中职档案管理存在的问题探究

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摘要：近年来，随着中职教育的飞速发展，中职学校档案管理工作显得相对滞后。本文从中职学校档案管理工作的作用、内容、存在的问题以及改进措施等方面进行论述。

关键词：中职学校；档案；

管理档案是学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字材料、图纸、表格、计算数据、声像资料等，包括文书档案、教学档案、财务档案、人事档案和基建档案等，是学校管理和发展过程中的重要信息资源。档案管理是学校管理工作的组成部分，是维护学校经济利益、合法权益和记录发展历史的重要途径。本文从中职学校档案管理工作的重要作用、存在的问题以及对策等方面进行了论述。

1档案管理工作内容及作用

中职学校档案管理工作是指用科学的原则和方法管理档案，为学校各项事业服务，基本内容包括档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用等。中职学校档案可清楚地记录学校建校史、发展史、教学科研史，同时也反映出几代人为培养技术人才而奋力拼搏的精神以及走过的曲折道路，具有非常重要的研究价值和实用价值。

2当前中职学校档案管理工作存在的问题

2.1认识不深一些学校的教职员工对档案管理工作认识不足。

教师手头有相关资料却不愿意交到档案室，认为自己保管用起来方便，其实没有经过整理归档的文档更容易丢失。

2.2设备简陋

由于中职学校特点，学校资金主要用于教学设施的更新和添置，对档案管理工作投入较少，硬件设备落后，很多中职学校档案室没有密集架、扫描仪、刻录机、专门存放光盘的柜子、打印机、复印机等设备。

2.3资料收集不完整

外出参加会议的教职员工不能及时把会议文件交给档案管理人员归档，而档案管理人员对学校外派人员参加会议的情况不了解，导致会议文件未被及时归档。各处室平时没有档案管理意识，致使许多重要文件资料收集不完整，如新生记录简表、学校组织的各项活动记录、照片、图像等没有及时收集、统一保存，时间一长便渐渐遗失了。

2.4档案资源利用不够充分

保存档案是为了使用，如果只存不用，档案就失去了存在的价值。只要充分利用档案，就可以发挥档案材料的价值，也能引起领导对档案管理的重视，扩大工作影响力。而目前档案室多是守株待兔，消极等待使用者查阅档案，而没有挖掘自身的资源优势，变被动为主动，为职工提供便利的档案或信息利用途径。

2.5管理缺乏规范性和科学性

中职学校档案管理人员缺乏档案管理方面的专业知识，很多人没有经过专门的培训和进修，对各部门的档案管理缺乏科学系统的规划。管理人员在平时的工作中不注意收集资料，导致教学资料不齐全、不完整。在上级教育、行政部门来校进行教学评估时，学校为了补上一些档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补做档案，这不仅造成很大的浪费，还给正常的教学工作带来了一定冲击，同时使档案资料的真实性大打折扣，失去了档案管理的真正意义。

2.6电子档案管理存在漏洞

目前很多中职学校对电子文件的归档程序不规范，存储过于分散，未完成集中脱机保管，如果计算机系统出现问题，电子文件可能丢失；一些学校的电子文件只是简单地保管在计算机硬盘存储器上，或以软磁盘作为电子文件存储介质，一旦系统出现问题或软磁盘遭到损坏，极有可能使电子文件遭到毁坏甚至全部丢失。

3对策

3.1积极开发档案资源

为了使档案资源直接服务于学校教育教学，档案管理人员应齐心协力，充分利用学校资源优势，扩大档案、信息收集范围，为学校管理、教育、教学和教研工作做出贡献。如利用学校校庆的契机编写校友通讯录，收集历届校友名单及通讯地址，平时加强沟通交流，从而扩大学校教育的外延，提升社会声誉。再如，档案管理人员根据日常工作需要，将学校人员安排、党员名单、教育教学论文制成表格、汇辑成册，对迎检、争创等各类工作都有细致的归档，使学校基本情况和各种成果一目了然，为工作创造便利条件，更好地服务于广大师生。档案管理工作在学校各项工作中处于相当重要的地位，加强档案建设有利于提升学校管理工作整体水平。

3.2增强档案管理意识，健全各项管理制度

（1）学校领导要经常向全体教职工宣传《中华人民共和国档案法》，通过举办档案管理讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工档案管理意识。

（2）制定明确的岗位目标责任制，使各部门重视档案的收集、整理、归档。

（3）建立档案收集、保管、立卷归档和借阅制度，真正实现资源共享。

（4）设立档案工作领导小组，由学校主要领导担任组长。将具体工作层层分解，落实到人，保证时时有记录，事事有依据。营造全员参与、全过程管理，人人重视收集、保全档案的良好氛围，形成一个组织有序、规范、完整的档案管理体系。

3.3培养高素质档案管理人才

档案管理工作是一项科学性强、知识面广、标准高、要求严的工作，而且部分档案资料在一定时间内具有一定的保密性。档案管理部门在某种意义上属于机要科室，因此要求档案管理人员不仅有较丰富的专业知识，热爱本职工作，还具有严格的组织纪律观念、保密意识和责任感、使命感。特别是随着《中华人民共和国档案法》《档案管理条例》的颁布实施，档案管理工作走上了法治化的道路。同时，档案管理人员要改变陈旧的服务观念，把“你来我找，找到说有，没有说无”这一工作思路变为“主动出击、上门服务”的工作思路，使各处室人员树立“我为档案，档案为我”的新观念。总之，档案管理工作在学校管理工作中处于相当重要的地位，档案管理工作水平是衡量学校工作成绩的标准。随着社会的进步和科学技术的发展，教师和学生对档案信息的要求会更高，档案管理人员应严格要求自己，使教学档案发挥更大的作用

作者:杨丽芳 单位:临夏州卫生学校