文书档案管理途径
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【摘要】
近年来，随着信息化进程的不断加快，机关事业单位文书档案管理工作也在渐渐创新，创新后的文书档案管理工作，不仅优化了档案管理质量，而且还能促进机关事业单位有序运行。本文分析了文书档案在信息化背景中存在的管理问题，针对问题探究信息化背景下文书档案管理工作的创新途径。
【关键词】
信息化；文书档案；管理；创新
文书档案管理是机关事业单位经营管理工作的主要内容，做好文书档案管理工作，有利于优化机关事业单位整体管理效果。但是，在信息化背景中，文书档案在实际管理中存在一定问题，进而降低了档案管理效率，影响了机关事业单位持续发展。由此可见，本文探究信息化背景中该工作的创新，具有重要性和迫切性。
一、文书档案在信息化背景中存在的管理问题
（一）管理观念淡薄。由于文书档案是机关事业单位档案的基本组成部分，利用信息化技术管理文书档案，这不仅会提升档案管理水平，还会提高档案管理效率。但是，机关事业单位的大部分领导者在淡薄文书档案管理观念的引导下，经常出现各种工作问题，并且对于发生的工作问题不能合理解决、高效处理，进而浪费了不必要的工作时间，弱化了档案管理优势。（二）管理流程复杂。传统人员参与文书档案管理的现象较为常见，工作人员操作先进信息设备的过程中，由于自身专业知识不足、设备操作经验有限，进而造成对信息设备的掌握不熟练和运用率不高，工作人员只能按照传统流程进行档案管理，这不仅延长了管理时间，而且还浪费了信息设备资源，导致文书档案管理效率得不到提高，影响了机关事业单位管理的整体进程。（三）管理保密性较低。由于电子文本资料分类形式众多，对多样性文本资料管理的过程中，存在一定的信息泄露风险，进而降低了管理保密性。与纸质文书档案相比，这种类型的档案存在一定改动可能，并且改动的文书档案不易被发现和察觉，这在一定程度上降低了档案的真实性，如果错误档案信息被用于工作需要，那么工作质量也会大大降低，导致后续工作出现些许问题。
二、信息化背景下文书档案管理工作的创新途径
文书档案工作具有明显的服务性，信息化时代中创新工作形式、改变工作手段，有利于缩短工作时间、提高规定时间内的工作效果。（一）强化管理认识。通过加强文书档案信息化管理认识来开展实际的文书档案管理工作，即借助信息技术进行档案管理，并以先进思想指导档案管理工作，在发挥技术优势的基础上，实现文书档案管理信息化。所以，无论是机关事业单位的领导者还是工作人员首先要强化对该项工作的认识，提高对这项工作的重视程度，将其纳入机关事业单位发展战略的一部分，在先进思想的引导下，促进文书档案管理工作顺利进行、有序开展。在强化认识的同时，还应适当投入文书档案管理建设资金，加大先进设备的引进和使用，以此实现文书档案管理的合理分类和秩序整理，促进文书档案向信息化方向发展。（二）构建科学化管理平台。之所以要对文书档案进行科学管理，主要是为了充分发挥档案资源的利用价值，实现档案信息的全面挖掘。争取在内容上不断丰富、服务上不断优化、技术上持续提高，借助网络优势以及媒体优势，进而提高档案信息的利用率。因此，机关事业单位要构建科学化管理平台，通过平台对文书档案规范搜集、整理、分析和应用，此外还能通过平台实现文书档案的在线阅读、信息整合、信息库建立、档案销毁以及库房管理等丰富性功能。在文书档案信息系统方面，要做好三方面工作，分别是档案加工系统、存储系统以及保密系统。加工系统：在结合文书情况的基础上，优化档案加工设计，形成完善的加工系统，该系统主要提供信息查询、文件处理等帮助，以此减轻工作人员的工作任务，合理分配管理时间。存储系统：信息化设备能够在文书档案数据库建立中发挥积极作用，通过数据库将文书档案妥善存储。同时，还能实现档案便捷化检索。此外，还能确保档案格式统一化、规范化，进而发挥档案信息利用率。保密系统：专业人员将精心设计后的软件应用于文书档案资料分类管理工作中，同时对其进行相应的权限设置，确保文书档案信息的安全性和保密性，在此基础上进行档案信息共享和应用。（三）成立高素质管理队伍。文书档案管理者是确保管理工作有序进行的主体，为了实现文书档案的信息化，有必要成立高素质管理队伍，在这一队伍的带动下，提高文书档案工作的准确性，促进文书档案管理工作规范化进行。与此同时，机关事业单位定期对文书档案管理工作人员进行培训，聘请专业教师开展具体的培训工作，使员工在实际档案管理工作中规范工作行为、端正工作态度，提高工作人员对先进设备的掌握能力和运用能力，提高工作人员对先进设备的应用率。除此之外，有条件的机关事业单位还可以为员工提供外出实践机会，通过实践借鉴文书档案管理的经验，提高工作人员自身的工作素质和工作能力，开阔工作人员的视野，进而会促使员工在文书档案管理的过程中不断积累经验，增强工作责任感，减少工作失误。
三、结论
综上所述，文书档案管理工作在信息化背景中，通过强化管理认识、构建科学化管理平台以及成立高素质管理队伍等措施开展工作内容，这不仅能够提升文书档案管理的数字化水平，而且还会提升档案信息资源使用率，进而优化档案信息管理工作效果。这对于档案管理工作可持续发展具有重要意义。
【参考文献】
[1]曹建波.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].兰台世界,2014(S6):1+4.
[2]林李霞.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].办公室业务,2014(03):154-155.
[3]李凤.浅析文书档案管理工作的创新[J].办公室业务,2014(05):72-73.
作者:刘晓艳 单位:烟台市芝罘区住房和建设局
