基层组织档案管理工作质量提升及创新

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摘要：论述了基层组织档案管理目前存在问题,探讨档案管理工作创新的必要性及其创新思路,并提出提高基层组织档案管理质量的办法。

关键词：基层组织;档案管理;基层档案;创新

一、基层组织档案管理工作内容

基层组织档案是指在基层组织发展建设过程中形成的具有指导价值、留存价值的文件、照片、影像、图表等资料和实物，按照基层组织工作分为党务工作、政务工作、民政管理、文教卫生、基层组织服务、社会治安综合治理、劳动保障、人口与计划生育八类，内容比较复杂，个别档案具有动态性，因此，基层组织档案管理工作任务艰巨。

二、基层组织档案管理存在的问题

1.思想意识淡薄

基层组织是社会发展组织的最小单位，在维护社会稳定、加强基层组织建设方面发挥了较好作用。基层组织工作内容比较杂，涉及百姓的衣食住行，在很多人眼里都是小事情，没有什么留存价值。而基层组织管理人员没有档案管理意识，重基层组织经济建设，轻基层组织档案管理工作，认为基层组织档案工作没有为基层组织创造经济效益，没有认识到其重要性，没有将基层组织档案管理纳入基层组织经济发展的管理范畴，对基层组织档案重视不够，使基层组织档案管理混乱。

2.基层组织档案管理制度不健全

完善档案管理工作制度是做好档案管理的前提，基层组织涉及的工作较多，但对档案管理没有统一的规章制度，使各部门不能依章办事，按时归档，对档案资料管理没有操作的抓手，对归档方式、归档时间没有明确认识，势必造成归档资料不全、不及时，整理不规范，使档案不能较好地发挥其应有的作用。3.基层组织档案管理基础条件差由于档案管理受重视程度不够，大部分基层组织对档案没有投入一定的硬件设施，档案保管基本是保存在部门，而部门年年资料都很多，在使用当年资料的同时常常忽视原有档案的保管，遗失、霉变、破损的现象较多。

4.基层组织档案管理人力不均

目前，随着机构改革的推进，精减机构，优化人员组成，大部分基层组织基本采用的都是一人多职，使基层组织干部在完成本职工作的同时，很难保证其有更多精力兼顾基层组织档案的管理工作。而条件相对好些的基层组织返聘一些离退休职工来做档案管理工作，但由于培训不到位，很难对档案材料进行规范地收集、整理，使档案归档质量不高，更无法适应档案管理发展。

5.基层组织档案管理质量要求不高

基层组织档案管理工作是基层组织建设的一部分，需要经常管，经常抓；而基层组织对档案管理质量没有明确的标准和要求，致使档案资料虽然存在，但是质量不高，档案资料没有经过鉴别去伪存真，胡子眉毛全都有，分不清重点。

三、档案管理工作创新的必要性

1.信息化发展的需要

工作创新永远在路上，对于基层单位来说，传统的档案管理模式已经制约了社会的发展，暴露出很多不足和局限性。只有紧跟时展脚步，不断提升档案管理意识，创新档案管理手段，与时俱进，实现档案管理的提档升级，才能进一步满足档案工作适应信息化发展的需要。

2.可持续发展的需要

档案是各部门单位日常工作最好的注解，是原生的信息资源，可以为单位领导决策提供参考依据。应通过不断探索新型档案管理方略，将科技手段和网络设施有机结合起来，将新型的档案管理理念运用到实际工作中，实现档案管理的信息化、自动化、专业化建设，通过快捷、准确、全面、规范地提供档案信息服务，为社会发展奠定基础。

3.优质服务的需要

信息化发展提高了档案利用率，但是个别单位档案管理方法仍然落后，先进的存储方式与落后的管理模式相冲突。需要改变工作思路，为单位和个人提供便捷的档案服务，以优质服务发挥档案在信息化时代的作用。

四、档案管理工作的创新思路

1.观念创新

随着信息化时代的来临，对档案管理工作要有所创新：在思维上创新，改变过去传统方式，对工作档案内容提前了解，关注内容的留存价值，能确保档案的齐全和质量。在单位文化上创新，通过思维创新，改变工作方式，通过整理档案资料，规范管理各项工作，形成有特色的企业文化。在工作效率上创新，通过提升档案的利用率，逐渐提高档案管理的时效，确保查询档案的及时性，使档案管理与信息化发展同步。

2.制度创新

制度建设是有效提升工作质量的前提。根据单位发展的需要，制度制定要有前瞻性，要审时度势地研究制定一套可行、规范的档案管理规章制度，使档案管理满足标准化发展要求。各科室要结合自身专业特点，制定部门档案管理考核机制，列入科室绩效考核行列，使考核制度奖罚分明，提高职工档案整理的积极性。

3.方法创新

档案管理质量直接关系着单位整体形象，改变传统的档案管理方式，建立电子档案管控系统，实现信息资源共享。但在管理方法上要注意保密，档案管理系统要设置管理权限，统一管理，以防信息被盗。

4.人员素质提升手段创新

档案管理质量关键在人，条件允许的单位可以引进专业人才。加强档案管理人员的素质培养，加强新技术、新思想的培训，要允许档案管理人员申报职称，使档案管理人员主动学习档案管理相关知识，为各单位培养复合型人才莫定基础。

五、提高基层组织档案管理质量的办法

1.提高档案管理重要性的思想认识

首先要加强领导的思想认识，只有领导重视，才能够在日常中多强调、多检查、多提高。其次，要加强各部门思想意识的共同提高。基层组织档案来源于各部门，只有各部门加强档案管理的思想意识提高了，才能确保档案归档的完整。另外，要加大宣传力度，大力宣传《档案法》，通过发放宣传单的形式，让广大职工了解档案管理的重要性，从而提高广大职工参与档案工作的积极性和思想意识。

2.依照管理办法实施档案管理

基层组织要制定切实可行、有操作抓手的基层组织档案管理办法，制定档案归档范围、归档时限、归档办法、借阅程序、档案销毁等标准，使各部门和档案管理人员有法可依，档案管理工作有章可循。

3.坚持档案规范管理

为规范档案管理水平，基层组织档案工作要实行统一领导，集中管理。要形成基层组织领导任组长的基层组织档案管理领导小组，将基层组织档案工作纳入基层组织工作计划里，并配备专兼职档案管理人员，明确职责任务和工作标准，解决好档案管理用房、基础设施等硬件，使基层组织档案管理与基层组织重点工作有机结合,协调发展。

4.抓好日常档案管理的培训工作

从目前基层组织档案管理来看，档案管理人员素质参差不齐，通过“送出去”，使其参加各种专题培训班或以会代训，学习档案管理专业知识。也可以“请进来”，邀请上级档案部门或档案管理专业人士为档案管理人员现场教学，现场把脉，找出基层组织档案管理的不足，提高档案管理的水平。

5.创新档案服务理念

基层组织档案是为基层组织服务的，档案管理人员要改变观念，在服务方式上主动作为，及时整理基层组织热点资料，随时为基层组织职工群众提供服务。在服务手段上，开通网上查询、网上政策解读等便民服务，使职工群众随时随地了解基层组织的发展变化。

作者:曹红艳 单位:吉林省公主岭市公路管理段