信息化背景下文书档案管理工作

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摘要:伴随我国社会的不断发展，各类新型技术正在逐渐进入人们的日常工作与生活中，其中，表现最为明显的就是信息化技术，我国目前已经进入信息化社会发展阶段，各项工作也需在信息化背景下得以开展。文书档案管理工作是一项带有社会服务性质的工作，传统的文书档案管理工作需要依靠工作人员进行整理、查找、归档等，效率较低的同时也容易出现差错。在信息化发展大背景下，文书档案管理工作也需要积极与信息化技术进行融合，相关人员需要把握该项工作存在的主要问题，并且认识到信息化技术的应用优势，对文书档案管理工作进行有效创新，以实现该项工作质量得以提高。

关键词:文书档案;信息化;管理;问题;优势;策略

0引言

文书档案管理工作方式多为原始人为管理模式，这会导致文书档案管理效率较低，且受到人力因素等影响。文书档案管理工作也会出现诸多问题，甚至出现文书档案丢失等情况，给相关工作带来不利影响。当前，我国已进入信息化社会发展阶段，信息技术的应用领域十分广泛，如果可以将文书档案管理与信息技术相结合，可以利用信息技术对文书档案进行归档、查找等，既可以提高效率，也能充分发挥文书档案的自身作用。将文书档案管理工作与信息化技术结合后，可以确保相关人员对文书档案管理存在的问题进行及时处理，不断提高该项工作的开展效率，实现这一工作的科学转型。

1文书档案管理信息化技术应用优势

在文书档案管理工作中，如果可以应用信息化技术进行处理，就可以让文书档案的存储情况得以实时展现。信息化技术的应用可以有效加快文书档案的查找效率，如果是针对基础资料进行查阅，相关人员无需专门去档案部调档查询，仅需要借助网络就可以获取相关信息。与此同时，相关人员需要查阅某一个文书档案，也可以利用信息化技术进行处理，可以避免排队等。而在查阅音像类文书档案时，也可以在查找之前利用信息化技术找到其查询状态与所在位置等，从而有效提高效率。文书档案带有机密性，主要记载了人员信息、财务信息以及各项工作的开展信息等，因此存在特殊性。正因为文书档案带有特殊性，所以其管理工作的要求也会较高。如果选择传统模式进行管理，就会造成文书档案管理人员的日常工作量较大，工作效率也会较低，而如果应用信息化技术进行管理，就可以很好地弥补这一缺陷，保证文书档案管理的效率显著提升。

2信息化背景下文书档案管理的相关问题

2．1缺乏必要监督

针对信息化背景下文书档案管理工作中存在的问题，监督不足表现较为明显。一些单位虽然开展了文书档案信息化管理工作，也重视信息化技术在该项工作当中的合理应用，但是却未能针对这一工作进行必要、科学的监督，这样一来，就会造成文书档案的信息化管理缺乏相应的约束，一些工作人员在实际操作中暴露的问题无法得到重视与及时解决，相关技术应用的合理性也无法得以保证。这样一来，监督的缺失，就在某种程度上制约了文书档案信息化管理的深入发展。

2．2信息化管理存在局限性

一些单位及领导人员对于文书档案信息化管理也给予应有的重视，并且配备了信息化设备等。但是，受传统工作思维的影响，一些工作人员的设备操作水平未达到相关要求，无法保证设备得到充分应用。如果是将纸质档案转变为电子数据进行管理，对于管理人员有较高的操作要求，且需要管理人员才能较为全面，如果管理人员未能接受全面、科学的培训，操作能力就无法得到提高，这样也就会导致文书档案信息化管理工作存在明显的局限性，无法得到完全开展。

2．3保密程度不够

文书档案信息化管理需要将纸质档案转变为电子档案，但是，电子档案的相关信息容易被篡改，且电子数据的存在形式也容易发生变化。与传统模式的纸质档案相比，电子档案信息的修改极为简单，人们在获得一份电子档案时，无法完全判断上面的数据是否完全真实。与此同时，文书档案通常并非属于一个部分，很多文书档案包含多个不同部门之间的信息，如果相关人员需要对不同部门信息进行汇总分析，保密程度也会出现下降。

3提高文书档案信息化管理的策略

3．1加强工作监督

针对文书档案的信息化管理工作而言，相关单位需要在其中融入监督机制，做好对该项工作的监督，也是实现文书档案信息化管理质量提高的主要方式之一。相关单位需要安排专人从事监督工作，监督人员需要有较强的责任心，并且对文书档案管理人员的日常工作进行监督，发现管理人员出现不正确的操作等情况后及时与其沟通并进行处理，以保证文书档案管理工作顺利进行。监督人员需要如实记录监督情况，并进行总结，保证文书档案管理的整体质量。

3．2规范管理工作

在文书档案的管理工作中，相关单位与人员还需要对该项工作不断进行完善。相关人员可以按照相应的步骤对文书档案的内容进行具体分化，并且对多种不同项目的管理方案进行规划，也要对文书档案的格式进行规范处理，包括文书档案在信息平台的查阅、借阅、下载等，都需要有规范化的操作方式进行指导。相关人员在下载文书档案时，首先需要获得上级领导的同意，还要填写好下载请求，包括下载文书档案的用处以及何时进行销毁等。相关单位也可以在信息平台的后台设置自动销毁系统，如果文书档案的下载使用超出了申请时间，后台可以自动对已下载的档案进行销毁处理。这样一来，文书档案的信息化管理就会变得更为规范，其安全性也会得到保证，保密性会得到有效提高，且可以帮助相关人员提高自身责任心。

3．3提高管理人员素质

在文书档案的信息化管理工作中，管理人员是实际参与者，其自身素质的高低，直接影响到该项工作的开展质量。相关单位需要选择一批态度认真、能力过硬的工作人员从事文书档案信息化管理工作，让其接受相应的培训与指导，意识到文书档案信息化管理的必要性，并且不断提高信息化管理意识。与此同时，管理人员还需要在培训中不断学习新型的信息化管理理念，掌握信息设备的具体操作方式，还要学习信息平台的操作方法等，确保对文书档案信息化管理中的所有设备做到熟练操作。在培训结束之后，相关单位也需要对管理人员进行考核，观察其在文书档案信息化管理实际操作中的情况，只有通过考核的管理人员才能真正从事该项工作，若管理人员未能通过考核，需要继续接受培训，直至考核达到标准为止，要让管理人员真正认识到规范化管理的意义，这样可以保证他们在信息化管理中遵照规范要求操作。

4结语

伴随社会的不断发展与进步，传统模式的文书档案管理工作已经很难满足当下实际需求，这会导致文书档案管理工作无法实现转型。目前，我国已经进入信息化发展阶段，传统模式的文书档案管理工作会存在诸多局限性，相关人员需要切实认识到信息化技术的应用优势，并且从多种方面入手选择合理、有效的工作策略，实现信息化技术与文书档案管理的紧密结合。

参考文献:

［1］田波．信息化背景下文书档案管理的创新［J］．办公室业务，2018(15)．

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［6］李秋芹．信息化背景下文书档案管理的创新［J］．企业改革与管理，2018(2).

作者:黎英 单位:中广核服务集团有限公司