中医院档案管理转型探索

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摘要：随着我国科学技术的发展和医疗事业的进步，建立数字化档案管理体系已成为目前医院档案管理发展的必然趋势。因此，探索数字化环境中医院档案管理的转型问题具有非常重要的现实意义。基于此，本文从医院档案管理数字化概述入手，在分析数字化环境中医院档案管理目标的基础上，对医院档案管理的有效策略进行了深入细致的阐述，希望能够对医院档案管理者提供一些有益的参考和借鉴。

关键词：数字化环境；医院档案；档案管理；转型策略

医院档案管理与我国医疗事业的发展有着密切的关系。医院档案记录着医院的发展历程，见证着我国医疗事业的发展，具有重要的历史意义和记录价值。在数字化环境中，医院档案正在朝着数字化的方向发展，这极大地提高了医院档案信息的利用效率，但也对档案管理提出了更为严格的要求。

一、医院档案管理数字化概述

医院档案是社会档案体系的重要组成部分，是医疗事业发展中具有重要意义和价值的证据和资料信息。在数字化环境中，推动档案管理数字化是医院档案发展的必然趋势和方向。医院档案管理数字化适应了数字化环境的需要，能够有效地提升医院档案信息的利用效率。医院档案管理的数字化主要是指利用数据存储技术、数据通讯技术、数据获取技术、数据传送技术、数据压缩技术、网络技术、数据库技术以及快速扫描技术等现代化手段管理医院档案。在建立结构有序和主题统一的数字化档案数据库的基础上，为档案使用人员提供更加迅速、方便、系统、准确、综合性的医院档案资源。

二、数字化环境中医院档案管理的目标

一是建立特色数字化档案资源数据库。目前，我国医院的档案种类繁多，不同类型档案所记录的数据也不一样，如科研档案、病例档案、人事档案、行政档案、财务会计档案、药械设备档案等，通过建立数字化档案资源数据库，对不同类别档案资源进行整理、分析，分门别类进行管理，在为使用者提供方便的同时，最大限度地提升档案管理效率。二是建设信息共享的医院档案信息库。医院档案记录了对医院信息的处理分析情况，对医院工作者以及医院事业进步都具有非常重要的意义。原来的医院档案大部分都是利用纸质形式记录的，查阅起来非常困难，需要耗费很多周折才能获得。除此之外，查阅纸质档案耗时耗力，在海量的纸质数据信息中，要想找到自己需要的数据具有一定的困难，而医院档案管理数字化能够有效解决实际工作中存在的上述难题。档案使用人员只要轻轻点击鼠标就能快速获取自己所需的数据信息，并通过复制或下载等方式实现各种操作，这不但有利于提高医院的医疗服务水平，还可促进我国医疗事业的快速发展。

三、当前档案管理基础工作中存在的问题

一是档案管理工作者专业素质低。据调查，当前很多医院的档案管理工作者都是年龄较大的员工，这些员工对新知识的接受能力较差，缺乏信息技术知识和操作技能，无法正确理解并准确应用先进的档案管理方法，这在一定程度上影响了档案管理数字化的顺利开展。另外，档案管理工作者由于缺乏专业素养而忽视基础工作的重要性也是影响该项工作顺利开展的一个重要原因，很多档案管理人员对基础工作的认识不到位，埋怨基础工作繁琐复杂，以致在档案管理过程中出现应付了事的现象。二是档案编号不健全。对档案进行编号处理是档案管理工作的重要组成部分，但目前在部分医院的档案管理工作中，管理人员还是按照传统的管理办法对档案进行编号，使得很多新的档案内容无法录入。另外，部分医院还存在一些没有设计目录的档案，这类档案在内容上没有准确定义，一旦丢失，其内容便无从查找，对于已经存在的内容也无法顺利排序。

四、档案管理基础工作的作用

（一）有利于档案管理工作规范化

档案管理基础工作主要是对档案进行合理分类和准确登记，以便相关人员可以快速检索到有效的档案信息并剔除无效和不完整的信息，另外，对档案的标题进行合理归类并注明档案页码也有利于增强档案管理工作的规范性，而档案管理工作的规范与否直接影响到档案的完整性和档案查找工作的效率。

（二）有利于提高档案查找效率

在查找档案时首先要调取档案的录入分类名单和存储位置，因此，完善档案管理基础工作，将档案准确地录入信息库有利于提高档案信息的查找效率。档案管理人员将档案信息进行编辑、分类并汇总，为档案名称设置必要的关键词，从而充分利用计算机使档案的检索工作更加方便高效。

（三）有利于加快档案管理的现代化进程

档案管理工作的现代化程度主要体现在档案管理人员对计算机及先进信息技术的应用程度上，在计算机的高运算率和强大引擎下，档案信息的检索工作将变得更加方便快捷。如果档案管理人员能够在众多的信息中做出正确的档案排序，分清信息主次，将重要信息与次要信息分开处理，便可以在检索过程中迅速找出有用的信息，也方便对重要信息和利用率较高的信息进行优先处理。由此可见，在档案管理基础工作中采用科学的方法和先进的技术可以有效加快档案管理工作的现代化进程。

五、数字化环境中医院档案管理的策略

（一）增强数字化资源管理意识

近几年来，我国医疗事业发展迅速，很多医院档案管理问题凸显出来，这应当引起有关人员的足够重视，加快建立健全医院档案管理体系，充分认识到医院档案管理工作的重要性，更好地激发工作人员的创新和敬业精神，不断探索医院档案管理的新方式、新方法。另外，传统的医院档案管理方式无法满足新形势下对医院档案管理工作的要求，因此，医院档案管理人员应当增强数字化资源管理意识，进一步建立健全数字化医院档案管理体系。

（二）建设特色数字化医院档案

为充分开发利用医院档案资源，更好地服务社会，应建立特色数字化医院档案，借助先进的数字化技术为用户提供更多的档案信息资源，并通过建立资源检索平台实现快捷高效的档案检索服务。通过建立特色数字化档案可以对医院的档案信息资源进行详细说明和分类，最大限度地降低用户使用难度，利用数据集成服务为用户提供更加高效的档案信息服务。

（三）融入现代信息技术

目前，随着信息技术的快速发展，我国社会已步入了网络时代，信息技术已被普遍运用到了各行各业中，并发挥了巨大的作用。因此在数字化环境中，医院档案管理也要充分利用当下的先进信息技术，以起到事半功倍的良好管理效果。伴随着我国医疗事业的飞速发展，传统的信息管理模式已无法满足医院发展的需求。利用现代化的数字技术不但可以对医院各项医疗信息进行全面系统的记录，而且不会受到时间和空间的影响，进而最大限度地提升医院档案管理的效率。因此，建立医院档案管理信息平台非常必要，医院档案管理人员要充分发挥档案管理信息平台的作用，积极加强与相关部门间的沟通协调，以更加方便快捷地取得相关档案资料。

（四）加强管理队伍建设

为了更好地适应目前医院档案管理数字化转型的需要，应当对现有的医院档案管理机制进行一些适当的调整，这就对医院档案管理人员的专业素养提出了新的更高要求。医院档案管理人员不但要具备档案管理专业知识与计算机实践操作能力，而且还要具有良好的处事协调能力，从而为医院提升医疗服务质量提供有力的档案信息支持。为此，要加强医院档案管理队伍建设，定期开展各种业务培训，采取“请进来”、“走出去”、以会代训等各种方式提升档案管理人员的业务素质和综合能力，更好地适应岗位工作需要。此外，传统的档案管理模式也有很多值得保留和借鉴的地方，在档案管理数字化转型过程中应当有选择地予以甄别，取其精华、弃其糟粕，从而不断完善医院档案管理工作体系，更好地促进医院档案管理工作水平的提升。

六、结语

总而言之，随着信息技术的快速普及，医院档案管理数字化成为时展的大势所趋，如何在数字化环境中实现医院档案管理转型成为医院档案管理工作者普遍关心的课题。对此，需要结合目前医院档案管理工作中出现的一些新问题，通过增强数字化资源管理意识、建设特色数字化医院档案、融入现代信息技术、加强档案管理队伍建设等有效策略，进一步推动医院档案管理数字化转型，促进医院的健康、稳定发展。

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作者:王欣 单位:淄博市第一医院