医院办公室档案管理特点及应用

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［摘要］医院办公室档案属于医院内部的重要信息，而医院办公室内档案管理活动是医院经营过程必不可少的一环。基于此，文章首先介绍了医院办公室文档工作的特征，其次从使用角度着手，介绍了医院办公室档案管理过程存在的不足，并提出了有效的处理措施。

［关键词］医院;办公室;特征;应用分析;措施

医院办公室档案处理经历了长期的发展，并在持续的实践阶段得到逐渐完善，为了促进医院的更好经营，使之更好为社会提供服务，就需要对其加强研究，确定其处理过程存在的问题，通过进一步优化来提高应用效果。

1医院办公室信息管理的基本特征

1.1内容较多

随着科技的进步，医院内办公室文档管理也在逐渐完善，管理的种类非常复杂，医院办公室文档管理的种类也表现出了多元化的特征。其主要内容有:一是医院内管理机制、总结、设计、业务条例等专业指导性信息，这类信息在医院更新换代与职员流动阶段起到了显著作用;二是医院组织和参与的会议信息文件和照片等资料;三是上级部门传达的信息，例如国家卫计委的条例机制，需要医院落实的法律法规等;四是关于医院核心事件的信息，例如赢得的荣誉以及其他文件，例如医院的签发文件、医生选聘、晋升记录档案，医疗矛盾记录文件以及其他常规业务中自然出现的、有价值的信息资料。

1.2模式多元化

医院档案信息不局限于一种模式，主要包含三种:一是文字文档。其是最常见的档案模式，记录手段是以往的纸质档案，涉及的内容很多，主要有人事、会计、病历等，还有杂志、报刊等关于医疗常识内容，这是档案的重要形式。二是声像文档。这类文档就是图片、音频、视频等声像信息，例如在会议与相关活动中形成的图片与录像和在电视广播等媒介中关于医疗常识的报道，或是专家访问等。这类文档具有还原场景、直观性学习等特征，在医院办公室文档管理过程中也有较大作用。三是网络档案。当前是一个互联网高速发展的社会，网络资料传递快、容量很大，医院内医药常识的宣传与普及不能忽略网络媒介所起到的作用，而在网络上出现的各类形式的文档就是网络文档。

1.3文档管理的技术性

随着时代的发展和进步，医院内办公室文档管理也开始朝着现代化的趋势发展，用科学的技术来提高档案管理的实际效果，既降低了办公室文档管理的负担，还规避了不必要的劳动力和物力资源耗费。

2医院办公室文档管理问题

2.1文档管理观念薄弱

目前，大多数档案管理者的管理观念弱化，在认知上存在误差，更别说科学地使用档案资料，就连什么是文档都不清楚，其是档案管理活动被忽略的直接因素，医院应促使每个科室的员工形成查阅档案并立即归档的良好习惯。

2.2相关机制不健全

在实际操作中，很多医院编制了制度及规章，但根本目的在于应付上级考察，档案管理并没有发挥出应有的价值，仅仅是表面化功夫，管理工作没有得到贯彻落实。［1］而且还会产生制度没有及时更新的情况，以往所建立的规章制度已无法与现实情况相结合。另外，很多医院会直接用国家的规章机制用作自身内部管理体制，并没有因地制宜地加以优化，所以在实际工作中难以得到顺利实行。

2.3文档管理者素质偏低

群众思想中存在一个普遍的误区就是，档案管理属于一项十分简单及机械化的任务，所有人都能够胜任。很多医院也坚持这一不科学的观念，造成很多档案管理者并不是专门的人才，其缺少专业的理论，对很多问题均是一知半解，该种现象对于医院文档管理产生了较大的阻碍。［2］同时，因为没有准确认识到医院文档管理的关键性，很多档案管理者的责任观念薄弱，服务态度不好，如此就会导致在具体操作中没有妥善解决交接任务，没有根据要求进行核实等情况，导致档案管理过程频繁产生纰漏。

2.4硬件设备陈旧

很多医院至今依旧采用以往的手段来开展文档管理业务，没有引入先进的设施，这导致档案管理的效率大幅度降低。许多医院内文档管理的模式仍然是录入电脑中该种陈旧的模式，无论是在档案录入或者在查询环节均需要消耗大量的时间及人力且效果还不佳。［3］另外，在很多地方医院的文档管理工作中，甚至还没有建立专业的办公室，由此发现现代医院管理过程对档案管理工作是十分忽略的。

2.5档案采集与规章不标准

医院办公室文档包含每个临床科室、后勤组织和与外界单位签订的文档。由于缺少足够的档案管理人才，临床每个科室的档案无法及时采集，或是各科室的文档的记录环节存在各种各样的问题，这些均极大影响到文档的质量。

3医院办公室文档管理策略

3.1制定完善的制度，实现档案管理规范化

在医院的常规经营中，需要医院及领导对文档管理的科室引起重视。如此，首先就要加大资金投入，这样方可更好展开规划，建立健全档案管理形式;其次，医院应结合国家的规章机制，对于医院的基本特征实现细化与重构，优化医院文档管理规章机制，使之内容系统化、体制化、标准化;最后，要为文档管理的职位分配专门的人才，改变医院模式，把原来的分散管理改变成集中管理，如此能够提升档案管理工作的效率，促进资源整合。尽量把文档管理改变成一个完全独立、标准、完整的体系。

3.2提升文档管理者的综合素质

在文档管理过程中，需定期对文档管理者加强培训，使工作人员的理论知识得到更新，提升其专业技能。另外，要鼓励文档管理者到外面参加实践培训，和他人进行互动交流。文档管理者提高自身理论及能力的时候，要把文档数字化管理的学习当作重点，扩展视野，提高业务竞争水平，使得医院内文档管理活动能在市场上占据领先地位。［4］此外，还应当提高文档管理职责的软素质，即职业道德及责任心，由于存在无法规避的现实因素，管理者的工作常常被忽略，再加之档案管理的功能是为社会提供优质的服务、传输信息，未直接创造经济财富，所以文档管理者会默默承受这些压力，用自己高尚的职业素养及责任感来为该项工作创造效益。

3.3注重数字化管理

数字化的档案管理属于社会发展的潮流及趋势，医院应当投入足够的资金以配置相关的软件及硬件设施，即是做好文档管理活动的基础条件。首先，应当在办公室内配置现代化办公设施，如网络、电脑、打印机等，用网络及数字系统创建医院文档管理平台。另外，还要提高文档管理的稳定性，避免产生病毒侵袭、数据丢失和盗窃等问题。［5］在数据共享上，需注意对应用者设置一定的权限，确保文档资料的安全性。同时，还要注意科学对待文档管理工作的数字化，数字化不是根本的目的，其是支持档案管理活动开展的有效途径，并不是指在文档管理过程所遇到的全部的问题都可以用数字化手段处理，其是促使档案采集、传递、处理等环节更为方便，满足群众要求的技术，无法完全依赖于数字化手段。

4结论

综上所述，档案管理属于一项和现实息息相关的任务，即可以使人们以史为鉴，防患于未然，计划未来。医院内办公室文档管理要引起重视，这是促进医疗事业建设必不可少的工作。医院要对档案管理加强研究，掌握企业发展现状，用科学的技术方式及现代化手段，对文档管理加以建设与发展，使之能够发挥出宣传教育，提高医院在患者心中的信赖度、提高知名度、为医疗界的科研及学术探究带来依据，在最大限度上发挥出档案管理的作用。

参考文献:

［1］党志蔚.医院办公室档案管理工作的优化方法分析与讨论［J］．办公室业务，2017(19):120．

［2］李斯琪.医院办公室档案管理人员职业视野拓展的路径思考［J］．办公室业务，2017(7):110．

［3］曹会忠.医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索［J］．办公室业务，2017(7):113．

［4］张澄橙.数字化时代下医院办公室档案管理模式的构建［J］．信息记录材料，2016，17(4):82－83．

［5］严庄婷，周翠兰.医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索［J］．办公室业务，2016(1):94，96．

作者:阴璐瑶 单位:河南省中医院