房地产档案管理工作探析

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在浙江工作期间，于2003年5月26日考察浙江省档案局馆，并作了重要讲话，指出档案工作是一项非常重要的基础性工作。各项事业的发展，都离不开档案；档案工作要由封闭向开放、由“重保管”向“重服务”转变。要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务；要提高档案信息化水平，运用现代化技术做好档案管理工作，并把档案工作纳入电子政务建设中去。如何在新时代房地产档案事业发展中开拓新思路、研究新举措、适应新要求，努力把房地产档案工作提高到一个新的水平，是摆在每一个房地产档案管理工作者面前的重要课题。

一、加强信息化建设

长期以来，房地产实体档案的保护和利用一直是一对无法回避的矛盾。档案利用得越多，越能体现档案自身的价值和档案的专业管理水平，但每次翻阅，哪怕是轻轻的触摸，都不可避免地对实体档案造成或多或少的损害，不利于实体档案的长期保存。解决矛盾的出路只有加快档案管理信息化、网络化步伐。档案的信息化建设彻底改变了这个局面，通过电子扫描等手段能将档案所涉及的内容完整保存至电子载体，将实体房地产档案转换为电子档案，通过网络授权提供非实体档案调阅，真正做到保护和利用“鱼”与“熊掌”兼得。同时，在房地产档案管理活动中全面应用信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，为社会提供服务，加速实现档案管理现代化进程，是档案管理模式从以档案实体为重心，向以档案信息为重心转变的过程。通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，可大幅提高档案信息资源的配置效率，实现档案信息资源共享，大大地提高房地产档案的管理水平。通过扫描房地产档案，实现档案的数字化，用户可以通过房地产档案的影像查询系统，直接在网上查询和打印档案影像文件，大大方便了档案的查阅利用，同时也保护了实体档案。房地产档案信息化建设，不仅是利用先进设备和技术形成内部局域网络，实现档案库房与政府管理部门以及系统内部各事业单位各办公地点之间的网络联通，而且也有利于房地产档案管理机构内部克服库房容量小、库房较为分散等不足，真正实现库房有效集中管理，还可以在内部管理系统中增加定置管理功能，快速便捷地查出每份档案实体的存放位置，方便管理人员在库房中或多个分散型库房之间快速调阅所需的档案。长宁区房地产档案管理部门通过建立局域网和市区内网联网平台，利用先进信息技术手段开发应用了档案管理系统，分层次多渠道提供房地产档案信息资源。在长宁区“十三五”信息化建设与应用顶层设计战略部署和要求下，通过系统升级、信息化硬件设施更新，全面提升房地产档案信息化应用层次，为增强惠民服务能力提供强有力支持，实现房地产档案服务融入上海“智慧城市”建设目标，服务大局、服务民生，进一步实现房地产档案资源信息共享，为民众提供更全面、高效、便捷的房地产档案信息服务。

二、强化利用服务

(一)服务大局

近年来长宁区房管局着力推进“十三五”规划中各项重点工作实施：推进旧区改造，探索不成套房屋改造；保质保量完成旧小区综合整治和住宅修缮工作；大力推进住宅建设和保障性住房体系建设；积极开展权籍管理和房地产市场工作。面对一系列全局性重大举措，档案工作也必须紧紧围绕大局，坚持“融入、进入、介入、深入”的服务目标，积极参与全局中心工作和重大活动，发挥好档案工作自身特点，利用好档案管理的专业优势，通过加强对全局各业务科室重点工程联系、沟通，强化对重点工程档案的管理，为全局各项重点工作提供档案服务，做到局的决策部署到哪里，相应的档案工作触角就延伸到哪里。在全局各项中心工作推进中做到档案工作同步部署、同步推进，确保档案工作跟进到位。同时，注重全局工作推进过程中的材料收集整理，承担积聚和保存全局工作轨迹的光荣使命，为发展做好记录、留下记忆。

（二）服务民生

在市场经济环境下，房地产属于重大资产，其权利以登记为准，因而房地产登记资料成为房地产档案的重要组成部分，能够为房地产权属登记确认服务。房地产权属可不断转移和变更，房地产权属档案是合法房地产取得和变更行为的确认依据：为房地产交易审查服务，确认交易行为的合法有效性；为法院解决房地产纠纷服务，伴随着房地产市场的繁荣与发展，房地产抵押行为也日益增多，纠纷也在呈上升趋势，因此权属档案便成了司法部门解决房地产纠纷的主要依据。长宁区档案中心承担了区房管局房地产登记资料查阅和政府信息公开受理的窗口工作，被纳入长宁区政府服务窗口规范化建设之中。档案中心在原有基础上更加注重民生房地产档案开发利用，不断拓展房地产民生档案服务种类。在接待窗口设立了便民服务、服务指南告知单、意见箱簿、展示牌等资料和设施，要求接待人员做到来有迎声、问有答声、去有送声，查阅接待做到热情、高效、规范。为了加强档案查阅接待窗口的规范化建设，通过排队叫号系统，在保护档案查阅人隐私的同时提高库房管理水平和使用效率。通过修订内部人员查阅单、重新制作公示栏、深入学习登记资料暂行规定、互相讨论学习、建言献策等方法进一步提高窗口接待操作规范水平。在窗口醒目位置增设录音装置，配合监控设备将日常接待窗口的声音图像全部保留下来，以便在遇到特殊情况时调阅查看，避免纠纷，在保护窗口工作人员的前提下也能更好地为市民服务。

（三）增强编研服务

在市场经济条件下，政府不再像计划经济时代那样用看得见的手通过下达各类命令、指令的方式对经济实施直接管理，而是用看不见的手制定各项宏观经济政策。再出色的医生如若不掌握病情也无法对症下药。房地产档案资料经过统计能够使人了解一个地区的土地状况和房产的户数、结构、面积等状况，不仅能够反映房地产资源的存量情况，也能反映房地产资源的增量情况。由此可见，房地产档案室在掌控房地产信息资源方面具有无与伦比的优势，能够为政府房地产宏观调控、城市规划、旧城改造、住房保障等宏观经济政策制定和公共产品供应提供信息支撑和保障。

三、传承历史文化

上海绝不只有鳞次栉比的高楼大厦,更是一座可以阅读、有故事的城市。许多见证了城市发展的老建筑不仅能勾起大众的怀旧情怀，而且还孕育了记录历史、传承文化的新价值。要抢救、保护、发掘这些珍贵档案，通过查阅、分析、辨别和解读其内容，透过层层迷雾，还原历史真相，破解历史的奥秘，探寻事物发展的规律，为上海的建设发展留住珍贵的记忆和城市之魂，提供宝贵的历史智慧、经验和通向未来的钥匙，也将档案室的作用发挥到极致。档案管理有一套非常严格、规范的工作法则。这套法则是长期实践经验的总结，有一定的科学依据。但是在特定情况下，这套法则就显得不科学了。试想：档案每一页需用打号机打号这个规定如果用于珍贵历史档案的修复，就会破坏珍贵历史档案原貌，达不到修旧如初的目的。长宁区房管局档案中心前段时间将所保存的房地产专业档案中咸丰、光绪、宣统、民国时期和中华人民共和国建立初期的珍贵档案抽调出来集中存放，不仅放置在特制设备内以便日后重点保护，而且投入大量的人力、物力、财力对这批档案进行抢救性修复。首先邀请经验丰富的专家对房管局档案修复人员进行培训，传授先进的修复方法，提高档案修复人员业务技能，使得修复工作在专家的指导下进行，档案修复人员耐心细致，千方百计做到最小干预、修旧如旧、尽力加固。在修复过程中遇到难题时，修复人员总是先对档案的破损情况详尽观察，寻找症结所在，然后仔细分析研究，出妙计、开良方，制定详细完善的修复方案。但是档案的破损情况千变万化，非常复杂，修复人员能够做到具体问题具体分析，针对每一卷档案制定相应的保护方案，尽力修复。对部分在现有技术、工艺、材料条件下无法修复的破损档案，修复人员懂得权变，放弃激进的修复方案，改为保守治疗。对破损档案进行除尘、去皱、整齐摆放、扫描、复印等处理，以求适当改善破损档案状况，阻止珍贵档案受到进一步损毁。同时，修复人员积极搜集修复材料，学习新技术、新工艺，努力研究攻关，关注档案修复新动态。一旦某卷档案具备修复条件，立即予以修复，力争将未修复档案数量降到最低。截至目前，共计16000卷珍贵档案被修复，“挂彩”的档案珍品康复了。在为这些珍贵档案编制档案目录的过程中，修复人员发现由于时间跨越长达百年，加之上海具有独特的历史背景，这些老档案有繁体字文言文、英文、法文、日文等不同版本，为了编制目录，修复人员翻阅了大量历史书籍，并频繁上网查询，终于知晓了每一卷档案内容。

四、推进事业发展

由于房地产档案长期自我封闭并受传统限制，房地产档案部门被局限在一个狭窄的小圈子里，习惯于被动式服务，缺乏对档案的主动、有效和积极的开发利用。因而在日后工作中要主动服务于社会，真正做到向公众开放，实现档案资源集约化和服务社会优质化，以更好地达到创新服务的目的。

（一）加强房地产档案人才队伍培养

不断提升我局档案人员的整体水平，努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。积极帮助解决档案工作中的难题，营造用心想事、潜心谋事、专心工作的环境氛围。

（二）提高房地产档案专业教育培训的针对性和实效性

充分利用房地产发展中的案例进行经常性教育，通过上岗规范性培训、档案收集整理实务操作、定期交流等方式，全方位、多角度提高档案工作人员的职业道德、理论知识、业务技能。建立科学的正向激励机制，进一步激发档案工作人员积极性，努力形成有利于优秀人才脱颖而出、健康成长的发展环境。

（三）努力使自己成为学识渊博的复合型人才

任何事业要取得发展，关键都在人才。房地产档案信息已经成为房地产确权、房地产司法诉讼的依据，是记录历史、传承文化的工具，是制定宏观经济政策的根据。作为房地产档案人，不仅要努力学习法律、历史、经济学的知识，还要学习文物修复、计算机操作技能，学习古汉语、英语。只有这样才能更好地驾驭房地产档案信息，发挥这些信息的潜能。总之，我国已进入新时代，新时代有着丰富的内涵与外延，新时代房地产档案工作者一方面要继续脚踏实地做好基础工作，另一方面要勤于学习、善于思考，与时俱进、勇于创新、善于创新，充分挖掘档案工作潜力，充分发挥房地产档案的资源作用，主动为法制建设、文化建设、经济建设服务。

作者:李露心 单位:长宁区住房保障和房屋管理局档案信息中心