学校文书档案管理信息的电子化应用

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【摘要】学校文书档案管理电子化已经成为发展趋势，只有形成完善的档案管理工作体系，切实引进先进的电子档案管理技术，不断加强专业档案管理人员的培训，才能克服传统档案管理的弊端，提高档案管理工作的质量。

【关键词】电子档案；管理工作，提升策略

本文从文书档案管理电子化应用的意义出发，在分析以往电子档案操作实践问题的基础上，探索有效的电子档案管理工作思路，切实提高电子档案管理的有效性。

一、学校文书档案管理信息电子化的意义

（一）满足学校未来发展需求。学校文书档案管理的信息化对学校快速有效运转，构建完善的学生服务体系，满足上级机关收集掌握基层学校运行状况与教育工作质量水平有重要意义。档案信息化管理也是促进中学教育事业快速发展的重要手段。首先，通过文书档案的信息化整理存储工作，更好适应了云计算时代的到来，满足了中学教育创新化发展需求，它不仅实现对所有文书档案、学籍档案、科技档案、基建档案、荣誉档案和人事档案等类目的分类整理存储，而且可以实现档案数据信息资源的再开发，有利于梳理校内外信息流转运行中的问题。其次，档案信息化是优化中学管理工作的重要手段，通过数据信息的检索可以减少学校行政工作量，满足学生和家长日益增长的对档案利用的个性化需要，为学校行政决策提供依据。

（二）促进各项业务深入开展。档案信息技术可以辅助学校做好安全防火、教学设备采购、水电资源使用、校舍设备维修、固定资产报备、财务信息等档案数据信息的管理工作。信息化管理不仅可以提高上述行政工作的数据信息检索效率，可以解决传统人工管理中数据收集不完善。首先，通过信息化的存储方式更大程度上节约档案资源占用空间，可以提高数据信息的安全性，特别是在云存储模式下，有效避免档案丢失现象。其次，在上级教育行政机关垂直监管体制下，可以实现中学数据档案资源共享，有效减少档案传递中间环节，方便上级行政机关检查工作。第三，对于优化档案管理工作质量，提高数据传输速度，简化相关业务工作流程有重要意义。

二、学校文书档案管理信息电子化的问题

（一）设施设备有待完善。文书档案信息管理电子化已经成学校行政管理的重要组成部分和发展趋势。为了更好地满足学校运行发展需要，满足学生及家长对学校档案资源的使用需要，符合上级行政机关信息化管理要求，还需要解决中学档案管理设备不足的问题。首先，受教育教学经费方面的限制原因，文书档案管理需要的现代化信息设备更新较慢，难以满足学校智能化检索管理需要。其次，当前学校文书档案还缺乏完善的数据库体系建设，现有的数据库容量不足，安全性差，数据存储类型有限。第三，软件系统不足，现有管理软件系统只能满足数据存储需要，但是在数据使用功能开发方面还不能满足时代需要。现有档案数据库没能与各教研室，学生社团，学校行政管理部门的电脑连接，各业务部门无法直接查询、检索档案数据库。

（二）管理机构不健全。目前中学在文书档案管理信息电子化的过程中还缺乏必要统一的管理机构，仅凭中学档案室是不足以完成这一系统性工作的。学校党政、人事、科研、教学部门还没能深入参与到学校档案管理系统的建设中来。首先，学校还要需要进一步完善档案管理信息电子化的运行体系，加强各部门之间的配合。其次，档案管理人员需要花大量的时间对库房内的档案进行整理、熟悉，才能及时响应业务部门对档案的利用需求，但在实际工作中，大部分基层专职档案管理人员需要承担一部分兼职工作，没能形成必要的电子档案报送机制，档案报送不及时不系统不全面，业务部门缺乏对文件初步分类整理的意识，不利于档案组卷的完整性。第三，目前学校现有的文书档案管理电子化制度不足，缺乏系统有效的管理标准，导致电子文件整理不规范，没能形成层层负责机制，存在着数据遗漏问题，严重影响档案管理电子化质量。

（三）档案资源开发不足。中学档案信息电子化管理没能植入大数据概念，学校文书档案管理还集中在档案数据的储存方面，没能实现对现有档案数据信息的充分挖掘，档案数据资源的使用率不高，现有档案资源不能依据权限级别实现对基层教师的全开放。原始纸制档案的电子化制度水平有限，大量的视频与图片资源未实现电子化的存储与使用，电子档案的数据类型较为单一。不能依据档案数据资源的横纵向对比总结档案资源蕴含的新信息。档案数据资源的共享效率相对较低，不仅数字档案资源的借阅归还程序繁琐，而且档案资源难以实现对学校运转数据的全面收集，无法调动教师积极参与的积极性，不能实现档案资源价值的提升。

（四）档案管理人才不足。在档案数据信息电子化的大趋势下，突显出中学档案电子化管理人才紧缺的问题。目前基层很少具备高层次的专业档案管理信息技术人才，不仅缺乏档案管理工作人员编制，而且还有些档案管理人员层次水平不高，知识结构老化，难以满足档案电子化管理工作需求，阻碍了中学档案管理工作的发展。首先，基层中学专职档案管理人员配制数量有限，仅满足纸制档案存储工作，还不能实现档案数据资源的全面开发。其次，档案管理专业人才引进难度较大，基层中学往往不能吸引高端档案管理人才，实现档案电子化发展还需要充分的借助外部力量。档案管理培训机制不健全，市、区级档案管理人才培训层次较低，高端档案管理人才培训缺乏针对性，还没能建立起完善的课程培训机制。

三、提高学校档案电子应用水平的策略

（一）完善档案电子化管理机制。为了提高学校档案管理信息电子化应用的有效性，解决电子化档案管理工作中的实际问题，应当完善学校档案电子化管理机制。加强学校档案电子化管理宣传普及工作，全面加强学校上下对档案电子化的重视程度，着力在软硬件配置上支持相关工作，制定完善的学校档案电子化建设工作计划，提高档案管理电子化的灵活性，着力加强各部门之间的联系，形成各科室间相互配合的运作机制，促进各部门之间档案资源有效整合，按照分工合作的原则，由部门汇总电子数据，由档案室负责分类存储，做到由专职人员实现数据开发，全面提高档案管理的有效性。

（二）开发档案管理新技术。当前中学机构档案管理电子化质量不高的主要原因在于没能引进先进的技术，还需要进一步加强相关技术的引进工作，着力形成完善的电子档案管理机制。注重建立现代化的信息网络，全面加强数据信息的存储与设备更新工作，注重运用数字化技术、WEB技术和微缩扫描技术提高档案管理质量。还要加强信息推送技术的研发，着力根据教研工作的实际需求，实现个性化档案数据信息的推送，切实把高价值信息推送给用户个人。还要借助互联网实现机构间有效的数据交互使用，着力建立起完善的上下级单位之间的沟通机制，着力完善数据提炼加工的精准性，满足上级单位的使用需求。

（三）完善人员培养机制。在注重引进高素质档案管理人才的前提下，还要提高现有档案管理人员的工作能力和水平，着力形成完善的档案管理人员在电子化方面的培训机制。注重依靠上级单位组建完善的培训体系，有针对性地使本校教师参加各种层次的电子档案管理培训。加强考核评价机制建设，对现有档案管理人员进行专业绩效考核，找出档案管理人员的技术短板，着力督促档案管理人员接受再培训。

（四）提高档案管理安全水平。在信息化的背景下，电子档案面临着新威胁，只有提高电子环境下档案管理人员的安全操作意识，按照安全操作标准执行要求，才能提高档案管理工作的有效性，全面提高档案管理工作质量。引进完善的档案管理系统安全系统，着力加强安全防护软件的安装与更新工作。加强档案使用人员的教育宣传工作，着力提高档案管理人员操作的安全性，全面提高档案管理人员的操作技术水平和防护能力，有效防止使用U盘、下载、程序安装等带来安全隐患问题。

四、结论

做好学校文书档案管理工作，应当加强对教职工相关知识的普及工作，建立健全档案电子化管理工作体系，发挥档案专兼职管理人员工作的积极性，依靠有效的设施设备，全面提升学校档案管理电子化质量。

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作者:郭庆 单位:上海市南洋模范中学