高校教学档案管理现状及策略

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摘要：文章首先分析了高校教学档案管理的现状，然后提出了改善高校教学档案管理现状的策略，包括与时俱进，敢于创新；普及教学档案管理知识，提高重视度；加强教学档案管理员队伍建设；制定教学档案管理规章制度，明确分类，优化管理。

关键词：高校；教学档案管理；信息化

高校教学档案是高校在教学、教学管理和教学科研等活动中形成的有保存价值的文档、图表、声像等不同形式的教学材料，是学校档案的主体，也是了解教学内容、做好教学评估、提高教学质量的重要依据和支撑材料。

一、高校教学档案管理的现状

（一）用于教学档案管理的场地和设施条件不足

教学档案的保管主要以纸质档案和实体保管形式为主，办公场地有限，未建设有专门的教学档案储存室供各教学单位存储教学档案。目前，学校教学档案管理工作主要以人工档案管理方式进行，缺乏自动化、信息化管理。在教学档案管理过程中，各教学单位大多将教学文档材料存放在行政人员的办公室，如放在文件盒、档案袋、收纳盒、铁柜等。随着师生人数增加、时间推移，有些办公室已经没有足够空间摆放柜子，使得有些材料甚至没有封装，就直接摆放在办公桌周边。

（二）重视程度不够

从学生层面来看，教师在课程教学过程中，给学生布置的课后实践或实验项目，学生时常漏交实践报告或是实验日志，抑或是单纯应付式地从网上摘抄内容，这都使教师无法对学生的实践和实验能力进行评估，更无法明晰学生对专业知识的掌握程度，即学生全体对教学档案的不重视，使档案不能发挥其最大的效用。从教师层面来看，教师因各种原因迟交或漏交教学方案计划表、期末教学总结材料、期末考试试卷质量分析材料等，教师群体对档案材料的上交时间缺乏重视，延误了教学材料归档的时期，长此以往，使教学档案不完整，很大程度上影响后期教学评估工作的开展。另一方面，各教学单位的领导因事务繁忙，通常易忽略对本单位教学档案管理工作的详细部署，未对本单位的教学档案进行逐层分工和明确各种教学档案管理的负责人，造成办公室内存在不同岗位的管理人员之间相互推诿的现状。

（三）缺乏专业的教学档案管理员队伍

高校普遍并未设立专人或专岗管理教学档案，教学档案管理人员大多由非专业人员兼任。现今，科班出身的档案管理人员匮乏，各教学单位的教学档案管理工作默认由教学秘书兼任，因此在管理过程中，普遍存在对教学档案归档精力不足、方式方法不严谨、缺乏管理经验等问题。随着时间的推移，使教学档案存在缺损和丢失的风险。

（四）缺少教学档案管理规章制度

在教学档案管理方面，学校尚未建立明确的管理规章制度，对教学档案的归档范围、分类形式、保存年限、存档时间等鲜有作出明确的规定和指示。例如，在教学单位的评优指标或是相应管理人员的考核制度中，缺乏对教学档案管理工作的体现。再如，每当学校下达教学检查通知、开展教学评估或学位评估时，各教学单位才加班加点地急忙归档。以上现状都反映了高校在教学档案管理工作方面缺少规章制度约束，基本上局限于应付式的任务管理状态。

二、改善高校教学档案管理现状的策略

（一）与时俱进，敢于创新

高校应加大对教学档案管理的经济投入，在教学档案管理过程中，做到与时俱进，敢于创新。第一，高校应建立专门的教学档案储存室，配备充足档案柜、档案盒、目录夹、照片档案册、塑料标贴、档案装订夹等基础设施，为各教学单位提供充裕的存放空间和条件。第二，本着安全、完整、科学、规范的原则，高校应创新管理手段，如引进安全系数高、容量大的电子存储设备或软件等，充分借助信息化管理技术，推动高校教学档案管理方式由纸质档案和实体保管逐步向电子档案和数字化存储转变，实现系统化管理，提高管理教学档案的效率[1]。

（二）普及教学档案管理知识，提高重视度

第一，高校应邀请教学档案管理专家来学校开展讲座，加强教职工教学档案管理知识和技巧方面的培训，以提高档案管理人员的素质和责任意识，使其充分认识教学档案在教学评估中的重要性。第二，高校应开展教学档案管理知识竞赛，充分调动教职工和学生在教学档案管理工作中的积极性和主观能动性[2]。只有各教职工和学生从主观上深刻认识教学档案的重要性，才能在整理和归档教学材料的过程中，保持档案的系统性、真实性、科学性。

（三）加强教学档案管理员队伍建设

第一，高校应选拔掌握良好信息技术、具有一定档案管理知识和经验的教职工担任教学档案管理员，确保其具有较强的档案管理能力和业务水平[3]，将教学档案管理工作真正做到精细化、规范化，达到事半功倍的效果。第二，各教学单位之间相互学习和借鉴档案管理经验，同时加强与其他高校的交流，学习对方优秀的教学档案管理技术和经验，档案管理员再结合所在教学单位的实际情况，不断完善和规范自身的教学档案管理工作流程和模式。

（四）制定教学档案管理规章制度，明确分类，优化管理

第一，教学档案管理规章制度应对不同类型的教学档案的规格、保存年限、分类方式和范围等做出严格规定，并以《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》为依据，遵循系统性、科学性和规范性的原则，结合高校自身的实际情况，制定和健全适合本校发展的教学档案管理规章制度。第二，高校应结合本科教学评估指标，创建教学档案与教学评估资料一体化的管理模式。这有助于二者内容有效衔接和融合，避免出现档案不全面或是文档材料重复性堆积的情况[4]。在教学档案管理过程中，大体上可将教学档案分为五大类：第一大类是教务学籍，主要包含教学运行、期末考试、学生学籍等相关材料；第二大类是学位类，主要包含学生获得学位名单、学位委员会会议记录、学位委员会表决票等；第三大类是实践教学，主要包含实验教学、社会实践、专业实习、毕业论文、专业学科竞赛等相关的材料；第四大类，教学评估（教学质量监控）：主要包含教学单位巡课和听课记录、期中教学检查、师生网上评价、巡考记录、期末总结、教师授课、教学研讨活动等方面的材料。材料归档时，高校要根据以上各大类中的详细内容，制定出二级类目录和标签，做到层层细化，直观明了，方便查找。第三，高校可将教学档案管理工作纳入教学单位的评优指标里，责任到人，使各教学单位领导和相关教学档案管理人员从思想上重视起来，充分挖掘教学档案资源的价值。

三、结语

高校应正确认识和分析教学档案管理面临的现状及问题，充分借助信息化管理技术，改进传统的工作思路和方式，逐步实现纸质文档信息向电子档案信息转变，提高教学档案管理人员的业务水平和工作效率[5]。同时高校要加强教学档案管理员队伍建设、制定和健全教学档案管理规章制度，以辅助高校教学发展和变革。

参考文献：

[1]洪雯雯.浅谈民办高校如何规范档案管理:基于本科教学评估[J].才智,2017(33):53.

[2]郭蓉.探究高校教学档案管理在本科教学评估中的应用[J].辽宁科技学院学报,2019(1):61.

[3]许焕春,黄元东.高校教学评估促进教研室教学资料归档的规范化[J].办公室业务,2018(8):67.

[4]瞿翠玲,徐琪,黄菊,等.教学评估视阈下教学档案管理的创新研究[J].科技资讯,2017(35):97.

[5]马媛媛.当前高校教学档案管理存在的问题及对策[J].文学教育(下),2018(4):125.

作者:黄媛 单位:中山大学新华学院