医院档案管理问题及对策

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【摘要】

医院档案管理是医院管理模式改革的重要组成部分，其核心内容是整合资源、强化服务与创新体制。在现有的管理模式下，存在信息化建设滞后、标准体系建设不完善、管理意识淡薄、设施匹配不足等问题，亟待改进，各个问题在新的医改背景下都面临较大的挑战。本文在研究中对医院档案管理的现代化问题进行了剖析，针对问题提出了整体性的对策，以期能够更好地促进医院档案管理的发展和医院整体工作的进步。

【关键词】

医院；档案管理；现代化；问题；对策

医疗改革近两年在我国各地的医疗体系中逐步落实，政府和民众日益深化了对医疗体系的关注，新的医疗体制下医院的各项管理工作都面临着更大的挑战和更高的要求。医疗档案作为医院的一种特殊信息资源，是医院各项活动的总记录，不仅包括文件、图表，也包括各类影像资料和磁盘信息等，是临床医学的重要依据。医院档案管理是医院整体管理的重要组成，加强医院档案管理的现代化建设可以提升医院整体管理的科学化水平，纠正以往档案管理的诸多弊端，提升医院档案的连续性、完整性、科学性和有效性。

一、传统医院档案管理存在的问题

（一）体制不健全，标准不统一。当前各地的医疗单位中存在的共同问题是档案管理制度不健全，操作标准不统一。医疗设备的档案管理工作缺少应有的技术规范。档案管理工作主要涉及到档案室、使用科室、职能科室等，但是各个科室之间缺少明确的分工，未能协调工作，各个科室的功能未能充分发挥，机构设置相对混乱，多个部门之间的档案既没有进行人员分开也没有进行信息整合，难以保证完整性和联系性，经常需要重复收集信息，浪费资源的同时增加了管理的难度，难以实现科学化管理。（二）缺少专业人员，缺乏专业精神。很多医院在进行人事变动时，往往对医院档案管理人员重视较少，大部分从业人员都不是专业的档案管理人员，很多是从医技、护理、行政等其他部门转行到档案管理的，这些人员的流动性较大，文化水平存在较大差异，转职或兼职从事档案管理的人员往往对工作缺乏专业精神，重视程度不足，不能够将全部精力投入到档案管理工作当中，致使档案管理工作进步缓慢，难以在原有基础上有所创新。同时，兼职从事档案管理工作的这些人员在档案法制方面意识薄弱，工作时难以做到有法可依、有章可循。（三）现代化管理水平低。受到当前医院档案管理机构设置混乱分散的影响，从事档案管理的人员大都缺乏专业精神，进行档案管理的现代化步伐十分缓慢。传统的档案管理使用单一的手工数据录入和提取，出现错误的概率较高，对数据的准确性保障较差，在新的医疗改革形势下，这一现状很难适应发展的需要。实际工作中，多数医院将重心放在医疗设备的引进、考察和论证上，在设备引进完毕后只注重设备的验收和调试，对设备档案管理不当，未设置专门的人员进行设备档案的管理，致使设备档案资料收集不全或丢失。（四）重管理轻使用。当前很多医院在档案管理上存在重管轻用的情况，能够收集的档案在后期很少被再度使用，档案的信息资源未得到开发，浪费了很多对教学、医疗、科研有意义的病历档案。不能够充分利用医疗档案的信息便使得医疗档案的管理失去了意义。传统的档案管理在信息查找方面存在困难，难以找全信息，重管轻用的现象影响了医院档案管理的进一步发展。（五）重视度不够，利用不足。医疗工作往往是医院中所有工作的核心，医院的全部精力和投入都放到医疗工作中，因此很容易忽视档案管理工作，很多领导干部没有在思想意识上重视档案管理工作，在将医院的经济利益放在首位的同时没能考虑到医院卫生档案对医院未来发展前景的重要作用，意识不到档案对医疗经验的传承和对科研工作的支持效果，便容易忽视对医疗卫生档案管理工作的投入，从而自上而下导致档案管理工作者也缺乏对工作的热忱和重视，必要的时候不能够与时俱进，只能够按照固有工作思路来，得过且过，致使很多档案室在医院中形同虚设。（六）档案管理不规范，归档内容不清晰。在社会日益发展的背景下，医院的卫生档案管理工作却依然呈现着旧的态势，标准日显陈旧且缺少规范，档案管理工作者对档案内容的界定存在偏差。大部分医院在收集管理档案时都是根据自己一时的需要进行分类，有很大的随机性和盲目性。很多具有价值的医疗卫生档案资料未能够得到应有的重视，造成了档案的完整性缺失和资源的浪费。随着医院档案管理工作的要求不断提升，医院必须制定出一套系统的、规范的、标准的管理模式才能够适应新形式下医院经营管理的要求。（七）管理制度不完善，归档不及时。很多医院在进行管理体系考核时，未能对考核的具体内容进行明确的规定，在档案管理组织架构、管理流程、管理制度、管理人员职责分工等方面都不是很明确，对档案管理人员的考核评价措施也欠妥。这样的考核体系下，极易造成管理措施不完善、制度不到位的问题，影响档案管理者的工作积极性，使得在进行档案移交、收集、管理时工作难度加大、工作效率降低，影响医院对档案信息的充分利用。（八）机制不完善、信息安全无法保障。很多医院现行的档案管理依然停留在各个临床科室分别管理的状态，缺少统一的监管机制。这样的管理方式很明显缺乏规范化，难以发挥档案信息资源的规模化优势，对档案信息的安全问题也难以保证。一旦出现借阅档案人员不按期归还，便可能出现档案遗失的问题，丧失档案的宝贵价值。

二、医疗档案对医院管理及医院发展的意义

（一）为医院的管理工作提供发展动力。医疗档案可以看做是医院的一种无形资产，对医院的管理有很强的精神推动效果。医疗卫生档案对医院的可持续发展至关重要，能够贯穿医院的科研、临床、经营、管理等各项实践活动中，对其的完整记录和管理能够为医院的发展增加可持续的源动力。同时，医院的档案资料中还包含了丰富的科研潜力和智力结晶，将这些宝贵能量用到医院的管理实践中不仅能够带动医院的全体职工增强工作的积极性，更能够帮助员工发挥创造性和主动性，对医院的科学化、现代化发展创新大有裨益。（二）是医院管理工作的信息来源。医疗档案能够真实地记录医疗过程和医疗现象，让所经历的疾病有据可循，为研究者提供病理规律和病症表现，帮助其找到内在规律。凭借真实的医疗卫生档案，医务人员能够对病症的过往、现状及未来表现进行研究和推算。医疗卫生档案可以通过彩图、影像、表格、数据以及文字等更为真实地表现出科研、教学、医疗所需要的信息，这些信息能够作为原始素材来为医疗技术水平的提升和服务质量的加强发挥作用，医疗管理者能够通过对医疗卫生档案的研究来全面协调医院的可持续发展。（三）医疗档案为医院管理者提供科学决策依据。在进行医院的日常管理工作中，档案管理工作和档案信息工作本质上应当渗透到每一个工作环节，通过各类档案信息的传承能够高效地促进医院各项工作的发展，使得各项工作事半功倍。合理利用医疗卫生档案不仅能够促进医疗质量的提升，更能够为新技术和新业务的拓展提供原始依据，切实保障医院各项工作“以质量为核心”的目标要求。此外，医院档案管理工作还可以推动整个医院各项工作的规范化、系统化和科学化，促进各项决策的制定，提升医院管理者的水平和能力。（四）开发利用档案应为医院发展战略服务。医院档案管理工作能够真实地反映出医院的发展和建设历史，是提升医疗质量和技术的必备条件。在制定医院的长期发展战略和工作目标时，医院管理者要依托医院档案，从档案资料中获得必要的信息支持和保障，以保证医院发展规划的可行性和可持续性。

三、新形势下医院档案管理工作新思路

（一）健全档案管理制度，规范管理模式。建立健全医院的档案管理制度需要从多个方面着手：首先，要完善对档案的保管和使用制度，制定适当的保管标准，制定相应的管理考核标准，充分调动相关工作人员的从业积极性。其次，要制定符合医院实际情况的管理制度，挑选管理经验相对丰富的人员从事档案管理工作，必要时给予一定的技术支持和指导，组建档案管理小组，通过广泛征求各科室的意见来完善档案管理制度，创设规范化的管理模式，让医院的档案管理工作更加规范和完整。（二）强化管理意识，提高业务水平。医院档案管理人员的业务水平直接影响医院的档案管理质量。医院档案管理工作，并不是将各临床科室的档案简单集中起来进行保管，而是将医院档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化，这就要求档案管理人员具备一定的业务水平。但当今医院档案管理人员素质普遍较低，医院可通过组织业务培训等方法来强化管理人员的管理意识。档案管理工作人员也应定期进行考核，制定奖惩制度，充分调动工作人员的积极性，使其热衷于档案管理工作，有利于发挥档案管理的创新性。提高医院所有人员对档案的管理意识，得到领导的支持，提高全院对档案管理的重视，同时还应提高档案管理人员的法制观念。（三）引进现代化档案管理技术。现代化设备的引进不仅能够提升档案管理工作的效率，更可以大大减少档案储存的空间，增加操作便捷性、提升存储安全性，大幅度节约医院的人力、物力、财力，提升档案管理工作效率。通过电子形式存储医院档案，可以扩大存储范围和内容，延长存储时间，并且能够方便检索和使用，促进档案资料内容的综合运用。

四、结语

总之，在当前医疗改革不断推动的形势下，医院档案管理工作的重要性越来越凸显。对医院档案管理工作的积极探索和努力创新不仅是适应医改的要求更是社会的需要。医疗体系内的各个医院要提升对医院档案管理工作的重视程度，提升从事档案管理工作人员的数量和质量，充分利用档案的信息并发挥其作用，让档案管理工作高效辅助医院的整体工作，促进医院发展。

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作者:张洪涛 单位:菏泽市立医院