高校档案管理创新路径

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摘要:随着信息时代的到来，互联网、大数据技术在高校档案管理工作中全面采用，已成为当今高校档案管理必备基础条件，信息新科技对高校档案管理带来更高效、便捷同时，也对高校档案管理提出新要求。

关键词:信息时代;高校档案管理;互联网;大数据;创新途径

随着信息科技的迅猛发展，几乎所有产业结构都在短时间内同互联网技术对接，产业模式因此获得革新。当前高校档案管理中互联网、大数据成为新的管理方式，与传统人工搜集数据、归档、查阅方式相比，信息技术给高校档案管理带来质的飞跃。

一、信息技术带个高校档案管理新变化

当前，我国高校档案管理工作已经全面接入互联网平台，利用大数据进行管理运作，其数字规范化运营，体现了信息时代档案管理工作新特点。高校数字档案管理要求所有存储数据间彼此关联互通，如果不能做到关联，数据间无法聚合，各个系统间的信息将在现实环境中呈现“孤岛”现象，无法为用户提供信息资源支持服务。在信息网络连通下，大数据技术为高校档案信息管理提供了强有力的数据分析能力，为所有数据通过网络能够聚合、分析提供了必要条件。在大数据条件下，高校档案能满足大数据技术要求，能让高校不同档案内容汇聚融合，更容易管理，同时还能为这些数据档案提供分析、可视化，将高校档案数据管理提升到一个新层次，信息化推送服务更具个性化。在大数据技术环境下，高校档案管理突破传统文件周期性技术难题，不会因年限所致被强制销毁，而是通过网络连通以数字形式长久存贮，能在任何时候向用户提供翔实的信息服务[1]。

二、高校信息档案存在的管理问题

高校信息档案管理，让所有原始记录资料能够起到“存凭、留史、资政、育人”的特殊作用，这是以前人工档案管理无法比拟的，但即使如此，高校信息档案管理仍存在一些问题，主要体现在以下几点。

1.“信息孤岛”现象在一些高校档案管理中仍然存在。“信息孤岛”是指不同类型的信息资源相互独立，由于缺乏系统链接，这些信息无法实现交流共享，如同散落在信息交流之外的一个个独立孤岛存在，因此被称为信息孤岛。这种无法进行及时统计交流的信息资源，曾长时间称为各高校档案管理的主要形式，只是在信息技术平台中，大量信息孤岛被互联网连接，但仍有部分高校档案信息仍没有利用互联网和大数据技术联通，信息成闭塞孤立状态。造成这种现象原因主要有：不同机构的信息管理系统存在不兼容问题；其次是高校整体管理存在条块分割现象，各专业之间缺乏有效沟通，一些专业系统侧重某种档案数据收集，系统形成独立性，与其他系统信息管理难融合，造成数据链格式不匹配。还有的高校中信息管理系统存在代差或不兼容问题，这一部分原因是不同系统供应商不同，机器设备和软件不兼容，系统间在安装上存在时间差，新旧设备难以接入，导致高校档案管理系统对一些科室旧的机器设备无法识别，信息无法导入造成信息采集或传递上的阻隔，形成信息孤岛现象[2]。

2.高校档案资源存在数字化、规范化缺失和采集范围受限现象。当前我国高校管理系统中信息技术已经在快速普及，这为高校档案数字网络管理提供了良好的环境和机遇。在大数据技术支持下，我国高校档案程序数字化得到很大提高，但在应用过程中仍存在一些急需解决的问题。其一是在高校内各种文化交流、活动比赛、专家讲座等信息采集和处理、保存仍存在缺陷不足，其原因在于无论校内还是校外，文化、人员交流日益频繁，给高校档案管理工作带来一定压力，同时高校举行的各类学习文化娱乐活动中记录载体多样，即有笔墨纸张、视频图像、音频难以统一，活动结果形成的各种奖励实物、证书等也是高校档案收集的重要组成，很多档案需要将实物进行数字技术重新收集，如对一些证件进行扫描、拍照等。其二是高校档案电子采集存在局限性。高校档案收集整理程序大多仍采用传统形式，只是运用数字技术手段而已，而有关收集的档案信息其他渠道并没有得到重视。如学校官网、校园内论坛、高校外部与所收集档案有关的信息记录。另外，对档案信息的相关报道和评论内容缺乏重视。这一方面体现了高校档案工作管理需要改进，档案采集范围应扩大；另一方面也体现了高校档案工作人力、技术、设备上的缺乏[3]。

3.高校领导层对高校信息档案管理缺乏重视。随着我国高等教育改革的不断深入，推动了高校档案信息管理日益普及，信息档案技术已经在高校建设发展中发挥着越来越重要的作用。虽然新技术、新设备不断引进，但长久以来形成的陈旧观念，导致高校管理层对高校档案工作仍缺乏足够重视，高校领导更多将精力投入到教学等与高校声誉直接影响的地方，高校档案管理被边缘化成为整个高校工作中的点缀。有的高校领导没有从认知角度重视高校信息档案管理工作，也没有将高校档案工作纳入学校整体发展规划中来，只是将这一部门作为学校整体的一个可有可无的组成而已，高校决策层对高校信息档案工作的认知模糊，很大程度上影响了高校信息档案建设。再者高校信息档案工作程序急需改进，一些高校档案室虽然安装了先进的信息技术设备，但在实际工作中却不能采用先进的技术手段和互联网思维进行，致使电子档案被条块分割，难以形成整体档案，一些有价值的档案电子信息不能及时备份，在系统出现问题需要将原始数据备份归档都，无法做到，造成难以弥补的损失。这些人为技术手段的缺失，如果在高校信息档案建设上重视起来都能避免，但在一些高校档案管理上仍存在，说明高校档案建设仍需不断建设，要从人的思想和技术上进行全面升级[4]。

三、高校信息档案管理的创新途径

当前高校档案信息化管理是建立在互联网和大数据基础上的，这就需要高校档案管理要以信息技术为重点，工作人员要转换工作理念，熟练掌握互联网与大数据技术，在工作中以全新流程设计突出档案管理信息化的科学便捷性。高校领导层也要对高校信息档案管理建设高度重视，要将高校档案工作置于高校整个发展建设规划中来，从人员配备、设施、资金、技术等方面都要进行大力支持。

1.推动高校档案以“互联网+”信息形式存在。在高校信息档案管理中，要重点渗透“互联网+”思维，打破传统思想壁垒，以互联网连通一切，这也是当前整个社会所要面对的现实和发展方向。首先要让高校领导意识到“互联网+”对高校档案建设的重要性，将“互联网+”思维融入到高校电子档案建设中，建立高校信息档案管理制度和规划，从高校整个发展规划中体现“互联网+”档案管理的重要性。其次，要统一高校下属各级学院、党政办公室电子归档标准，要对这些科室人员进行信息技术档案管理培训，提升他们的业务能力，从而打破高校内部档案信息采集、传递不畅现象，有效提高高校信息档案管理效率。在这一点上，高校领导层要赋予高校档案室更多决策审查权限，由高校档案管理统一颁布信息数据系统标准，所采用的数据库必须要与高校档案室管理心态兼容，各院校和下属办公室都要以此标准制定、发送数字信息，以确保做到高校档案室采集、归档和客户点击查询档案信息做到无缝衔接、高质高效，以保证各类归档的电子文件、信息、记录，实现系统间互操作及信息资源共享，以此发挥互联网、大数据平台互联互动优势[5]。

2.将“大数据思维”用于高校档案管理和服务之中。高校电子档案管理和服务理念更新，要植入大数据思维，从而达到高校电子档案管理和服务方式的创新。当今时代，大数据技术无处不在，人们的工作、学习、生活已经越来越离不开大数据技术带来的便捷，高校档案管理要利用大数据技术优势，根据用户需求实现信息档案数据多维度的融合，在管理运行中需要创新。例如学校科研建设需要做前瞻性设计，会调用档案对需要进行的科研进行多重数据调研，这就需要档案室提供以往相关电子数据，利用大数据技术对相关科研进行系统搜集聚合，从多方位、多角度对要开展的科研提供翔实的数据资料。这种数据多维度采集并不仅限于高校档案室内资料，可通过互联网进行相关技术数据搜集。这种大数据技术也可运用到对学校教职员工和学生的档案数据生成系统上，从不同维度记录某位教师或学生数据档案，使查阅或评判对比更翔实、准确，有助于全校师生信息管理[6]。构建高校档案大数据技术服务平台，是对高校档案管理服务的有效创新，能实现高效档案管理智能、自动、网络化，完全改变了传统高校档案管理重视保存的服务理念，更多体现在档案管理人性化查询、甄别、收集、归档上，同时还可根据客户要求进行打印、复印、可视化功能服务，服务质量和效率都得到极大提升。在互联网环境下人机互动更加频繁，在高校日常学习工作中，网络技术作用日益增大，新型电子档案服务需求日渐增多，已经惠及校园建设各个方面。例如用户在通过高校档案查询系统获得电子身份认证后，可利用查询系统查询相关电子档案，也可在智能手机上下载安装高校档案管理APP，随时随地登录校方档案管理门户，方便调取查阅档案，获得高校档案管理提供的查询、咨询、证明等形式的服务。高校档案管理工作思维方式的转变，主动向用户推送相应的档案变化信息，实现管理模式创新，为用户提供主动式、精准的档案服务。

参考文献

[1]马化腾.“互联网+”:国家战略行动路线图[M].北京:中信出版社,2015.

[2]喻国明.互联网是高维媒介：一种社会传播构造的全新范式———关于现阶段传媒发展若干理论与实践问题的辨正[J].编辑学刊,2015(4）.

[3]冯惠玲,赵国俊,刘越男,等.电子文件管理国家战略刍议[J].档案学通讯，2006(3）.

[4]裴友泉,马仁杰,裴斐等.电子文件管理国家战略的再思考———刍议冯惠玲等同志的《刍议》[J].档案学研究,2007,96(3）.

[5]陈永生,侯衡,苏焕宁,等.电子政务系统中的档案管理：整合共享[J].档案学研究,2015(6）.

[6]钟辉新，黄晓斌.基于软件即服务的企业竞争情报服务模式与应对策略[J].情报理论与实践,2012,35(7）.

作者:甘萍