高校档案管理使用软件的问题与对策

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摘要:随着高校不断的发展，网络化、信息化管理不断的推进，传统的纸质档案管理已经不能满足高校发展的需要，越来越多高校档案管理已经往电子档案形式发展，但没有出现一个完善、合理的管理体系，高校档案管理网络化、信息化、规范化管理是势在必行。

关键词:高校;档案管理;软件;问题;对策

档案管理软件是档案管理过程中的重要的现代化工具，它以超强的功能在档案建设与管理中发挥着不可替代的作用。本文针对高校档案管理使用软件中存在的问题进行了探讨分析，并提出解决这些问题的措施。

一、高校档案管理信息化建设定义

高校档案管理信息化建设工作包含计算机软件技术、扫描技术、OCR技术、多媒体技术等发展组合而成的，它把各种载体连接在一起，把高校各种载体形式的档案资源转化为信息化电子档案，以信息形式存储，软件运作，硬件读取的方案进行，有利于计算机软件式的管理形式发展，最后形成一个有效的高校档案数据库，通过互联网人们可以进行档案的检索与查阅，实现真正的资源共享，所以档案信息化建设是高校档案建设重要组成部分。

二、高校档案管理使用软件的问题

档案管理工作是高校的重点工作之一，档案是高校发展成果的重要组成部分，档案的收集、整理、保管等管理工作是不可忽视的环节。当前纸质文件档案就是高校以往传统档案管理形式，所以，纸质档案保管工作已经有一套相当稳定的管理系统。与此同时，到校档案管理使用问题还有待解决，这样才能使得电子档案的管理工作更加保险。

(一)缺乏有效性的维护

档案管理人员在管理档案中，软件设计是档案管理工作的升级与优化。而管理软件维护是软件使用、运营、完善的基本保证条件。所以软件如果出现漏洞、发现问题不及时维护，就会使得计算机的维护工作失效，严重的影响到档案数据的有效性。因此，在日常维护中，管理人员不能仅限于硬件设备的检查，也应该注重软件的维护，不能把维护放在表面。

(二)档案系统综合性人才缺乏

由于每个高校背景的不同，专业计算机未必能为高校量身定做，软件功能的理解有误，为日后高校档案系统使用带来不便。因此，高校档案管理人员应对档案专业知识与流程。这样会使得系统开发过程中参与程度增加，对高校客户的需求度也有切身的理解，软件难度及软件需要制约条件可以有一个深刻的理解，可以杜绝软件建立正式使用后不必要的问题，也会增加用户满意度。

(三)开发水平低

在市面上的档案管理功能大同小异，开发商与开发单位都不在软件上进行更多的投入，这样高校软件带来很多特别大的安全隐患。而且很多软件在格式上不兼容，对高校的切合性不高，这样也会造成高校资源流失的现象。现在，高校档案管理软件开发方式较多，除了高校自己购买的软件外，还有些高校是自行研发的档案管理……这样形成很多高校的管理软件漏洞很多，而且系统间是不兼容的，这种混乱的状态，国家也没有对其提出一个统一的档案管理软件标准，也没有统一的部门去监管、领导、管理这些工作，使得高校间互通性较低。这样造成软件检索、数据交换、数据共享、网络统一等问题造成困难。所以我们要统一一个管理软件标准，或者统一一个档案管理部门去维护全国高校档案管理工作。

三、高校档案管理使用软件对策

高校档案信息管理软件开发是一项复杂工作，它影响这整个设备的正常运行，而且用户的需求、管理手段都要在里面体现。针对这些种种要去，我提出以下几点问题及相关对策。

(一)提高高校档案管理使用软件的重视程度

因为高校档案管理人员计算机应用的缺乏，要学习计算机知识及信息管理软件知识，对计算计软件要有一个深刻的系统了解;国家需要出台相关的权威机构的软件使用标准，将高校档案工作规划得更加标准化，统一软件生成的数据格式，方便高校间档案信息的数据交流与资源共享;对开发科研人员进行一个严格统一的培训管理制度，以免出现人力资源专业度不够;在高校使用软件管理方面还需要有效的协调，避免软件重复开发与资源浪费的现象。

(二)完善档案管理设备设施

学校应投入一定的经费到档案馆室的建设上，有些学校档案馆室的设施和现代管理还比较落后，做不到档案管理要求的“八防”，设施不到位，档案检索没有实现微机自动检索，有些管理系统和档案数据只能供档案管理人员使用，不能实现资源共享，这样就相当于手工检索，限制了计算机档案管理系统的利用，在一定程度上影响了档案的利用效率。要实现档案利用的无纸化、电子化、网络化，必须加大投入，从档案的设备设施上予以保证。

(三)进一步加强队伍建设，提高人员素质

提高档案管理工作者现代化意识，更新观念，强化信息技术观念。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，积极参与学校的各项活动，主动、及时地为学校工作提供优质服务，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，了解和掌握最新的现代化管理手段，提高业务素质，使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。

(四)有效整合档案信息资源

数据质量是高校档案管理软件是否可行的关键，管理人员要严格把关数据，保证输入数据的准确性，否则高校档案会失去它原有的意义。可以考虑建立数据多重部分审核的制度，这样多重审核下可以杜绝大面积数据错误的人为现象。在档案信息化建设方面，继续完善档案工作软硬件环境，继续做好档案数字化工作，建立电子档案接收体系、传统档案数字化体系以及数字档案编目、存储、服务体系，建立与本单位匹配的档案管理系统。

四、总结

高校档案工作作为一个服务行业的工作，应该与时俱进，跟进时代经济发展的步伐，这样才会事半功倍。高校档案软件设计需要投入大量的人力、物力、财力与技术力量，所以我们在软件生成之前就要对其进行详细的分析，以免造成软件无用的现象，而且对立档工作也要层层把关，这样才能确保档案资源的真实性与准确性，通过网络实现资源共享，从而更好的服务于高校的发展工作。

参考文献:

［1］莫若琦．档案管理软件使用过程中的问题及解决对策［J］．中国保健营养，2014．

［2］杨伟龙．“南大之星”软件运用于档案管理的问题及对策［J］．韶关学院学报，2011．

［3］郭颖．探讨事业单位档案管理软件中存在的问题与对策［J］．科学技术创新，2016．

［4］齐玉萍．浅谈事业单位档案管理软件中存在的问题与对策［J］．中国健康，2011.

作者:王丽娟 单位:承德广播电视大学