医院人事档案信息化管理的思路研究

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【摘要】人事档案管理作为医院管理中的重要组成部分，对医院的整体管理水平有很大的影响。随着网络信息技术的不断完善，计算机技术被广泛地应用于各个领域当中，医院也深刻认识到了信息化管理在人事档案管理中的重要作用，不断完善医院的人事档案信息化管理系统，推动医院人事档案的现代化发展。

【关键词】医院；人事档案；信息化管理

医院的人事档案中主要记录了医院工作人员的工作表现、工作能力、工作水平、综合实力等方面的信息，是医院选拔人才时的重要参考依据。现阶段医院发展的功利性比较严重，医院领导过于重视医院发展中的具体事务，忽视了人事档案管理的重要性，人事档案无法作为选拔人才时的重要依据，不利于医院综合实力的提升。目前，我国医院正在针对人事档案管理工作进行改革，加强人事档案的信息化管理，保证人事档案的重要作用。

一、我国医院人事档案管理存在的问题

（一）人事档案查询效率低。造成医院人事档案查询效率低的原因主要有两个：一是医院职工多、档案多，查找起来有很多的不方便之处；另一个是医院的人事档案中仅仅包括人事信息，想要获得比较全面的资料还需要到相对应的科室进行查询。医院在进行人事档案管理的时候，人事部门只会对职工的人事信息进行记录，其中涉及到的内容非常少。而职工其他部分的资料信息则分散在各个部门当中，如果医院想要获取某个职工的档案信息，需要到各个部门中调取与这名职工相关的资料，然后再从很多资料中筛选出自己需要的信息进行使用，这种大范围的档案查询方式大大降低了人事档案的查询效率。

（二）无法保证人事档案的安全性。传统的人事档案管理还停留在纸质化的阶段，不仅会增加人事档案管理人员的工作量，降低人事档案的查询效率，还有可能造成人事档案信息泄露的风险。很多医院为了尽可能地避免出现人事档案信息泄露的情况，当人事档案管理人员对人事档案进行整理的时候，都会委派一名跟随人员对其工作过程进行监督与管理。但是，这种方式并不能够有效地预防查询人员的不轨行为，毕竟跟随人员不可能无时不刻对查询人员进行监督，而且还有可能出现跟随人员与查询人员串通一气的情况。一旦人事档案被销毁或被篡改，又没有备份，对于日后人事工作的开展会有很大的影响，对档案当事人的影响更为严重。

 （三）归档和管理具有一定的困难。医院职工的人事信息经常会出现各种各样的改变，像是学历提升、年度考核记录等，在进行这些信息整合的过程中，无法保证一次性整合结束，给人事档案的归档增加了很大的难度。另外，由于医院人事档案管理都是纸质化，而且都是整卷归档，但是在查询的时候只会针对其中的一些内容进行，所以在查询过程中无法及时地找到所需要的信息，浪费了大量的时间，影响人事档案管理的进度。

二、我国医院人事档案实施信息化管理的思路

（一）全面推广医院人事档案的信息化管理。医院在进行人事档案管理的时候，应该充分利用计算机技术，通过计算机技术进行人事档案输入，不仅能够避免人工抄写出现的错误，还能够将档案人员从繁重的劳动中解放出来，为人事档案查询与管理都节省了很多时间，对于提升档案人员的工作效率有很大的帮助。另外，将医院人事档案存放在计算机中，有利于材料的完整保存，延长了档案的使用寿命，即使档案出现被销毁的情况，也有相对应的备份，不会造成非常严重的影响。

（二）建立规范化的人事信息系统应用软件。医院应该积极地进行人事信息系统应用软件的开发，建立完善的数据资料库系统，在规章制度的约束下进行人事档案信息的采集与整理，确保人事档案信息的准确性与可靠性，并且将完整的信息输入到计算机当中，利用人事信息系统应用软件进行自动化管理，节省了很多不必要的中间环节，提升了人事档案的使用效率。另外，医院还应该定期对人事信息系统应用软件进行调整与升级，将更加成熟的计算机技术应用在软件设计当中，推动医院人事档案的信息化管理。

（三）聘请专业的计算机管理系统应用人才。为了更好地发挥出信息化管理在医院人事档案管理中的重要作用，医院应该聘请专业的计算机应用人才，将计算机应用技术的灵活使用作为人事档案管理人才的招聘标准。不仅能够为医院招纳更多计算机应用人才，提高医院的综合实力；还要招收到计算机应用技术培训的导师，专门对人事档案管理人员进行培训，全面提升人事档案管理人员的综合实力，对医院人事档案的信息化管理会有很大的帮助。

三、结语

综上分析可知，信息化管理在医院人事档案管理中的应用非常重要，与传统的人事档案管理方式相比具有很多的优势，能够更好地对医院的人事档案进行归档，保证医院人事档案的信息安全，减轻了人事档案管理人员的工作强度。现代医院应该全面推广人事档案的信息化管理，建立规范化的人事信息系统应用软件，聘请专业的计算机应用人才，确保人事档案在医院中的重要作用能够充分发挥出来。

【参考文献】

[1]耿聪.试析医院人事档案实施信息化管理的优势[J].黑龙江科技信息,2016（19）:180.

[2]刘小瑕.浅议医院人事档案实施信息化管理的优势[J].人力资源管理,2014（04）:206-207.

[3]关力.医院人事档案信息化管理的思路[J].中国病案,2013（04）:37-39.

作者:张宁 单位:湖北汉川市人民医院