公立医院人事档案管理思考

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［摘要］当前公立医院精细化管理形势下，对人事档案管理提出了新的更高要求。文章阐述了公立医院精细化管理中人事档案管理工作的作用，分析了当前形势下公立医院人事档案管理中存在的问题，并提出了相应的解决思路，以致力于提升公立医院人事档案管理工作的重要性和规范性，促进人事档案管理工作的信息化和智库化。

［关键词］公立医院;人事档案管理;精细化管理

近年来，随着经济社会的发展，国家医疗卫生体制改革进程不断深入推进，医改进入深水区，在医改有效促进医院各项管理精细化的条件下，作为衡量医院管理水平的重要指标之一的医院人事档案管理，当前人事档案管理工作已经不能适应新形势下医院的发展需求，为适应新形势必须进行相应的改革和创新，以提高医院的精细化管理水平，增强医院核心竞争力，增加医院经济效益，以使医院能顺应时代的发展。

1公立医院精细化管理中人事档案管理工作的作用

(1)人事档案管理的风向标作用。人事档案管理在医院的管理工作中有着非常重要的作用，人才是医院持续良好发展的基石，人事档案客观全面地反映了医院人才的主要信息和综合素质，帮助医院全面掌握各类人才的基本情况，优化医院人力资源配置，对医院日常管理工作有着风向标的作用。医院需要对全院人员进行考核和评价，人事管理部门将每一位干职员工的教育经历、工作经历、职称情况等基本信息完整地记录，并对档案管理进行分类，促进医院人才库的建立，是医院考核评估人才、培养使用人才的重要依据，做到人尽其才，为医院的可持续发展奠定良好的基础。(2)人事档案管理的桥梁作用。人事档案管理一方面是医院选人用人的重要渠道;另一方面也是增强医院干职员工归属感的一种方式。人事档案一般记录了个人的一些重要信息，而这样重要的信息能放在一个让人安心的地方，可以增强干职员工对医院的信任感，保障员工的积极性，促进医院的发展更加稳定，使得医院的日常管理得以顺利实施。(3)人事档案管理的考核决策作用。医院人事档案一般记录着行政职能、后勤、医务人员的专业结构、技术水平、医德医风等评价，客观反映了各类人员的综合素质、技术水平、工作能力等，对个人而言，是个人升职、发展的一种历史性凭据。对医院而言，是职称评定、评优竞聘等的考核依据，通过对人事档案的考察，可以客观地比较筛选出潜在的培养对象，也可以对职称申报人员有一个初步准确的评价，从而促进员工努力工作积极作为，对医院的发展有着重要的作用。

2公立医院现行人事档案管理存在的问题

(1)管理重要性认识不足。在一般人的思想认识中，医院是为人提供医疗护理服务的医疗机构，其核心工作是提高医疗服务质量，因此错误地认为人事档案管理工作仅仅是某一个部门的事情，与自身的工作没有多大的关联，甚至使得医院领导既没有充分认识人事档案管理的重要性，也没有充分利用人事档案，这样导致人事档案管理流于形式，资料不完整，而这种状况又进一步导致人事档案利用率下降。(2)管理机制化建设不全。档案的管理应实现科学性和有效性，而人事档案管理中，资料的收集是难点和重点。现行公立医院人事档案管理中，资料收集不全，完整性不足，档案数据更新不及时，书写内容不规范，考核评语千篇一律等，这样导致干职员工的特性没有真正体现，也缺少对干职员工综合素质考评和描述的全面性，最终会使得人事档案管理实际使用价值低，重要性逐渐丧失。(3)管理信息化程度不高。目前公立医院人事档案管理方式相当一部分还处在传统的人工操作阶段，虽然从硬软件方面来看，有不少相关解决方案，但这些方案与实际需求仍有一定差距，另外人事资料的种类和承载介质杂，存在数字化难题。这些使得人事档案存在信息缺失、细节不全、规格不一、质量不高等问题，检索和使用起来费时费力、效率低下。而在保存方面，大部分为纸质版，记录的形式单一，同时使用时间长容易破损，信息不够准确，也失去了档案本身的客观性和历史性。

3公立医院人事档案管理改革的对策

(1)与考核考评相结合，提升人事档案管理的重要性。人事档案管理的重要性得不到重视，一方面与人们对医院的定位有关;另一方面和与相关人员利益关系无不紧密有关。目前，包括公立医院在内的众多事业单位正在进行新一轮的人事制度改革，其中考核考评是其中一个重点。以人事档案的信息为准，对医护和其他工作人员进行考核，强调人事档案的权威性，可以有效提升人事档案管理工作的重要性。此举亦可有效增强人事档案管理工作中资料收集过程的参与度。(2)与日常管理相结合，提升人事档案管理的规范性。目前，大部分医院均加强了现场管理的规范性，例如实行“6S管理”(即整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全)，这些规范化的管理提升了医院管理水平。规范同样是人事档案收集和使用效率的基础，因此有必要加强人事档案管理工作的规范性。目前，为解决档案资料的缺失、难以数字化采集、数据时效性差等问题，可以从两方面着手:①制定人事档案材料采集标准，使人事档案管理对象明确档案资料采集种类、采集标准、采集流程，以确保资料信息的规范;②制定人事档案材料采集工作制度，将人事档案资料采集纳入日常办公规范建设内容，要求资料采集工作日常化、制度化，以确保资料的现时性和规范性。(3)与信息化建设相结合，促进人事档案管理信息化。21世纪以来，医院在信息化方面取得了长足进展，就医诊断信息化、财务系统信息化都有明显发展，但就人事档案管理工作来说信息化程度有些落后。因此，将人事档案管理工作纳入医院信息化建设整体规划，实现人事档案管理系统与医院办公系统(OA)集成，可有效促进人事档案管理工作信息化水平，同时也可以为人事档案管理的规范化提供支持。(4)与人事决策相结合，促进人事档案管理智库化。当前，人事档案不再像以前一样仅仅管理一些个人学习工作中重要节点信息，还管理着个人日常工作的大量数据，如医护人员的工作量、科研教学数据等。这些信息在人事决策中并未起到本应发挥的主动服务功能，仅仅是作为档案待查。事实上，如果以人事档案为纽带，实现人事档案系统与医院其他信息系统(如日常诊断数据、科研系统、教学系统、国有资产管理系统等)的数据整合，可以主动就人事决策问题提供决策支持服务。具体来说，以人事档案为节点，针对具体人事决策问题，使用筛选、统计、关联分析、聚类分析等工具进行统计数据挖掘，从而得到定性和定量的决策支持报告。当然这些工作有一定的人才需求，但综观医院的人事现状，配置恰当的人员并不难以解决，并且从长远来看，有助于促进人事档案管理工作的智库化。

4结论

新形势下有新要求，公立医院的发展离不开人事档案管理工作的进步，当前存在的问题亦是查漏补缺、改革创新、谋求发展的契机。提升人事档案管理工作的重要性和规范性、促进人事档案管理工作的信息化和智库化，将明显提升人事档案管理工作的质量和效率，提高医院精细化管理水平，从而为公立医院的改革和发展提供有力保障，进而为建设人民满意的医院提供有力支持。

参考文献:

［1］陈婧婧.浅谈档案管理在医院发展中的意义［J］．资治文摘，2016(7)．

［2］姜雨村.浅谈档案管理在三级医院人事工作中的重要性［J］．医药前沿，2017，7(19)．

［3］刘少芳.技工院校人事档案管理工作改进与创新探究［J］．办公室业务，2018(8)．

［4］宋维花.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策［J］．心理医生，2016(17）.

作者:陶源 单位:宁乡市人民医院