的学籍档案信息，都需要在规定的时间内录入系统;当学籍发生调动时，学籍档案管理人员应该立即做出相应的转入或转出处理。

3加强籍档案管理的措施

随着高校教育改革的进行，高校学籍档案管理存在的问题也逐渐浮现出来，建立完整而有效的学籍管理制度越来越受到重视。档案管理人员应该根据综合性大学学籍档案的基本特点，在规范管理的基础上采取一定的创新手段，建立一套符合学校实际情况以及学校发展动态的学籍档案管理方法，具体措施如下。3．1提高档案管理人员素质随着计算机应用的普及，目前高校档案管理采用电子信息库与基本材料库统一的方式。由于学籍档案信息量庞大，而且信息频繁更新，档案管理对管理员的素质要求越来越高。学籍档案管理应该按照档案管理法规进行，因此学校应该并在聘用专业技术较强的档案管理人员基础上，加强档案管理人员的培训，建立一套适合学校情况的管理方法。另外，应该合理利用档案管理人员资源，对于专业技术较强，计算机软件使用熟练的员工，应该作为管理带头人员;对于使用计算机有困难的、有经验的老员工可以管理基本资料。3．2加强师生对档案管理重视多数高校，师生往往忽略了对学籍档案工作，使档案管理人员在采集信息时困难重重。由于综合性大学学生来自世界各地，在采集档案信息时学生及时汇报信息、语言交流等方面都需要师生的配合。因此，学校应该加强师生对学籍档案的重视。每年入学初期学校应该组织全部新生接受学籍档案建立的宣讲，并印发学籍档案建立流程的基本资料发到每一个学生手中。另外，由于综合性大学学科复杂，学校应该配合学籍管理人员合理安排信息采集及上报时间，确保按时完成学籍信息建立工作。在学校的网站以及报刊栏等位置应该做出档案建立的宣传，让每一位师生都了解并重视学籍档案管理的重要性。3．3加强学籍档案管理的交流各高校都会建立一套符合自身情况的学籍档案管理制度，学籍档案管理关系到每一位学生。在新形势下，各高校都会进行一定的教育改革，改革进度也大不相同。随着改革的进行，原有的管理制度就会表现出一定的落后性。由于各高校的档案管理方法都具有自身的优点和不足，加强学校档案管理的经验交流，不同学校管理人员相互学习、相互讨论，可以快速查找自身管理方法的不足，并借鉴其他学校管理方法的优点，从而逐渐完善自身的管理方法。3．4加强档案管理方法的创新随着高校的发展，原有的档案管理方法虽然可以基本满足学校需求，但需要学校投入大量的人力。在科技技术不断发展的今天，档案管理人员应该不断摸索新技术，结合原有的规范管理方法，建立一套快速有效、更新速度快的档案管理方法。随着云技术的开发，档案管理已经不再需要大量的存储设备，而且进行云备份后档案不会出现数据丢失后重建的失误。另外，可以利用专业技术开发一套适合学校基本情况的搜素方法，使档案管理人员能够快速查找每一个基本信息并对其进行更新。因此，采用新技术新方法不仅可以减少档案管理工作中出现的错误，还可以提高档案管理的效率。

4结语

学生学籍档案管理关系到每一个学生的切身利益，也是高校教育成果的基本体现。新形势下，综合性大学的学籍档案管理已经成为一项业务繁琐而且方法复杂的工作，原有的档案管理方法也需要随着教育的改革而革新。档案管理人员应该有专业的理论知识，掌握《档案法》的基本条款，并能够结合新技术实施创新，的管理方法。另外学校还应该加大对档案管理的重视，加强培训，加大投入，并积极与兄弟院校的管理方法交流，这样才能建立一套符合形式发展的学籍档案管理方法。

参考文献:

［1］乐兰珍．学籍档案管理问题的思考［J］．兰台世界，2007(5)．

［2］殷涛．如何提高高校学籍管理工作水平［J］．重庆文理学院学报，2010(3)．

作者:白江欣 单位:河南中医药大学